Инструкция по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики I. Общие положения
Скачать 0.82 Mb.
|
4.8. Составление и оформление описей и актов. 4.8.1. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой законченной нумерацией. 4.8.2. По окончании календарного года на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сотрудником группы делопроизводства, в соответствии с записями в журнале регистрации дел, формируется опись дел, которая распечатывается в 2-х экземплярах. Один экземпляр описи передается вместе с документами в сектор архива, осуществляющий хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись. 4.8.3. Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел. 4.8.4. В опись дел постоянного срока хранения (приложение № 8) включаются все заведенные дела в порядке возрастания их номеров по реестру. При этом каждый том, в том числе сформированные в отдельные тома приложения к делам, вносится в опись отдельной позицией с присвоением очередного порядкового номера. Если в опись дел включаются дела по вопросам, находящимся на контроле, указываются только номер дела и заголовок, а в графе «Примечание» делается пометка «н/к» (на контроле). 4.8.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел и также должны соответствовать заголовкам дела на обложке; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке и пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). 4.8.6. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год смотри также в разделе описи за + год, дело № +», которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу. 4.8.7. Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д. 4.8.8. Описи дел подписывают сотрудник группы делопроизводства подразделения (с указанием даты их составления) и сотрудник сектора архива департамента делопроизводства, осуществлявший прием дел (с указанием даты приема). Первый экземпляр подписанной описи остается в архиве, а второй хранится в подразделении 10 лет. 4.8.9. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации, которую готовит сектор архива департамента делопроизводства и по которой проводится архивация дел на постоянное хранение в Администрации. 4.8.10. Описи составляются отдельно на следующие виды дел: дела постоянного срока хранения; дела временного (свыше десяти лет) срока хранения; дела по личному составу. 4.8.11. Сектором архива департамента делопроизводства на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел Администрации. 4.8.12. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. 4.8.13. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению № 9. 4.8.14. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. 4.8.15. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. 4.8.16. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. 4.8.17. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. 4.8.18. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре Администрации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. 4.8.19. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия. 4.8.20. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу. 4.8.21. В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются). 4.8.22. Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности Администрации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке. 4.8.23. Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел. 4.8.24. Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются. 4.8.25. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению экспертной комиссией (ЭК), после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «СОГЛАСОВАНО» с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. После утверждения годового раздела экспертной комиссией опись утверждается руководителем Администрации. 4.8.26. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда. 4.8.27. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись (приложение № 3) и лист- заверитель (приложение № 7). 4.8.28. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению № 10. 4.8.29. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись. 4.8.30. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается. 4.8.31. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. 4.8.32. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях Администрации. 4.8.33. Порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению № 11. 4.8 34. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. 4.8.35. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов. 4.8.36. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения печатается в двух экземплярах. 4.8.37. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению № 12. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. 4.8.38. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); акты о несчастных случаях. 4.8.39. Вышеперечисленные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. На личные дела государственных служащих составляется отдельная опись, независимо от того, что они хранятся в течение десяти лет в структурных подразделениях. 4.8.40. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником кадровой службы и представляется на рассмотрение экспертной комиссии. После одобрения экспертной комиссией он утверждается Руководителем Администрации. 4.8.41. Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения передаются в архив по окончании календарного года в соответствии с графиком, утверждаемым директором департамента делопроизводства. 4.8.42. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в подразделение для переоформления, которое осуществляется ответственным за делопроизводство структурного подразделения Администрации в 10-дневный срок. 4.8.43. По указанию руководителя подразделения к сданному в архив делу группой делопроизводства могут быть приобщены дополнительные документы, оформленные в соответствии с требованиями пункта 19.2.2 настоящей Инструкции по архиву. 4.8.44. При перешивке документов из одного сданного в архив дела переписки в другое во внутренней описи и на разделителе указывается, в какое дело перешиты документы. Нумерация пунктов в деле не меняется. 4.8.45. Дела временного срока хранения хранятся в подразделении в течение года, а затем уничтожаются по акту (приложение № 13), который согласовывается с департаментом делопроизводства и утверждается руководителем подразделения Администрации. К акту прилагаются краткие перечни документов, включенных в дела переписки временного срока хранения. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2004 года. 4.8.46. Расшифрованные стенографические записи заседаний Правительства формируются в дела и передаются на архивное хранение по окончании календарного года. 4.8.47. Личные дела сотрудников Администрации формируются кадровым подразделением в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела. 4.8.48. На лицевой стороне последнего листа отдельного дела, подготовленного для передачи в департамент делопроизводства, в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется пометка «В архив», которая заверяется подписью руководителя подразделения. В комплексном деле пометка «В архив» проставляется на последнем листе каждого раздела. Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том. Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архив на последнем листе тома. 4.9. Оперативное использование архивных документов. 4.9.1. Сотрудники Администрации в целях исполнения своих должностных обязанностей могут допускаться к работе с архивными делами и документами, находящимися на архивном хранении в секторе архива департамента делопроизводства. 4.9.2. Архивные дела и документы предоставляются сотрудникам подразделений для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения под расписку в учетной карточке выдачи документов. Архивные дела подразделений Администрации предоставляются сотрудникам подразделений, из которых переданы документы на архивное хранение. 4.9.3. Сотрудникам других подразделений Администрации архивные дела предоставляются с согласия руководителя (его заместителя) подразделения, из которого переданы дела и документы в архив, а в случае ликвидации этого подразделения - с разрешения Руководителя Администрации или его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей), либо директора департамента делопроизводства. Сотрудники Администрации несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством. Изъятие документов из дел, передача сотрудниками подразделений архивных документов или их копий сотрудникам других организаций запрещается. 4.9.4. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. Подлинники актов Президента и Правительства Чеченской Республики, протоколов заседаний Правительства, протоколов заседаний координационных и совещательных органов Правительства, соглашений с органами государственной власти субъектов Российской Федерации и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются. 4.9.5. Выдача копий архивных документов из сектора архива структурным подразделениям осуществляется с разрешения директора департамента делопроизводства в соответствии с письменной заявкой (приложение № 14). 4.9.6. Если копии находящихся на хранении актов и иных архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов, необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан, то они предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам. 4.9.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя Администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. |
Похожие:
 | Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства... |  | Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных... |
| Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года n 601 "Об основных направлениях совершенствования системы государственного... | | Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке,... |
| Об утверждении Положения о порядке проведения аттестации и порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими... | | В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в Пожвинском сельском поселении |
| ... | | «О регистре муниципальных нормативных правовых актов Чеченской Республики» (далее – Постановление №234) на глав муниципальных образований... |
| «О порядке обработки и защиты с персональными данными в Управлении административно-хозяйственного обеспечения деятельности Президента... | | Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Удмуртской Республики и урегулированию... |