4.1 Операционно-учетная работа
Работа с клиентами банка выполняется ежедневно. Комплекс аналитических и синтетических учетных работ ежедневных банковских операций по балансовым и внебалансовым счетам, называется задачей "Операционный день". В основе решения этой важной задачи лежит бухгалтерский учет. Функции, возложенные на учреждение банка, определяют основные требования которым должен удовлетворять бухгалтерский учет:
_ своевременное и правильное выполнение всех денежно-расчетных операций, точное отражение их в учете и отчетности банка:
- ежедневный контроль за состоянием активов и пассивов банка;
- тщательная проверка и правильное оформление всех документов, на основании которых выполняются расчетно—денежные операции;
- оперативный контроль за ходом выполнения планов Финансирования капитальных вложений, поступлением средств, предназначенных на их финансирование;
- контроль за сохранностью средств и материальных ценностей, находящихся в распоряжении учреждений банка, и их использованием по целевому назначению.
Все работы и процедуры, связанные с расчетно-денежными операциями в банке, составляют содержание его операционно-учетной работы, центральное место в которой принадлежит бухгалтерии. В соответствии с характером выполняемых работ в бухгалтерии выделяются отделы, группы или ответственные исполнители для совершения операций.
Как видно из краткого описания функций, реализуемых в бухгалтерии учреждения банка, основным в операционно-учетной работе является переработка значительных объемов экономической информации. В зависимости от роли в осуществлении функций информацию можно разделить на три вида: об обслуживаемых банком организациях и учреждениях; о расчетах между учреждениями банка; о деятельности самих учреждений банка.
По стадиям образования информация подразделяется на исходную, промежуточную, итоговую. Исходная информация поступает в Форме входящих документов (а также по каналам связи) от обслуживаемых клиентов, учреждений банка; финансовых органов. Промежуточная и итоговая информация является результатом обработки исходной и постоянной (нормативно-справочной) информации. Промежуточная информация содержится в форме внутренних документов и используется для дальнейшей обработки исходных данных. Получение итоговой информации; их анализ и использование относятся к функциям бухгалтерии. Итоговая информация может подвергаться дальнейшей обработке, например; при формировании отчетных документов или массивов данных нарастающим итогом.
По стабильности информация может быть переменной и условно-постоянной. Большая часть информации, обрабатываемой в бухгалтерии, является переменной. К ней относятся, например, сведения о состоянии лицевых счетов, картотек N 1,2,3 и др.
К условно-постоянной информации относятся прежде всего планы финансирования, а также план счетов бухгалтерского учета, номера филиалов по межфилиальным оборотам (МФО) и др.
По характеру использования в процессе обработки и по назначению информации, обрабатываемую в бухгалтерии, можно разделить на текущую (оперативную), нормативно-справочную и отчетную.
Текущая информация составляет основную массу всей обрабатываемой в бухгалтерии информации. На основании ее ведется ежедневная оперативно-учетная работа банка, проводится анализ финансово-хозяйственной деятельности, принимаются решения, формируются отчетные документы.
Вся деятельность бухгалтерии регламентируется соответствующими инструкциями, указаниями, схемами, таблицами, составляющими нормативно-справочную информацию. Эта информация требуется для решения практически любой задачи бухгалтерского учета и тем самым является исходной информацией.
Отчетность банка подразделяется на бухгалтерскую и статистическую. Бухгалтерская отчетность содержит итоговые показатели бухгалтерского учета, характеризующие деятельность учреждения банка в целом. В статистической отчетности даются более детализированные сведения об операциях учреждений банка.
С точки зрения формирования отчетности с использованием ЭВМ более важной является ее классификация на ежедневную, ежемесячную , квартальную, годовую и разовую.
По срочности обработки бухгалтерскую информацию можно классифицировать на три категории: к первой категории срочности относится информация, которая должна передаваться и обрабатываться в режиме непосредственного доступа к ЭВМ; ко второй категории срочности принадлежит информация, максимальные сроки доставки и обработки которой лежат в пределах нескольких часов; третья категория срочности включает информацию, требующую доставки в течение суток и более.
Клиентами или отделами соответствующего учреждения банка формируются платежные документы, на основании которых и проводятся операции по перечислению денежных средств, формально отражающие изменение финансового состояние клиентов и обслуживающие возникновение документооборота.
Практика операционной работы показывает, что перечисление денежных средств осуществляется одинаково как по платежным документам, поступающим от клиентов, так и по документам, формируемым в учреждении банка. Однако в первом случае платежные документы предварительно проходят ряд этапов юридического и финансового контроля. Учитывая также, что основная масса платежных документов операционного дня поступает от клиентов, рассмотрим операции по обработке потока поступающих от них платежных документов.
