Учебное пособие для бакалавров по направлению подготовки 38. 03. 04. 62 " Государственное и муниципальное управление"

Практические советы: Всегда лучше стараться выполнить отчет по возможности во время аудита и не переносить его на самый поздний срок. Часто есть соблазн отл ожить составление отчета «на потом», надеясь, что будет больше времени, но, чаще всего, это не происходит, и последующий отчет может быть задержан, вследствие чего его эффективность и точность умень­шится. Как бы ни точны и полны были записи, они не заменят своевремен­ного отчета о ситуации, и никогда не стоит полагаться на память. Когда несоответствия выявлены в ходе аудита, важно, чтобы они были вовремя зафиксированы и согласованы со всеми заинтересованными сторонами. По­этому лучше всего выполнить эти отчеты немедленно или до заключитель­ного совещания. Любой письменный отчет, если это необходимо, может быть отложен, но только в самом крайнем случае. Придерживаясь порядка немедленной отчетности, можно достигнуть адекватности проверки, а быстрота и точность завершения корректирующих действий значительно увел ичиваются. Выполнение отчета Доложить об обнаруженных фактах Никаких случайностей Включить несоответствия Предоставить отчет Согласовать корректирующие воздействия и график их внедрения Согласовать дату для последующей проверки 44 Обнаруженные во время аудита факты должны быть представлены пись­менно в объективной форме; они не должны содержать ни мнений, ни инструк­ций, ни директив. При обнаружении недостатков системы или несоответствия запись должна показывать: время и место обнаружения; подробности несоответствия или недостатков системы; уровень несоответствия: что это - случайный факт или обычная практи­ка? ссылку на конкретное положение, требования которого не соблюдаются, и причины противоречия. При подготовке отчетов следует принимать во внимание следующие ас­пекты: отчеты должны быть фактическими и не должны быть использованы для выражения индивидуального мнения; они должны быть оформлены таким образом, чтобы быть понятными теми лицами, для которых они предназначены; отчеты должны быть точными, утверждения обоснованными, любые ссылки корректными; как сказано ранее, важно чтобы отчеты были завершены либо во время аудита, либо сразу после него для того, чтобы сохранить необходимые точность и степень воздействия; подробности, содержащиеся в отчете и особенно любые выявленные не­соответствия, должны быть согласованы со всеми заинтересованными сторона­ми; и последнее, но не менее важное - отчеты должны быть четко оформле­ны. Нет необходимости печатать их, но если они написаны от руки, то должны быть легко читаемыми. Хороший отчет по аудиту - это добавленная ценность. Он позволят пока­зать влияние несоответствий на такие цели предпринимательской деятельности, как: безопасность (потенциальные риски); удовлетворенность потребителей; качество продукции /услуги (уровень брака и связанные с ним расходы). Например: экология - вредные последствия для местных источников водоснабже­ния; затраты, связанные с несоответствием по качеству; наличие достоверной информации у персонала (например: отсутствие данных по продажам приводит к негативным последствиям при выпуске новой продукции). Рассмотрение несоответствий в контексте целей предпринимательской деятельности в целом и их воздействие на участников этой деятельности по­зволяет идентифицировать фактические и потенциальные последствия пробле­мы. 45 Если отчет по аудиту подготовлен по такой методологии, то он отразит все систематически возникающие недостатки проектирования или внедрения системы, методов измерения и исследования, а также постоянного улучшения. Отчетность Делайте ваши отчеты вовремя (по крайней мере фиксирование несоот­ветствий) Пишите отчеты, содержащие факты Делайте их легкими для понимания Главное - точность Согласовывайте отчеты со всеми сторонами Убедитесь, что они читаемы Аудиторский отчет Аудиторский отчет должен содержать определенную информацию об ау­дите и области проверки. Предлагается следующее содержание отчета: а) отчеты о несоответствиях Все, что выявлено в ходе аудита (включая и те, что были закрыты в ходе аудита); б) заполненные контрольные листы Они содержат различные соответствующие заметки, сделанные аудито­ром, которые послужат полезным руководством для дальнейшего аудита этого структурного подразделения или области; в) аудиторские заметки Включают любые дополнительные замечания, сделанные аудитором; г) предупреждение Не забудьте объявить, что аудит есть только «моментальный снимок» системы в данной области, и что о непроверенных подразделениях и функциях нельзя сказать, что они не имеют несоответствий; д) области, где найдены несоответствия Такими могут быть статья стандарта, процедуры или даже участок внутри структурного подразделения. Именно для подразделения полезно видеть, где системе требуется внимание; е) количество найденных несоответствий Они добавляются в случае, когда представляются отдельно от отчета. Не принято указывать количество для существенных и несущественных несоответ­ствий [ 3, 10, 13 ]. Другая информация может быть добавлена по желанию, этот перечень - только наше предложение. Ваша организация может иметь свою собственную систему выполнения отчета. Если нет, то вышесказанное может быть исполь­зовано как полезное руководство. 46 Отчеты о несоответствиях Стандарты ISO 9001-2000 требуют, чтобы результаты аудитов были задо­кументированы и доведены до сведения персонала, ответственного за область проверки. Дополнительно от руководящего состава, ответственного за эту об­ласть деятельности, требуется современное управленческие решение о необхо­димых корректирующих действиях. Существует потребность в особом методе регистрации каждого случая несоответствия. Пока не существует специальной формы, каждая организация создает подходящую для себя. Но к ней предъявляются определенные требова­ния: Подробный заголовок, позволяющий обращаться к любой детали ау­дита. Уникальный номер. Поле для аудитора, чтобы записать детали обнаруженного несоот­ветствия. Поле для проверяемого, чтобы записать корректирующее действие, которое надо предпринять, и предполагаемую дату его завершения. Поле для аудитора (или заменяющего его лица), чтобы подтвердить, что это действие произведено вовремя и было ли оно эффективным. Поле для руководства организации, чтобы записать их точку зрения на полученные данные, и указание на любые требуемые дальнейшие действия. Пример отчета о несоответствии приведен в табл. 3. Необходимо отметить: На каждый недостаток/несоответствие должен быть отдельный отчет. Отчет аудитора должен содержать три пункта: а) наблюдение, которое полно и точно детализирует то, что было увиде­но/найдено аудитором. Чтобы подтвердить его точность, это наблюдение должно быть удостоверено проверяемым; б) ссылка на статью стандарта и/или документы по качеству самой орга­низации; в) разъяснение требований статьи/документации, на которые делается ссылка. Несоответствие должно соотноситься только с одной статьей стандарта - самой подходящей. В некоторых случаях соотнесение может быть только с документацией самой организации. Необязательно употребление слова «Несоответствие». Можно исполь­зовать другие близкие по смыслу слова (например, «Недостаток», «Невыполне­ние»), но оно должно использоваться постоянно. Матричный анализ - это дополнительное средство, которое может по­мочь аудитору и руководителю аудиторской группы. После завершения аудита структурного подразделения или компании отчеты о несоответствии сводятся в матрицу. 47 Таблица 3 Примерный образец отчета о несоответствии Отчет о несоответствии Отдел Организация Процесс Продукция Номер: Дата: Процедура Ссылка на статью Аудитор: Проверяемый: Отчет аудитора: (несоответствие) Существ. Несущ. Подпись: Дата: Предлагаемые корректирующие действия: Предлагаемая дата завершения: Подпись: Дата: Анализ корректирующих действий: Подпись: Дата:

