5.1 Организация документооборота по банковским операциям
Документооборот по банковским операциям представляет собой последовательное движение денежно-расчетных документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день. От правильности и четкости организации документооборота зависит своевременность отражения банковских операций по счетам банка в бухгалтерском учете предприятий. В этих целях в учреждении банка составляются графики документооборота, предусматривающие движение во времени различных видов документов от одного структурного подразделения к другому.
Расчетные документы передаются клиентами банку, как правило, путем вложения их в специальные (абонентские) ящики, а в не большом учреждении - непосредственно ответственным исполнителем. Расчетные документы оплачиваемые со ссудных счетов и счетов финансирования, а также документы на оплату товаров, реализуемых в порядке мелкого опта, подлежащие предварительному контролю, сдаются в кредитный отдел для получения разрешительной подписи на их оплату, а затем передаются в операционные отделы.
Порядок прохождения документов по структурным подразделениям учреждений банков устанавливается главным бухгалтером в соответствии с основными правилами документооборота и контроля. При выполнении кассовых операций приходные кассовые документы отражаются в учете после приема денег кассой. Наличные деньги выплачиваются кассовыми документами после отражения их по счетам бухгалтерского учета. При совершении безналичных расчетов мемориальные документы сначала проводятся по дебиту счетов плательщиком, а затем по кредиту счетов получателей. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции, правильности оформления, возможности оплаты исходя из Фактического наличия денежных средств. В подтверждение проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию. Первые экземпляры документов используются как основание для совершения бухгалтерских записей и хранятся в банке в качестве оправдательных.
Все кассовые расходные операции подвергаются дополнительному контролю. Документооборот и контроль по кассовым расходным операциям организуются следующим образом. Ответственный исполнитель на основании кассового расходного документа проверяет законность операции и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счете. Одновременно проверяется оформление документа, сличаются подписи и оттиски печати клиента на чеке, а также номер чека с номером, записанным в карточке образца подписей и печати клиента, после чего он передается контролеру. В необходимых случаях сумма выдачи отражается ответственным исполнителем в оперативном учете. При выдаче денег на заработную плату сумма чека регистрируется в специальной картотеке, открываемой для контроля за расходованием Фондов заработной платы. Контроллер проверяет правильность оформления документов и записывает их сумму в расходный кассовый журнал, после чего документы направляются в кассу для выдачи наличных денег.
Документооборот по приходным кассовым операциям обеспечивает зачисление сумм на счета только после фактического поступления денег в кассу. Приходный кассовый документ, принятый или составленный ответственным исполнителем, регистрируется им в кассовом журнале и передается в кассу вместе с выписанной квитанцией.
5.2 Внутрибанковский контроль
Совокупность приемов и методов, применяемых учетно-операционными работниками для контроля банковских операций, называют внутри банковским контролем. Главная задача такого контроля - обеспечение законности выполнения операций и сохранности государственных средств и ценностей. Внутри банковский контроль бывает текущий и последующий.
Текущий контроль в процессе документооборота заключается в проверке законности операций, соблюдении правил их совершения и правильности оформления документов. К текущему контролю относится также проверка регистров аналитического и синтетического учета при заключении операций за день. Такой контроль выполняют ответственные исполнители, бухгалтеры операционных бригад, контролирующие их работники, начальники отделов.
Ответственные исполнители при оплате денежно—расчетных документов проверяют наличие средств на расчетном счете организации, а также наличие права на получение денежных средств в пределах установленных бюджетных кредитов или лимитов финансирования капитальных вложений. При недостаточности или отсутствии средств и наличии права на банковский кредит документы оплачиваются со ссудных счетов. Затем проверяются документы с точки зрения законности совершаемой операции и по Форме заполнения. В процессе проверки документов по существу операции выясняется целевое использование средств. При этом важно не допускать направления оборотных средств на капитальные вложения, следить за строго целевым использованием банковских ссуд (текущий контроль при этом осуществляют сотрудники кредитно-планового отдела). Ответственный исполнитель и контролер обязаны проверить, исходя из содержания документа, соблюдены ли правила расчетов; при предварительных перечислениях важно предотвращать Факты авансирования поставщиков. Платежные требования с приложением товарно-транспортных накладных на оборудование, строительные материалы, а также заявления и телеграммы отказов от акцента принимаются операционными работниками для оформления оплаты лишь после предварительной проверки их кредитными работниками.