В зависимости от вида платежного документа он поступает либо на инкассо, либо непосредственно к сотруднику бухгалтерии - операционисту, причем на инкассо поступают платежные требования и отказы от акцепта - это основной поток. Выделение потока инкассовых документов из общего документооборота определяется прежде всего спецификой выполнения расчетно-денежных операций. С помощью платежного требования реализуется, так называемая, акцептная Форма расчетов, что обусловливает, в частности, необходимость ведения специальной картотеки, в которой указанные платежные документы задерживаются до наступления срока оплаты.
Вместе с тем отсутствует принципиальное отличие приема и регистрации инкассовых документов, то есть все отличие заключается в том, что в первом случае прием и регистрация осуществляет работник инкассо, а во втором случае эти операции выполняет работник расчетного отдела бухгалтерии. В силу этого на блок-схеме общего документооборота бухгалтерии банка оказывается возможным не выделять специально работу группы инкассо, а показать общий случай приема и регистрации платежных документов независимо от конкретного вида последних.
Принятие платежного документа учреждением банка в процессе текущего операционного дня еще не означает, что он будет оплачен в этот же день. Действительно кроме того, что платежное требование может быть задержано в картотеке N 1 до истечения срока акцепта и, следовательно, не оплачено в день приема, любой платежный документ может быть задержан по мотивам Финансового контроля в картотеке N 3, а в случае отсутствия средств для оплаты на счете дебитора - в картотеке N 2 для устранения причин, вызвавших задержку. При этом очевидно, что после устранения причин, приведших к задержке документа в той или иной картотеке, последний должен быть оплачен.
Таким образом, поток платежных документов, которые будут оплачены в данный день из числа принятых от клиентов в данный день или ранее, образуется путем слияния нескольких потоков, а именно:
- документы от клиентов, принятых к оплате;
- документы, поступившие из картотеки N 1;
- документы, поступившие из картотеки N 2;
- документы, поступившие из картотеки N 3.
Полный поток оплачиваемых документов формируется из указанного выше потока и потока документов, составленных в учреждении банка.
После оплаты документов, то есть списания и зачисления сумм на лицевые счета клиентов, ежедневно составляется баланс, являющийся основным отчетным документом. Кроме того, составляется еще ряд отчетных документов, обеспечивающих ведение аналитического и синтетического учета.
Первым шагом внедрения вычислительной техники в системе банка явилось применение клавишных вычислительных машин. На бухгалтерских автоматах осуществляются записи в лицевые счета, составляются бухгалтерский журнал, оборотно-сальдовые ведомости, баланс, ежедневная балансовая отчетность. Присущий клавишным вычислительным машинам недостаток - возможность выполнения только арифметических операций - ограничивает число задач, решаемых с их помощью.
Дальнейшее развитие механизации банковских работ пошло по пути использования перфорационных вычислительных машин, на которых составляются те же формы отчетности, что и на клавишных машинах, и, кроме того, начисляются проценты за пользование ссудами, выполняются другие работы. Недостатки присушке перфорационным вычислительным машинам: ограниченная логика, малая скорость ввода и вывода данных, недостаточная скорость выполнения операций, отсутствие емкого оперативного запоминающего устройства. Затем последовало внедрение в практику обработки банковской информации электронно-вычислительных машин.
Разработки программ для ЭВМ ориентировались на максимальное количество ежедневно обрабатываемых платежных документов порядка нескольких тысяч единиц и поэтому предусматривают одновременную обработку информации, поступающей от одного учреждения банка, не обладают высокой надежностью к сбоям и элементами адаптации к новым видам форм и методам обработки.
Позже была разработана автоматизированная система обработки информации "Операционный день банка - АСОИ ОДЕ.
Внедрение АСОИ ОДЕ в учреждениях банка явилось свидетельством ее высокой надежности и адаптивности к местным условиям.
При увеличении числа автоматизированных задач операционно-учетной работы выявляются многочисленные информационные связи как между отдельными задачами, так и между обрабатываемыми учреждениями банка.
Функциональные задачи операционно-учетной работы не являются независимыми одна от другой. Поэтому попытка последовательного решения всех задач операционно-учетной работы на ЭВМ привела бы к появлению циклического решения. Необходима разработка специального алгоритма, который бы обеспечивал, с одной стороны, однократное решение такой задачи, а с другой стороны - полное использование результатов решений. Разработка такого алгоритма должна основываться на особенностях функционирования той системы, для управления которой он предназначен.
Выделим ряд особенностей функционирования автоматизированной системы. Первая особенность — соблюдение принципа однократности ввода информации, являющегося одним из основных при построении интегрированных систем обработки информации. Применительно к оперативно—учетной работе он имеет следующее содержание: платежный документ, характеризующий перечисление денежных средств с одного счета на другой, может поступать в отделения банка неоднократно, в зависимости от вида документа и местонахождения счетов плательщика и получателя.