Похожие:

	Учебное пособие для бакалавров по направлению подготовки 38. 03.... Бианкина А. О, Казенков О. Ю., Орехов В. И., Орехова Т. Р., Яковлев С. С. Маркетинг территорий по направлению подготовки 38. 03....		Учебное пособие для бакалавров по направлению подготовки 38. 03. 01. 62 " Экономика" Бианкина О. А., Казенков О. Ю., Орехов В. И., Орехова Т. Р., Яковлев С. С. Страхование по направлению подготовки 38. 03. 01. 62 Экономика...
	Учебное пособие для бакалавров по направлению подготовки 38. 03.... Бианкина А. О., Казенков О. Ю.,Орехов В. И., Орехова Т. Р., Яковлев С. С. Налоги и налоговая система РФ по направлению подготовки...		Учебное пособие для бакалавров по направлению подготовки 38. 03.... «Экономика общественного сектора», «Микроэкономика». Материалы практикума показывают разнообразные сферы приложения ин­струментов...
	Учебное пособие санкт-петербург 2016 ббк 65. 23 О 36 О36 Управление... Управление затратами труда на предприятии. Для бакалавров по направлению «Управление государственными и частными предприятиями» всех...		Учебное пособие для студентов по направлению подготовки бакалавров 080200. 62 «Менеджмент» Учебное пособие предназначено для студентов, обучающихся по направлению подготовки бакалавров 080200. 62 «Менеджмент», по профилю...
	Программа государственной итоговой аттестации по направлению подготовки... Программа предназначена для студентов 6 курса, завершающих обучение по основной образовательной программе подготовки магистров по...		Методические рекомендации по подготовке и защите выпускных квалификационных... Вкр предназначены для студентов-бакалавров Уральского института – филиала ранхиГС, обучающихся по направлению подготовки 081100....
	Программа преддипломной практики рабочая программа для бакалавров,... Рабочая программа для бакалавров, обучающихся по направлению 081100. 62 «Государственное и муниципальное управление»		Программа производственной практики рабочая программа для бакалавров,... Рабочая программа для бакалавров, обучающихся по направлению 081100. 62 «Государственное и муниципальное управление»