Зачисляя средства на счет получателя, ответственный исполнитель убеждается в наличии подписи того работника банка, который проводил операцию по списанию средств со счета плательщика. Подпись свидетельствует о проверке подлинности документа. Особенно тщательно контролируются операции по перечислению средств на счета в учреждении Сберегательного банка, во избежание незаконного перечисления средств во вклады или текущие счета в этом банке. Все записи в аналитическом учете подвергаются последующей проверке. Записи, производимые операторами на машинах контролируются, как правило, ответственными исполнителями.
При совершении кассовых расходных операций задача предварительного контроля, выполняемого централизовано контролером, сводится к тому, чтобы предупредить оплату неправильно оформленных документов без предварительной проверки их ответственным исполнителем. Контролирующий работник проверяет правильность оформления какого расходного кассового документа. При использовании именных денежных чеков, по которым выдаются наличные деньги бюджетным учреждениям, подрядным строительно-монтажным организациям и другим клиентам, необходимо проследить наличие отметки о предъявлении паспорта получателем денег, а также его расписки на чеке и на расходных кассовых ордерах. Кроме того, отличаются подписи лиц, правомочные подписывать чеки, оттиск печати на чеке и его номер с образцами: указанными в карточке образцов подписей и печати при открытии счета; подпись ответственного исполнителя сопоставляется с имеющимся образцом. Затем контролер подписывает чек или расходный кассовый ордер и заносит сумму в расходный кассовый журнал. Кассовые работники контролируют и подписывают все кассовые документы, а также внебалансовые ордера, на основании которых принимаются и выдаются ценности и деньги.
Главный бухгалтер следит за оформлении открытия расчетных и текущих счетов клиентов, организует контроль и повсеместное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно—операционной и кассовой работы в соответствии с общими правилами и инструкциями по отдельным операциям. Главный бухгалтер и его заместитель контролируют исправления в лицевых счетах, открытие и закрытие счетов, начисление процентов по ним, использование бланков строгого учета, авизо по МФО, квитанций в приеме наличных денег. Главный бухгалтер ежедневно проверяет заключение кассовых операций; полноту оприходования денег как инкассированных, так и принятых вечерней кассой, сводку оборотов и баланс за день: правильность Формирования и хранения денежно—расчетных документов и всех учетных материалов. Главный бухгалтер учреждения банка несет полную ответственность за состояние учета и внутрибанковского контроля на всех участках учетно—операционной и кассовой работы.
Последующий контроль в учреждениях банков осуществляется главным бухгалтером, его заместителем, специальными инспекторами по контролю. В процессе проверки устанавливается законность совершенных операций, правильность их учета и оформления надлежащими документами. При последующем контроле все участки учетно-операционной работы подлежат проверке, как правило, не реже одного раза в квартал. В порядке такого контроля проводятся ревизии. Результаты последующих проверок, выявленные в ходе их проведения недостатки, меры по устранению должны рассматриваться руководством учреждений, банков, Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками и в необходимых случаях организовать повторную проверку.
После установления законности операции проверяются правильность оформления документа, составление его на бланке установленной формы, заполнение всех необходимых реквизитов, контировка счетов, а также соответствие подписей и оттиска печати на документе имеющимся образцам.
Для предотвращения незаконного авансирования поставщиков при оплате платежных поручений и расчетных чеков контролируются наименование товаров и услуг, ссылка на номера товарно-транспортных накладных поставщиков, дата отгрузки товара. При этом сличаются первые экземпляры с копиями, которые служат основанием для записей по корреспондирующим счетам.
Целью последующего контроля является систематическая проверка постановки учета и документооборота, выполнения работниками учетно-операционного аппарата возложенных на них обязанностей, законности и правильности оформления выполненных ими операций.
