Поступающие в суд материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров регистрируются в соответствующем журнале учета формы 9 и в базе данных ПИ «Судебное делопроизводство» системы ГАС «Правосудие», где им присваивается порядковый номер. После регистрации материалы передаются председателю суда для распределения между судьями.
В электронных учетно-статистических карточках по материалам рассматриваемой категории имеющиеся вкладки заполняются своевременно и в полном объеме. В закладке «Документы» выносимые судом документы прикреплены по всем рассмотренным материалам.
Поступившие в суд дела об административных правонарушениях секретарем суда регистрируются в базе данных ПИ «Судебное делопроизводство» системы ГАС «Правосудие», где им присваивается порядковый номер. В соответствии с документами первичного статистического учета по каждому поступившему делу заводится учетно-статистическая карточка формы 7-р (по количеству привлеченных лиц), а также необходимые сведения формируются в соответствующем алфавитном указателе по административным делам. После регистрации материалы по административным делам передаются дежурному судье.
В электронных учетно-статистических карточках по делам об административных правонарушениях имеющиеся вкладки заполняются своевременно и в полном объеме. В закладке «Документы» выносимые судом судебные акты прикреплены по всем рассмотренным делам.
Нарушение сроков сдачи дел об административных правонарушениях после рассмотрения в отдел делопроизводства в 2012 году не допущено.
Исковые заявления (жалобы), поступившие в суд по почте и на приеме в общественной приемной, регистрируются в электронном журнале учета входящей корреспонденции (реестры) номенклатурное дело № 05-14 и в базе данных ПИ «Судебное делопроизводство», где им присваивается порядковый номер. Распределенные председателем суда (вручную) поступившие исковые заявления (жалобы) передаются судьям под роспись в реестре.
Копия определения судьи об отказе в принятии искового заявления либо о возвращении искового заявления направляется заявителю сопроводительным письмом вместе с поданными документами или выдаются на руки под расписку. Подлинники определения судьи, копия заявления и сопроводительное письмо о возврате документов (расписка в получении документов) хранятся в нарядах 4.2-08 соответственно.
Заявления (жалобы), поданные с нарушением требований ст.ст.131, 132 ГПК РФ, по определению судьи остаются без движения. В случае не выполнения заявителем в установленный срок указаний судьи, перечисленных в определении, поступившее заявление возвращается заявителю со всеми приложенными к нему документами. Подлинники определения судьи, копия заявления и сопроводительное письмо о возврате документов систематизируются в наряде 4.02-7.
Принимаемые судьей по поступившему исковому заявлению (жалобе) решения фиксируются в вышеуказанном журнале формы 6.1 и в соответствующих разделах базы данных СДП.
После принятия судьей искового заявления (жалобы) к своему производству, данному материалу автоматически присваивается порядковый номер гражданского дела, и он передается секретарю судебного заседания. В соответствии с документами первичного статистического учета по каждому зарегистрированному гражданскому делу необходимые сведения секретарем суда формируются в алфавитном указателе по гражданским делам.
В электронных учетно-статистических карточках имеющиеся вкладки заполняются своевременно и в полном объеме. В закладке «Документы» выносимые судом документы (судебные акты и протокола) прикреплены по всем рассмотренным гражданским делам.
По поступившим в отдел судопроизводства рассмотренным гражданским делам, вступившие в законную силу судебные постановления обращаются к исполнению путем выдачи (направления) исполнительного документа взыскателю или по его просьбе передачи (направлению) соответствующему подразделению судебных приставов.
Учетно-статистические карточки по гражданским делам формы 6-р после вступления решения суда в законную силу, формируются с помощью системы ГАС «Правосудие», форма карточек соответствует Инструкции. Хранятся карточки в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией дел, без присвоения номенклатурного номера. Сроки рассмотрения гражданских дел учитываются правильно.
При проверке рассмотренных за 2012 год гражданских дела сданы в отдел делопроизводства после рассмотрения и вынесения решения в окончательной форме без нарушения, установленного Инструкцией десятидневного срока.
Заявления о вынесении дополнительного решения, разъяснения решения суда, об исправлении описок и явных арифметических ошибок в решении суда до вступления его в законную силу и обращения к исполнению регистрируются в реестре входящей корреспонденции, рассматриваются судьей, вынесшим решение, и приобщаются к гражданскому делу.
Поступающие в суд материалы, подлежащие разрешению в судебном заседании после окончания производства по делу (вступления в законную силу и обращения к исполнению), регистрируются журнале и в базе данных ПИ «Судебное делопроизводство» системы ГАС «Правосудие», где им присваивается порядковый номер.