В интегрированной автоматизированной системе производится централизованная обработка информации, поступающей от различных отделений, поэтому отпадает необходимость неоднократного ввода информации по одному и тому же документу. В дальнейшем документообороте принимает участие машинный аналог документа, Формируемый по мере необходимости на ЭВМ исходя из ранее введенной информации.
Другой особенностью Функционирования автоматизированной системы является разделение во времени процессов сбора и обработки информации, что позволяет обеспечивать более равномерную загрузку работников бухгалтерии. Однако более важным является то обстоятельство, что при этом создаются необходимые предпосылки для решения задачи оптимальной оплаты.
Обработка информации, введенной в ЭВМ - наиболее трудоемкая функция системы. Объясняется прежде всего тем, что массовость входных бухгалтерских документов привела к весьма узкой специализации работников банка, занимающихся обработкой поступающей информации. Это в свою очередь привело к различному роду несоответствия и дублированию в выполнении ряда операций.
На входе документы, поступающие в бухгалтерию учреждения банка, классифицируются по признакам, которые определяют особенности их обработки. Такими признаками являются, например, экономическое содержание документа, срок оплаты, дополнительные платежи.
Следует особо выделить то обстоятельство, что в интегрированной автоматизированной системе используется единый принцип приоритетов оплаты документов. Третья особенность функционирования автоматизированной системы, положенная в основу разработки управляющего алгоритма - принцип автоматизированной оплаты. Он является развитием однократности ввода и заключается в том, что операция, проведенная в отделении (филиале) банка, при выполнении ряда дополнительных условий влечет за собой другую операцию.
Четвертая особенность функционирования автоматизированной системы — использование экономико-математических методов при решении задач оплаты (неоплаты) платежных документов. Необходимость применения специальных методов объясняется тем обстоятельством, что в практике работы отделений банка сравнительно часто возникают ситуации, когда на счете недостает средств для оплаты всех предъявленных к нему документов. В этих условиях оператор руководствуется принципом очередности оплаты, однако при наличии равно-приоритетных документов предпочтение одному из них отдается случайно.
Пятая особенность функционирования автоматизированной системы - централизованная обработка информации. Она осуществима лишь в условиях прямых (некоммутируемых) каналов связи между отделениями банка и вычислительным центром. Однако для большинства учреждений банка максимально достижимым является получение коммутируемых каналов связи, обладающих меньшей надежностью как по качеству передачи, так и по времени предоставления в пользование. В управляющем алгоритме предусмотрено выделение операций по признаку их отношения к определенному отделению.
Функционально-технологическая система операционно-учетной работы является типичным представителем человеко-машинной системы. Бухгалтерские документы поступают в учреждение банка и проходят визуальный и юридический контроль, если документ не может быть принят банком в силу неправильного оформления, то он возвращается его организации. Правильно оформленный документ принимается банком, и информация, содержащаяся в нем передается в вычислительный центр. Ввод информации в ЭВМ осуществляется либо непосредственно, либо с предварительным переносом на машинные носители.
Входной массив информации образуется путем слияния информации, прошедшей входной контроль, от всех отделений банка.
Машинный учет документов осуществляется независимыми порциями документов по любому отделению, обслуживаемому в системе. Отделение считается готовым к обработке после учета всех введенных по данному отделению документов.
Информация отделений обрабатывается группами, состоящими из произвольного числа отделений. Обработка информации отделения осуществляется после директивы оператора, контролирующего полный ввод документов отделения в ЭВМ. Основной задачей обработки является изменение состояния счетов, открытых на балансе обрабатываемого отделения, в соответствии с массивами проводок обязательной оплаты (М1 или М10). Массив М1 формируется из массива проводок, соответствующих платежным документам, принятым к оплате и из массива проводок по списанию начисленных процентов. Формирование массива М10 осуществляется в результате решения оптимизационной задачи для массива проводок альтернативной оплаты (М2).
Массив N2 формируется из массивов проводок: соответствующих документам, подлежащим оплате; картотеки N2; картотеки N1 с истекшим сроком пребывания в картотеке.
Основной операцией является операция оплаты платежных документов, принятых к исполнению. Информационной базой этой операции является массив всех документов, которые должны быть оплачены в данный день. Математической основой операции служит использование методов по критерию минимизации неплатежей,
В результате совершения операции оплаты платежных документов, которые нельзя оплатить вследствие недостатка средств на счетах плательщиков. По первому массиву проводится изменение состояния счетов плательщиков и получателей. По второму массиву осуществляется сортировка типов документов с точки зрения возможности помещения их в картотеку N 2.
Заключительными процедурами обработки информации отделения являются процедуры формирования информации, необходимой для выдачи установленных отчетных форм. Кроме того, в режиме неавтоматизированной оплаты решаются задачи подготовки данных для работников бухгалтерии на следующий операционный день. Процесс решения задач подсистемы заканчивается формированием и выдачей отчетных форм.
|
