Глава 10. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
42. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
допуск к работе пользователей, регистрация и оформление документов в читальном зале;
предоставление пользователям научно-справочного аппарата;
предоставление пользователям архивных документов;
копирование архивных документов.
Глава 11. Допуск к работе пользователей, регистрация и оформление документов в читальном зале
43.Разрешение на допуск пользователя к работе в читальном зале архивного сектора даётся консультантом архивного сектора в форме резолюции на письменном обращении заявителя в день обращения в течение не более 30 мин.
44.Регистрация и оформление заявителей в качестве пользователей услугами читального зала осуществляется специалистом архивного сектора после получения заявителем разрешения на допуск к работе в читальном зале при предъявлении пользователем удостоверения личности.
45.Порядок регистрации и оформления пользователей в читальном зале специалистами архивного сектора в день обращения:
знакомит пользователя с Правилами работы пользователей в читальном зале архивного сектора, распорядком работы читального зала;
выдает для заполнения анкету пользователя (приложение № 3), знакомится с содержанием заполненной анкеты и сверяет занесенные в нее сведения с паспортными и иными данными пользователя;
регистрирует пользователя в учётной базе данных и заводит личное дело пользователя, куда подшиваются письменное обращение заявителя с резолюцией консультанта архивного сектора, заполненная пользователем анкета, бланки заказов на выдачу архивных документов и на копирование документов, иные документы;
консультирует пользователя о составе и содержании архивных документов, находящихся на хранении в архивном секторе и научно-справочного аппарата в соответствии с определённой пользователем тематикой исследования;
выдает бланки заказов, объясняет порядок их заполнения;
информирует пользователя об истечении срока действия разрешения на допуск к работе в читальном зале, порядке продления срока допуска или его переоформления в связи со сменой тематикой исследований.
Глава 12. Предоставление пользователям научно-справочного аппарата
46. Научно-справочный аппарат к архивным документам (путеводители, описи дел, предметные и алфавитные указатели, перечни), хранящийся непосредственно в читальном зале, предоставляется пользователю по первому требованию.
47. Описи дел, имеющиеся в архивном секторе в одном экземпляре и хранящиеся централизованно, предоставляются на основании заполненного пользователем бланка заказов (приложение № 4), прием которого осуществляется до 12.00 час.
Выдача описей производится в этот же день после 12 часов или на следующий день.
48.Максимальное количество описей, которое может быть единовременно заказано, выдано и находиться у пользователя на руках, составляет не более 5 единиц хранения.
49.При получении описей дел пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии специалиста архивного сектора.
50.После каждого посещения читального зала пользователь сдает специалисту архивного сектора все описи дел.
Глава 13. Предоставление пользователям архивных документов
51. Архивные документы предоставляются пользователю на основании заполненного пользователем бланка заказов (приложение № 5) не позднее чем через 2 рабочих дня с момента принятия заказа.
52.В день обращения пользователя с заказом на выдачу документов специалист архивного сектора:
проверяет правильность оформления заказа;
передаёт заказ для рассмотрения и принятия решения консультанту архивного сектора;
53. Отказ или отсрочка в предоставлении пользователю архивных документов допускается в случаях, указанных в пп. 39-40 настоящего Регламента.
54. Максимальное количество единиц хранения архивных документов, которое может быть единовременно заказано и выдано пользователю, составляет 5 дел.
55.Фондообразователям может быть единовременно заказано и выдано до 10 дел.
56.Сотрудникам органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие (в связи с исполнением ими своих полномочий) - по необходимости.
57. Одновременно в пользовании может находиться не более 10 архивных дел.
58. Выдача пользователю заказанных им документов производится по мере их подготовки, но не позднее чем через 2 рабочих дня с момента принятия заказа.
59. При получении дел, пользователь обязан расписаться в соответствующей графе заказа за каждую единицу.
60. При получении дел пользователь проверяет их состояние, сохранность и количество листов в присутствии специалиста архивного сектора. При обнаружении повреждений и дефектов дел, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить сотруднику читального зала.
61. В ходе просмотра дел пользователь в обязательном порядке заполняет листы использования просмотренных дел.
62. После каждого посещения пользователь сдает специалисту архивного сектора дела.
63. При окончательной сдаче дел, специалист архивного сектора проводит полистную проверку их физического состояния в присутствии пользователя. При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений специалист составляет акт, который подписывается консультантом архивного сектора и пользователем.
Глава 14. Копирование архивных документов
64. Копирование архивных документов по заказам пользователей является дополнительной информационной услугой и предоставляется пользователям на бесплатной основе в соответствии с действующими с нормативными правовыми актами по предоставлению муниципальных услуг.
65. Копирование документов без взимания платы и в первоочередном порядке осуществляется:
по заказу судебных органов, органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие – в связи с исполнением ими своих полномочий;
по заказу фондообразователей.
66. Объем одного заказа на копирование архивных документов в листах не может превышать 10% от общего объема единицы хранения.
67. Не производится копирование в полном объеме неопубликованных каталогов, картотек, баз и банков данных, других архивных справочников
68. По выбору пользователя копии архивных документов могут представляться:
на бумажных носителях (ксерокопии, фотокопии, сканированные копии);
на электронных носителях архивного сектора.
69. Копии архивных документов предоставляются пользователю на основании заполненного пользователем бланка заказов (приложение № 5).
при получении положительной резолюции направляет заказ для исполнения.
70. Исполненная по заказу пользователя копия архивного документа на бумажном носителе подлежит визированию в установленном порядке с соблюдением следующих требований:
на обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа;
в архивной копии, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного сектора;
архивная копия заверяется специальным штампом «копия верна», печатью и подписью консультанта архивного сектора.
71.Электронные (цифровые) копии архивных документов предоставляются пользователям на CD-дисках.
72. По выбору пользователя копии архивных документов могут выдаваться пользователю или его доверенному лицу под расписку или высылаться почтовым отправлением по указанному пользователем адресу в течение 5 календарных дней.
73.Заказ на копирование документов подшивается в личное дело пользователя.
Раздел IV. Порядок и формы контроля за совершением действий
и принятием решений
Глава 15. Порядок и формы осуществления контроля
74. Текущий контроль за соблюдением порядка предоставления муниципальных услуг по обслуживанию пользователей в архивном секторе, соблюдением требований настоящего Регламента, осуществляется консультантом архивного сектора.
75. Контроль за организацией предоставления муниципальной услуги в архивном секторе, соблюдением требований настоящего Регламента осуществляет администрация муниципального образования «Баяндаевский район».
76. Контроль за соблюдением порядка предоставления муниципальной услуги со стороны заявителей осуществляется путём получения своевременной и полной информации о порядке предоставления услуги.
|