Последующий контроль проводится главным бухгалтером, его заместителем, а в крупных учреждениях банка специальными инспекторами последующего контроля. Проверки проводятся по плану, они носят тематический и комплексный характер. Так могут проверяться только кассовые или мемориальные документы за определенный период; при комплексной проверке проверяется вся работа тех или иных ответственных исполнителей. В течение квартала должны быть проконтролированы все участки учетно-операционной работы. После ревизии или обследования разрешается не проверять в течение трех месяцев состояние учетно-операционной работы.
В процессе последующего контроля в выборочном порядке анализируются документы, не подвергавшиеся текущему контролю со стороны главного бухгалтера и его заместителей. По результатам последующих проверок управляющий и главный бухгалтер учреждения банка принимают меры по устранению выявленных недостатков и предотвращению их в дальнейшем.
Общую ответственность за состоянием учета, документооборота и контроля в учреждении банка несет управляющий. В его обязанности входит проверка своевременности составления баланса, который представляется ему на подпись. В соответствии с положением о штрафах нарушение правил расчетных операций учреждения банков уплачивают штрафы клиентам за несвоевременное или неправильное зачисление суммы на их счета, несвоевременную или неправильную отправку расчетных документов, выдачу неверных выписок из счетов. При нарушении правил документооборота и уплате в связи с этим штрафов клиентам учреждения банков взыскивают причиненный им ущерб в установленных законом пределах с тех работников, по вине которых допущены ошибки
5.3 Офисные Функции
Коммерческий банк организует свою деятельность в соответствии с действующим законодательством и уставом банка; не имея каких-либо существенных отличий в этом смысле от других предприятий.
Он ведет учет доходов и расходов, основных фондов и средств в банке; хозяйственных материалов, дебиторов и кредиторов банка, сотрудников банка, а также ведет начисление заработной платы и осуществляет контроль за исполнением распоряжений и приказов. При выполнении своих Функций в банке обрабатывается несколько миллионов документов в год, каждый из которых, в свою очередь, может делиться на сотни производных документов. Фрагментов текстов, таблиц, отдельных вопросов. Документы обрабатываются, копируются, пересылаются с одного рабочего места на другое, на основе отдельных документов формируются сводные и т.д. Документы пересылаются между подразделениями и сотрудниками.
Указанные процессы имеют "сквозной" характер, то есть результаты обработки документальных материалов различными процессами четко взаимосвязаны единым сквозным процессом, например, от регистрации входящего документа до передачи его в архив. Ясно, что без автоматизированной поддержки процессов делопроизводства успешное выполнение функций коммерческих банком невозможно. Состав решаемых задач автоматизации делопроизводства определяется взаимосвязанной совокупностью реализуемых при обработке документальных материалов функций, включающих следующие основные модули: "Делопроизводство", "Справки", "Контроль", "Архив". Каждый модуль комплексно реализует определенную совокупность технологических функций. Вся совокупность модулей, каждый отдельный модуль, каждая отдельная функция, а также произвольно выбранная совокупность функций и модулей могут быть представлены и развернуты в виде отдельного самостоятельного варианта задачи или подзадачи со своим входом и выходом и порядком обработки данных. Средства решения задач делопроизводства настраиваются на информационные потребности пользователей. Эффективность внедрения и использования средств решения задач автоматизации делопроизводства растет с ростом сложности территориальной распределенности объекта автоматизации.
ЛИТЕРАТУРА
Банковское дело. Под ред. Г.Н. Белоглазовой, Л.П. Кроливецкой. М., «Финансы и статистика», 2003г.
Жарковская Е.П. Банковское дело. М., ОМЕГА-Л, 2003г.
Организация деятельности коммерческого банка. Под ред. К.Р. Тагирбекова «Весь мир», М., 2004г.
Тагирбеков К.Р. Системное развитие технологии управления банком. М., «ПРОГРЕСС—АКАДЕМИЯ», 1997г.
|