Сведения по поступающим в суд судебным поручениям, их движение и результаты исполнения регистрируются в базе данных СДП системы ГАС «Правосудие». Материалы по судебным поручениям хранятся в номенклатурном деле 05-58 (в случае вынесения соответствующего определения судьей суда Российской Федерации).
Оконченное производством уголовное, гражданское или административное дело (материал), вынесенное решение по которому в полном объеме обращено к исполнению (т.е. приобщены сопроводительные письма и, в случаях, предусмотренных действующей Инструкцией, уведомления о получении конкретным учреждением к исполнению судебного акта), сдается в архив суда по описи дела (форма 58) Инструкции только в соответствии с резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу.
По истечении 2012 года учетно-статистические карточки всех категорий дел, не рассмотренных к концу года, перенесены в картотеку нового 2013 года с указанием номера прошлого и нового года. В картотеку 2012 года взамен изъятых карточек вложены карточки-заменители, на которых отмечен порядковый номер 2012 года и имеется отметка нового порядкового номера.
За 12 месяцев 2012 года в Кондинском районном суде окончено 146 уголовных дел, что на 12% меньше, чем за 12 месяцев 2011 года (166), рассмотрение дел с нарушением процессуальных сроков не допускалось. Количество оконченных гражданских дел увеличилось с 622 до 627. Нарушений сроков рассмотрения дел не было.
За 12 месяцев 2012 года рассмотрено 54 административных дела, что на 38,6% меньше, чем за аналогичный период прошлого года (88). Нарушений сроков рассмотрения дел также не допускалось.
Нагрузка по рассмотренным делам в Кондинском районном суде распределилась следующим образом;
- по уголовным делам – 3,7 (за 12 месяцев 2011 года – 4,2);
- по гражданским делам – 15,7 (за 12 месяцев 2011 года – 15,6);
- по административным делам – 1,4 (за 12 месяцев 2011 года – 2,2).
Путем выборочной проверки судебных дел за 2012 год, установлено, что дела, назначенные к судебному заседанию, законченные производством прошиты, пронумерованы, без нарушений заполнены справочные листы, составлены внутренние описи. По делам, рассмотренным по существу заявленных требований, выданы исполнительные листы, копии которых остаются в деле.
3. Осуществление приема, учета, хранения и уничтожения вещественных доказательств.
Для учета вещественных доказательств в суде ведется журнал учета вещественных доказательств формы № 55. В данном журнале фиксируются все вещественные доказательства, которые проходят по уголовному делу до принятия решения в отношении них.
Журнал учета вещественных доказательств ведется по установленной форме: пронумерован, прошнурован и скреплен печатью.
Приказом председателя Кондинского районного суда от 27 мая 2013 года № 14-О обязанности за учет, передачу, хранение и изъятие вещественных доказательств возложены на секретаря суда Семкина Л.В.
Вещественные доказательства, определенные судом для хранения при уголовном деле хранятся в помещении для хранения вещественных доказательств либо подшиваются в дело. Определенные судом к возврату участникам процесса передаются под расписку, которая подшивается в материалы уголовного дела. Быстро портящихся вещественных доказательств и доказательств, хранение которых затруднительно в 2012 году в суде не зарегистрировано. Наркотические, психотропные вещества и их прекурсоры для хранения в суд не передаются.
В ходе проверки было установлено, что вещественные доказательства, находящиеся на хранении в помещении вещественных доказательств содержатся в надлежащей упаковке в отдельных опечатанных пакетах с описью вложений, без указания номера дела, к которому они приобщены, а также указан номер, за которым данное вещественное доказательство зарегистрировано в журнале. Факты нарушения целостности упаковки не установлены. Случаев утраты и порчи вещественных доказательств не обнаружено.
Уничтожение вещественных доказательств по рассмотренным уголовным делам суда производится комиссией, утвержденной приказом председателя суда от 7 ноября 2012 года № 24-О в составе администратора суда Афиногенова А.Ю. начальника отдела Филяевой Е.М., помощника судьи Папулова Н.В., консультанта Мамонтова А.А. об уничтожении вещественных доказательств делается отметка в журнале формы № 55 и составляется акт, который в последствие приобщается к делу.
Рекомендуется включить в состав комиссии лицо, ответственное за учет, передачу, хранение и изъятие вещественных доказательств.
Проверки фактического наличия вещественных доказательств, находящихся на хранении в комнате вещественных доказательств проводились комиссией, в соответствии с планом работы суда на 2012 год, ежеквартально (акты от 12 января 2012 года, 30 марта 2012 года, 29 июня 2012 года, 4 октября 2012 года).
