Инструкция по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики I. Общие положения

Скачать 0.82 Mb.

Название	Инструкция по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики I. Общие положения
страница	3/7
Тип	Инструкция

filling-form.ru > бланк заявлений > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7

4.3. Учет дел.

Учет дел в подразделениях ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел. По окончании года журнал регистрации дел распечатывается (приложение № 5) и хранится в группе делопроизводства.

4.3.2. Журнал регистрации дел формируется в начале календарного года на основании сводной номенклатуры дел Администрации.

Журнал регистрации дел содержит перечень дел переписки и дел по организационным вопросам деятельности подразделения.

Отдельные и комплексные дела, заводимые по мере выхода актов Президента Чеченской Республики и Правительства Чеченской Республики, включаются группой делопроизводства в журнал регистрации дел в течение календарного года.

В журнал регистрации дел включаются также каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.

Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года.

4.3.4. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передать через группу делопроизводства подразделения находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

4.3.5. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы в группу делопроизводства подразделения.
4.4. Подготовка документов к последующему
хранению и использованию.

4.4.1. Завершенные дела постоянного срока хранения сдаются в сектор архива департамента делопроизводства, который осуществляет дальнейшее хранение этих документов.

4.4.2. Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях Администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

4.4.3. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях Администрации несут руководители служб подразделений, осуществляющих хранение документов.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

проведение экспертизы ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

4.4.4. Подготовка документов для передачи в архив Администрации для последующего хранения и использования осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации.

4.4.5. Прием дел в архив организации осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения Администрации.
4.5. Экспертиза ценности документов.

4.5.1. Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

4.5.2. Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

4.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная архивная комиссия Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики (далее - ЭК) и, при необходимости, - экспертные комиссии в структурных подразделениях Администрации (Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики - приложение № 6).

4.5.4. Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях Администрации членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений для установления научной, исторической и практической значимости документов.

4.5.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для подготовки к передаче в архив Администрации;

отбор документов временного срока хранения (до 10 лет) и с пометками «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой «До минования надобности»).

4.5.6. В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

4.5.7. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании Перечня архивной службой России, с указанием сроков их хранения, и номенклатуры дел Администрации путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения и временного (более десяти лет) сроков хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов, документы, подлежащие возврату, и с временными сроками хранения.

4.5.8. Некоторые виды документов имеют по типовым перечням срок хранения с отметкой «ЭК». Отметка «ЭК», поставленная в перечне рядом с указанным сроком хранения к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться на архивное хранение.

Дела с пометкой «ЭК», содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Они подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению, которые присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Администрации.

4.5.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе «Примечание») делается соответствующая отметка, например: Уничтожено 02.04.2004 или Передано на хранение в архив Администрации по описи 04.02.2004 и т.п.
4.6. Оформление дела, нумерация листов.

4.6.1. Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче из структурных подразделений на хранение в архив Администрации подлежат полному оформлению сотрудниками структурного подразделения.

4.6.2. Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:

подшивку или переплет дела;

составление внутренней описи документов согласно приложению № 4;

нумерацию листов дела;

составление листа - заверителя дела согласно приложению № 6;

оформление обложки дела.

4.6.3. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой (порядковой) нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается.

4.6.4. При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а, 1б.

4.6.5. В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

4.6.6. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

4.6.7. Лист-заверитель составляется по установленной форме (приложение № 7), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

4.6.8. Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

4.6.9. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

4.6.10. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

4.6.11. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

4.6.12. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

4.6.13. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

4.6.14. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

4.6.15. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

4.6.16. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

4.6.17. Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

4.6.18. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 4). Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе «Количество листов раздела». К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак «+».

Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах или закрытых помещениях.
4.7. Оформление обложки дела.

4.7.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению № 7.

На обложке дела помещаются следующие реквизиты:

наименование фондообразователя;

наименование структурного подразделения, где оформлялось дело;

номер дела;

номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;

заголовок;

начальная и конечная даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

фамилии исполнителя и сотрудника, сформировавшего дело.

На корешке и внутренней стороне обложки дела указываются номер дела (том) и год.

4.7.2. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.

4.7.3. Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. Название структурного подразделения указывается по тем же правилам. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

4.7.4. Номер дела состоит из индекса подразделения, индекса по номенклатуре дел и порядкового номера по журналу регистрации дел.

4.7.5. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Заголовок отдельного дела должен, как правило, соответствовать заголовку акта Президента Чеченской Республики, Правительства Чеченской Республики или Руководителя Администрации. В случае необходимости для более полного отражения содержания подшитых в дело документов заголовок дела может быть уточнен.

Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова и сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов, органов исполнительной власти Чеченской Республики и учреждений.

Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже.

4.7.6. При изменении наименования Администрации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого исполнительного органа, а прежнее наименование исполнительного органа (структурного подразделения) заключается в скобки.

4.7.7. При объеме дела более 150 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например:

Распоряжения Председателя Правительства Чеченской Республики, № 1-100 т.1.

4.7.8. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий.

4.7.9. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.

Например: 5 мая 2004 года

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты.

Например: 09.04.2004

4.7.10. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

4.7.11. Начальной датой дела является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой - дата самого позднего документа. При этом учитываются даты регистрации входящего и исходящего документов и дата акта Президента или Правительства Чеченской Республики.

Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и дела - в архив.

При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»

4.7.12. Если делом является журнал регистрации указов, постановлений, распоряжений, приказов и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

4.7.13. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

4.7.14. Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено.

4.7.15. Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Например: [не ранее 2008 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 2007 г.]; [не ранее 25 июня 2006 г.]; 15 [января] 2008 г.; 16 августа [2005 г.]; [22 сентября 2009 г.?].

4.7.16. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

4.7.17. Обложка дела оформляется черными чернилами. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела проставляются на обложке штампом. Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.

1 2 3 4 5 6 7

	Пояснительная записка к проекту распоряжения Руководителя Администрации... Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства...		Методические рекомендации по оформлению бланков процессуальных документов... Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных...
	Постановление Правительства Чеченской Республики Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года n 601 "Об основных направлениях совершенствования системы государственного...		Инструкция по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства... Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке,...
	Чеченской республики приказ Об утверждении Положения о порядке проведения аттестации и порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими...		Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского... В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в Пожвинском сельском поселении
	Отчет о работе Министерства экономического, территориального развития... ...		Правительства Чеченской Республики оглавление: I. Подготовка и принятие... «О регистре муниципальных нормативных правовых актов Чеченской Республики» (далее – Постановление №234) на глав муниципальных образований...
	1. Общие положения «О порядке обработки и защиты с персональными данными в Управлении административно-хозяйственного обеспечения деятельности Президента...		Памятка о привлечении к уголовной ответственности за получение и... Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Удмуртской Республики и урегулированию...

Инструкция по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики I. Общие положения

Похожие: