Нормативные документы.
Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:
- приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;
- оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
- представительскими расходами.
Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет, либо путем перечисления на банковскую карту. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок.
Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами - авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.
Порядок выдачи под отчет денежных средств из кассы организации регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Так, для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Кроме того, подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную.
Для этого при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами.
Кроме того, в платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.
В настоящее время в России, как и во всем мире, широко применяется и продолжает активно распространяться форма расчетов с использованием корпоративных банковских карт.
Корпоративная карта - это электронное средство платежа, предназначенное для оплаты сотрудниками организаций товаров или услуг, а также для получения наличных денежных средств в банкоматах и банках. С помощью корпоративной карты сотрудники могут получать наличные денежные средства, оплачивать расходы, связанные с хозяйственной деятельностью (в том числе командировочные и представительские расходы) на территории РФ, получать наличные деньги в иностранной валюте за пределами территории России, а также производить оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории России. Не требует особой аргументации тот факт, что операции выпуска и использования корпоративных банковских карт в расчетах требуют повышенного контроля за соответствующими должностными лицами и руководством экономического субъекта.
К основным преимуществам расчетов корпоративной картой перед наличными расчетами относятся:
- контроль: для каждой карты устанавливается свой лимит расходов, сверхлимитное списание расходов невозможно. Контролировать движение средств по карте возможно через Internet-банкинг или PC-банкинг;
- экономия времени и денег: использование корпоративных карт позволяет сократить операционные расходы и время, связанные с получением и выдачей подотчетных сумм (в частности, не требуется оформлять заявление на выдачу подотчетной суммы и расходный кассовый ордер), отсутствие необходимости вести бумажную документацию;
- актуальность: возможность осуществлять круглосуточные расчеты за услуги бронирования билетов, гостиниц и покупку билетов и другие расчеты за покупку товаров (работ, услуг) через телекоммуникационные каналы связи в режиме онлайн;
- безопасность: возможность заблокировать корпоративную карту по телефону в любое время суток в случае ее утери или кражи;
- отсутствие необходимости менять валюту перед поездкой в зарубежную командировку;
- отсутствие необходимости декларировать денежные средства при выездах за рубеж.
Для осуществления учета и контроля за движением корпоративных карт и средств на карточных счетах организации целесообразно внести соответствующие элементы в учетную политику экономического субъекта. Если специфика деятельности организации связана с довольно часто возникающими расчетами с использованием рассматриваемых карт, то целесообразно разработать соответствующий регламент (положение) в виде самостоятельного приложения к учетной политике. В указанном регламенте целесообразно прописать:
- список сотрудников, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт;
- перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
- лимиты расчетов по корпоративным картам;
- срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
- порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
- срок, в течение которого сотрудник должен представить в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
- перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.
Работники организации, должности которых перечислены в списке сотрудников, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (утвержденном приказом или распоряжением руководителя субъекта хозяйствования), должны быть ознакомлены с указанным регламентом под подпись. Не стоит забывать и об ответственности работника. При разработке регламента (положения) о порядке использования корпоративных карт ответственность работника следует установить в следующих случаях:
- за непредставление документов, подтверждающих целевое использование денежных средств;
- за несвоевременное сообщение о потере или хищении корпоративной банковской карты в целях блокировки операций по ней.
Кроме того, с держателями карт заключается договор о полной материальной ответственности.
Выдачу и возврат корпоративных карт следует фиксировать в специальном самостоятельно разработанном регистре, например в книге учета корпоративных карт. В ней необходимо отразить следующие данные: Ф.И.О. держателей карты (работников) и их должности, реквизиты карты (наименование банка, номер карты, срок ее действия, тип карты), сумму остатка денежных средств на карте, сумму лимита расходов по карте, даты передачи и возврата карт.
Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе организации, поскольку выдаются сотрудникам для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских, административно-хозяйственных или других расходов.
Расходы подотчетных лиц должны быть документально подтверждены. В противном случае истраченные работниками организации денежные средств могут быть признаны их налогооблагаемым доходом, что сопряжено с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве оплаты труда и начисления по ним налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и включения в базу для расчета работодателем страховых взносов в социальные фонды. В налоговой базе расходы, оплаченные при помощи корпоративной карты, отражаются в общем порядке, т.е. при условии, что они упомянуты в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации и выполнены все необходимые требования, предусмотренные ст. ст. 346.16 и 346.17 Налогового кодекса Российской Федерации.
Выдавая деньги под отчет, следует помнить, что сотрудник организации должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами. В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих форму и содержание документа, подтверждающего расходование работниками денежных средств организации по корпоративной карте. Поэтому организация может использовать унифицированную форму авансового отчета N АО-1, либо разработать собственную форму отчета держателя корпоративной карты, которую следует привести в качестве приложения к учетной политике субъекта хозяйствования.
Особенности порядка направления работников в служебные командировки регулируются постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Так, при направлении работника в командировку ему выплачиваются:
- средний заработок за рабочие дни, приходящиеся на дни;
- суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном локальным нормативным актом вашей организации.
Кроме того, командированному работнику возмещаются расходы:
- на проезд, в том числе на такси;
- на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки;
- другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя. Например, стоимость добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах.
Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются локальным нормативным актом организации.
Перед отъездом работнику выдается аванс в сумме суточных, а также для оплаты проезда, проживания и других командировочных.
Организация может оплатить какие-то из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В этом случае аванс работнику для оплаты этих расходов не выдается.
|