Следует отметить зачастую отсутствие сведений об исполнении приговора суда в части судьбы вещественного доказательства, вследствие нерегулярного поступления в суд актов об уничтожении вещественных доказательств, находящихся на хранении в органах внутренних дел, органах по контролю за оборотом наркотиков. Данные факты приводят к невозможности своевременно оформить судебные дела и передать их для хранения в архив суда.
Кондинским районным судом проводится работа по направлению напоминаний в вышеуказанные органы предварительного следствия о необходимости исполнения приговоров по месту хранения вещественных доказательств.
Рекомендуется внести в план работы суда мероприятия по проведению совместных сверок, а также рабочих встреч с представителями соответствующих органов, в целях исключения несвоевременного исполнения приговоров суда.
4. Организация работы архива
Ведение архивного делопроизводства осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования, утверждённой приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157 и Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 июля 2011 года №112.
Основные обязанности по работе с архивом в Кондинском районном суде возложены на секретаря суда Семкину Л.В. (приказ от 27. 05.2013 года № 14-0).
Приказом Кондинского районного суда от 16 декабря 2011 года № 49-О утверждено Положение об архиве Кондинского районного суда.
Документы Кондинского районного суда на хранение в государственный архив не передаются.
В соответствии с требованиями Инструкции основными учетными документами в архиве суда являются:
1. Паспорт архива.
Однако паспорт архива суда не предоставлен ни за один проверяемый год.
2. Описи дел (нарядов) постоянного хранения.
Описи дел постоянного хранения составляются отдельно на гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства, дела по личному составу.
При составлении описи не соблюдаются требования, установленные Инструкцией, а именно описи ведутся не в хронологическом порядке (без соблюдения единой, валовой нумерации в течение нескольких лет, номера по порядку в годовом разделе описи не продолжают нумерацию годового раздела описи предшествующего года).
Обложка номенклатурного дела оформлена не правильно, в том числе неверно указан заголовок дела, номенклатурный номер дела, что не соответствует номенклатуре дел на 2012 год.
3. Книга учета выдачи документов во временное служебное пользование.
Для выдачи документов во временное служебное пользование в Мегионском городском суде, в соответствии с номенклатурой дел суда, ведется наряд 15-06 «Журнал регистрации выдачи документов из архива во временное пользование». Форма и содержание данного журнала не соответствуют форме, установленной Инструкцией.
4. Акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.
Отбор дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению в суде оформляется актом об уничтожении. Форма данного акта соответствует форме, установленной Инструкцией. Необходимо отметить, что при составлении акта на уничтожение дела соблюдаются правила, установленные Инструкцией, а именно:
дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения;
Акты на уничтожение подшиваются в отдельную твердую папку, в хронологическом порядке, обложка дела оформлена не правильно.
5. Акты проверки наличия и состояния дел (нарядов).
Согласно пункту 11.3 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования, утверждённой приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157 единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве, в том числе и при смене председателя суда, руководителя архива или лица, ответственного за работу архива.
Кроме того, пункт 3.5. Положения об архиве Кондинского районного суда регламентирует основную учетную документацию архива суда, в том числе акты приема-передачи документов при смене работников. В соответствии с положениями Инструкции, при смене работников, ответственных за работу архива проводится единовременная проверка наличия и состояния документов, по итогам которой в учетные документы проверяемого фонда вносятся изменения, выявленные проверкой и составляется соответствующий акт.
Однако при смене председателя суда, смене работника, ответственного за работу архива суда ни в 2012 году, ни в 2013 году актов приема-передачи составлено не было, инвентаризации дел, находящихся в архиве не производилось.
На момент проверки представлены инвентаризационные описи по личному составу, уголовным, гражданским, административным делам, материалам. Представленные описи не подписаны ни председателем, ни членами комиссии. Соответственно актов проверки наличия и состояния дел (нарядов) архива суда не имеется.
При выборочной проверке наличия дел в соответствии с инвентаризационной описью установлено следующее:
Административные дела за 2012 год № 12-4/12, 5-25/12, 5-27/12 направлены в Суд Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в связи с поступлением жалобы, тогда как они указаны в описи как находящиеся в архиве суда.
Дела № 12-17/12,12-19/12, 12-27/12,12-30/2012, 12-34/12,12-38/12, 12-46/12,12-47/12, 12-48/12,12-50/12, 12-51/12,12-52/2012, 12-54/12,12-60/12, 12-61/12,12-63/12, 12-64/12,12-68/12, 12-85/12 не указаны в описи, тогда как фактически они находятся в архиве.
