Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения


НазваниеИнструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения
страница1/7
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
  1   2   3   4   5   6   7



РАСПОРЯЖЕНИЕ

Администрации Пожвинского сельского поселения

Юсьвинского муниципального района

Пермского края
17.02.2014 г. № 11-р

Об утверждении инструкции

по делопроизводству
В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в Пожвинском сельском поселении»

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Пожвинском сельском поселении.

2. Распоряжение от 30.03.2006 года № 29-р «Об утверждении инструкции по делопроизводству главы Администрации Пожвинского сельского поселения признать утратившим силу.

3. Ответственному за делопроизводство и архив Миковой Валентине Геннадьевне организовать изучение названной инструкции и обеспечить правильное ее применение специалистами.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.


Глава поселения М.В.Иванов


УТВЕРЖДЕНА

распоряжением

администрации Пожвинского

сельского поселения

от « 17 » февраля 2014 г. № 11-р


ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И АРХИВУ

в администрации Пожвинского сельского поселения

1. ОЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Настоящая инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Пожвинского сельского поселения (далее –сельское поселение) документов, совершенствования делопроизводства в поселении и повышения его эффективности.

Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, а также Уставом о сельском поселении и утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

1.2. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в поселении, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми главой администрации.

1.4. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях поселения осуществляет зам главы сельского поселения, права, обязанности и ответственность которого устанавливаются должностной инструкцией.

1.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения главы поселения дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы руководителю структурного подразделения или специалисту (по кадрам и делопроизводству). При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в кооперативе;

документ - официальный документ, созданный и оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот кооператива;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в поселение письменные предложения, заявления или жалобы, а также устное обращение гражданина в поселение;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией кооператива и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в поселение и созданных им за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в поселении, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности кооператива;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
3. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ПОСЕЛЕНИИ

3.1. Бланки документов
Документы, создаваемые в поселении оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Инструкцией предусмотрено использование следующих видов бланков документов:

бланк распоряжения;

бланк протокола заседания (совещания);

бланк письма.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Образцы бланков документов приведены в приложениях N 1 - 3.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее мм:

левое – 20 мм

верхнее - 20 мм

нижнее – 20 мм

правое - 10 мм
3.2. Оформление реквизитов документов
Документ должен иметь стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Реквизитами документов, создаваемых в Поселении, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование учреждения;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные учреждения;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в кооператив; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.


3.3. Правила оформления реквизитов
1) Государственный герб Российской Федерации
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. Федеральных конституционных законов от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ и от 30 июня 2003 г. N 1-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.12.2000, N 52, часть I, ст. 5021).

На бланках документов Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование учреждения".
2) Наименование учреждения
Наименование сельского поселения (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о поселении.

Сокращенное наименование поселения помещают в скобках под полным наименованием.
3) Справочные данные учреждения

Справочные данные о поселении указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес учреждения, номер телефона, факса и другие сведения по усмотрению учреждения.
4) Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
5) Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (п.Пожва) указывается в бланках документов поселения, за исключением бланков писем.
6) Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или специалистом (по кадрам и делопроизводству) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более лицами, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2012.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2012 г.
7) Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в поселении.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных поселением - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
8) Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
9) Адресат
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Администрация Юсьвинского

муниципального района
или:

Архивный отдел Администрации

Юсьвинского муниципального

района
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Заведущему отделом С/Х

по Юсьвинскому району

В.М.Баяндиной

Если документ отправляется в несколько однородных учреждений, адресат указывается обобщенно, например:

Главам поселений

Юсьвинского муниципального

района
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), например:

Мелюхиной Н.В.

ул. Гагарина, д. 39, кв. 2

с. Юсьва

Пермский край

619170

или:

Агентство по делам архивов

Пермского края

ул. Куйбышева, д. 14

г. Пермь, 614006

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю, например:
Председателю садового общества

«Можайские дали»

А.А. Бунееву


10) Наименование документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Распоряжение (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных работников администрации поселения.

Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.
11) Текст документа
В поселении документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...комиссия решила...; …кооператив не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 2012 г. N 2...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
12) Отметка о наличии приложении
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного

пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение N 1

к распоряжению

администрации Пожвинского

сельского поселения

от 18.01.2013 № 2
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением

администрации Пожвинского

сельского поселения

от 18.01.2013 №2


13) Гриф согласования
Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
СОГЛАСОВАНО

Председатель кооператива

Подпись И.О.Фамилия

дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Письмо отдела ССП Протокол ЭК

от 26.09.2009 N 01-18/115 от 15.10.2010 № 5
Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

при необходимости, с общественными организациями.
14) Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами поселения, а также ознакомление с документом оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Начальник отдела НПВП и ОПП ЗЛ

Подпись И.О.Фамилия

дата
На документах, подлинники которых помещаются в дела поселения, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, письма и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело сельского поселения, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (согласен с учетом замечаний и др.)

  1   2   3   4   5   6   7

Похожие:

Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую...

Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения iconИнструкция по кадровому делопроизводству в администрации Новоямского...
В целях упорядочения работы с документами по личному составу в администрации Новоямского сельского поселения, создания эффективной...

Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации Атнарского сельского...
Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации...

Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения iconИнструкция по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской...
Об утверждении Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики

Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения iconИнструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения
Образец бланка распоряжения Администрации 30 Образец бланка письма Администрации 31

Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения iconТерриториальная избирательная комиссиия
Ельского поселения, елизаветинского сельского поселения, кобринского сельского поселения, новосветского сельского поселения, пудомягского...

Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения iconПоложение о порядке обработки и защиты персональных данных в администрации...
Ии администрации сельского поселения (Н. П. Свистуновой) довести под роспись до сотрудников администрации сельского поселения, обязанности...

Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения iconДолжностная инструкция управляющего делами Администрации Парбигского сельского поселения
В целях установления правил организации деятельности Администрации Парбигского сельского поселения, в соответствии с Уставом муниципального...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск