2.6. Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие хозяйственные, командировочные и представительские расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Выдача денег на хозяйственные нужды производится в пределах утвержденной сметы по заявлению работника, в котором указывается целевое назначение подотчетной суммы.
Размер выдачи денежных средств на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда в оба конца, суточных и расходов по найму жилого помещения.
О направлении работника в командировку отдел кадров издает приказ, на основании которого оформляется командировочное удостоверение, которое подтверждает факт нахождения работника в командировке и количество дней нахождения там.
Документы, оформляемые при направлении работника в командировку, и особенности их заполнения приведены в табл. 2.4.
Выдача наличных денег под отчет на командировочные и хозяйственные расходы производится из кассы предприятия и оформляется выпиской расходного кассового ордера.
В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет (форма №АО-1) об израсходованных суммах, который вместе с командировочным удостоверением и первичными документами, подтверждающими расходы (билеты, счета и др.), сдает в бухгалтерию.
После проверки бухгалтером авансового отчета, он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ командированному работнику возмещаются:
 расходы на проезд;
расходы по найму жилого помещения;
суточные расходы и др.
Таблица 2.4
Документы, оформляемые при направлении работника в командировку
Документы
|
Особенности заполнения
|
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9А). Форма № Т-9 используется, если в командировку направляется один сотрудник, а форма № Т-9А - если группа лиц.
|
Документы заполняют на основании служебного задания. В них указывают фамилию (фамилии) и инициалы командированного сотрудника (сотрудников), его должность или специальность, а также цель, время и место командировки
|
Командировочное удостоверение (форма №Т-10)
|
Документ предназначен для того, чтобы удостоверить время пребывания в командировке. При зарубежных командировках его оформляют только при поездке в страны СНГ, когда отметки о пересечении границы в загранпаспорте не проставляются. В остальных случаях срок пребывания в зарубежной командировке подтверждается отметками о пересечении границ в загранпаспорте
|
Служебное задание для направления в командировку и отчет об его выполнении (форма № Т-10а)
|
На основании служебного задания, утвержденного руководителем организации или уполномоченным на это лицом, издается приказ (распоряжение) о направлении в командировку. Вернувшись из командировки, работник составляет краткий отчет о выполненном задании и представляет документ в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (если оно было оформлено) и авансовым отчетом
|
продолжение таблицы 2.4
Документы
|
Особенности заполнения
|
Авансовый отчет (форма № АО—1)
|
В течение трех дней по возращению из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет. При зарубежной командировке отчет предоставляется в течение 10 дней. Одновременно с этим возвращается неиспользованная валюта. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы - билеты, счета за проживание и т.д. Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. К авансовому отчету по зарубежной командировке, если не оформлялось командировочное удостоверение, необходимо приложить ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы
|
Расходы на проживание включаются в себестоимость продукции, работ, услуг в размерах фактических затрат, подтвержденных первичными документами (счет гостиницы). При отсутствии таких документов затраты на эти цели возмещаются в сумме, которую утвердил руководитель организации.
Минимум, который нужно возместить сотруднику, составляет в настоящее время 12 рублей в сутки.
Суточные выплачиваются в размерах, утвержденных внутренними распорядительными документами организации (коллективным договором, Положением о командировках), и в бухгалтерском учете полностью относятся на счета учета затрат.
Для целей налогообложения прибыли суточные принимаются по нормам, утвержденным Правительством РФ.
Кроме командировок на территории РФ сотрудники организации могут быть командированы за рубеж.
Документальное оформление зарубежных командировок аналогично командировкам по России, кроме командировочного удостоверения. При загранкомандировках командировочное удостоверение заполняется только при поездке в страны СНГ, когда в паспорте не делают никаких отметок о пересечении границы.
При наличии валютного счета для оплаты командировочных расходов по загранкомандировкам организация может купить иностранную валюту в безналичном порядке через обслуживающий банк или приобрести через обменные пункты.