Материалы за 2012 год № 5,6,7,8,10,12,13,14,15,16,17,18,19,21,22,23 фактически находятся в архиве суда, однако отсутствуют в описи.
Уголовные дела за 2012 год хранящиеся в архиве указаны в описи.
Гражданские дела за 2010 - 2012 год № 2-69/10,2-76/10, 2-75/10, 2-78/10, 2-103/10, 2-109/12, 2-110/12, 2-116/12, 2-117/12, 2-118/12, 2-130/12 не указаны в описи.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в Кондинском районном суде создана экспертная комиссия по экспертизе ценности судебных дел и документов в составе: председатель комиссии – Назарук Р.В., секретарь комиссии - специалист 2 разряда Ульянова И.С., члены комиссии: начальник отдела обеспечения судопроизводства Филяева Е.М., секретарь суда Калябина Е.А., помощник судьи Федосова О.В., администратор суда Афиногенов А.Ю.
Представлены протоколы комиссии от 09 января 2012, от 05 февраля 2013 года.
Наряды, образовавшиеся в результате деятельности суда за год, подшиваются в твердые папки, составляется внутренняя опись документов, листы номеруются, в конце наряда подшивается лист-заверитель. На обложке наряда составляется запись в соответствии с номенклатурой дел, проставляется количество листов и срок хранения. На судебном деле после исполнения судом всех действий по исполнению судебного решения судьей, рассматривавшим дело, или председателем суда ставится подпись о списании дела в архив.
Учетно-статистические карточки хранятся по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам в металлических шкафах, систематизированы в тома.
Порядок выдачи находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами в суде не установлен.
Выдаваемые письменные справки регистрируются в журнале регистрации выданных справок из архива (номенклатурный номер 11-04).
5. Организация учета, хранения и выдачи бланков исполнительных листов
Прием, учет, хранение, использование и уничтожение бланков исполнительных листов осуществляется на основании Методических рекомендаций о порядке приема, учета, хранения, использования и уничтожения бланков исполнительных листов, утвержденных Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде РФ 30 октября 2009 г. (далее по тексту - Методические рекомендации).
Ответственными лицами за учет, хранение и выдачу бланков исполнительных листов возложены обязанности на секретаря отдела судопроизводства Калябину Е.А. (приказ от 08 сентября 2009 года № 20-О).
В суде бланки исполнительных листов учитываются в журнале учета бланков, который прошит, пронумерован. Количество листов в журнале заверено на последней странице оттиском печати суда и подписью начальника отдела.
Выдача бланков исполнительных листов в суде осуществляется на основании судебного акта, устанавливающего необходимость совершения процессуальных действий.
Приказом Кондинского районного суда от 27 мая 2013 года № 11-о утвержден состав комиссии по списанию и уничтожению бланков строгой отчетности (исполнительных листов) в составе председателя суда А.Н. Слабыниной, начальника отдела Е.М. Филяевой, администратора суда А.Ю. Афиногенова, секретаря суда Е.А. Калябиной, помощника председателя Н.В, Загородниковой, секретаря судебного заседания Г.Г. Шестаковой.
Указанной комиссией проводятся ежеквартальные проверки наличия бланков исполнительных листов (30.03.2012, 29.06.2012).
В случае порчи бланков исполнительных листов в журнале учета делается соответствующая отметка, с указанием серии и номера испорченного исполнительного листа. Погашение испорченного бланка исполнительного листа осуществляется с нарушением порядка, установленного п. 6.3. Методических рекомендаций, а именно выполняется надпись «Испорчено», тогда как нужно указывать надпись «Погашено».
В соответствии с Методическими рекомендациями уничтожение испорченных бланков исполнительных листов, а также списание утерянных бланков производятся по акту комиссией, возглавляемой председателем соответствующего суда. Рекомендуется создать в суде комиссию с соответствующими полномочиями.
Фактов утраты бланков исполнительных листов не установлено.
6. Организация работы по систематизации законодательства
В Кондинском районном суде предусмотрен наряд 13-01 «Журнал регистрации юридической литературы», в котором отображаются данные о юридической и справочной литературе в суде.
Контрольные экземпляры кодексов Российской Федерации хранятся в кабинетах судей.
Собрание кодексов РФ на разъемных блоках не обновляется.
Материалы судебной практики Верховного Суда Российской Федерации, Европейского Суда по правам человека имеются в правовой базе «Гарант».
Правовая база «Гарант» установлена у судей, помощников судей, а также работников аппарата суда.
|