При этом купленная валюта пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка России на дату покупки и выдачи денег. А командировочные расходы отражаются в учете по курсу Центрального банка России на дату утверждения авансового отчета.
По возвращении из загранкомандировки в течение трех дней командируемое лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах и сдает неиспользованную сумму валюты в кассу организации.
К авансовому отчету прилагается копия загранпаспорта для подтверждения даты отъезда в командировку и даты возвращения из нее, а также документы, подтверждающие расходование валюты.
Командированному за рубеж сотруднику возмещаются расходы на проезд, проживание и суточные. При этом в целях бухгалтерского учета сумма командировочных расходов принимается в полном размере, а в целях налогового учета – нормируется. Суточные возмещаются в пределах норм, установленных Минфином России. Руководитель предприятия может установить и повышенный размер суточных, издав специальный приказ. В этом случае суточные, превышающие установленный норматив, включаются в доход работнику и подлежат налогообложению.
Хозяйственные расходы подтверждаются счетами, чеками магазинов и другими документами, удостоверяющими оплату подотчетным лицом канцелярских и других хозяйственных принадлежностей.
Если произведенные расходы документально не подтверждены, но предусмотрены в смете, составляется акт, в котором перечисляются произведенные расходы. Акт утверждается руководителем предприятия и в целях бухгалтерского учета, указанные в нем суммы включаются в себестоимость.
Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру.
Расходовать выданные под отчет суммы можно только по назначению. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу.
Для учета расчетных взаимоотношений с подотчетными лицами в Плане счетов предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет является активно-пассивным, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию по дебету или сумму невозмещенного перерасхода по кредиту счета. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные суммы под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, израсходованные согласно авансовым отчетам и сданные (неиспользованные) по приходным кассовым ордерам.
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами, получившими под отчет валюту, отражаются в инвалюте и ее рублевом эквиваленте на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».
При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражается в журнале-ордере № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий синтетический и аналитический учет с линейной формой записи. Это означает, что для каждой выданной под отчет суммы отводится в журнале-ордере только одна строка, по которой отражается: сумма, выданная под отчет, израсходованные суммы на основании авансового отчета, денежные средства, выданные в возмещение перерасхода, и сдача в кассу неиспользованных сумм.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет; авансовые отчеты на израсходованные суммы; приходные или расходные кассовые ордера – на расхождение в суммах полученных и израсходованных.
В таблице 2.5 приведена корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами.
Таблица 2.5
Журнал хозяйственных операций по учету расчетов
с подотчетными лицами
№
|
Содержание хозяйственных операций
| Основание |
Дебет
|
Кредит
|
1
|
Выдано под отчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы внутри страны
|
Расходный кассовый ордер
|
71
|
50
|
2
|
Списываются подотчетные суммы, израсходованные на приобретение товарно-материальных ценностей
|
Авансовый отчет
|
10,15
|
71
|
Продолжение таблицы 2.5
3
|
Списываются подотчетные суммы, израсходованные на приобретение основных средств
|
Авансовый отчет
|
08
|
71
|
4
|
Списываются хозяйственные расходы, услуги, оплаченные за счет подотчетных сумм
|
Авансовый отчет
|
60
|
71
|
5
|
Списываются подотчетные суммы, израсходованные на командировки внутри страны
|
Авансовый отчет
|
20,23,25,26
|
71
|
6
|
Отражается НДС по командировочным расходам
|
Авансовый отчет, счет - фактура
|
19
|
71
|
7
|
Возвращены в кассу неиспользованные подотчетные суммы
|
Приходный кассовый ордер
|
50.
|
71
|
8
|
Неиспользованная подотчетная сумма удержана из заработной платы
|
Ведомость, приказ, заявление работника
|
70
|
71
|
9
|
Выдано из кассы в возмещении перерасхода
|
Расходный кассовый ордер
|
71
|
50
|
|
