Учебное пособие для бакалавров по направлению подготовки 38. 03. 04. 62 " Государственное и муниципальное управление"
Скачать 1.29 Mb.
|
| Практические советы: Всегда делайте записи (заметки) Не полагайтесь на память Всегда проверяйте соответствие Всегда проверяйте доказательства Одна из методик, которую следует использовать во время аудита, является следование аудиторской линии проверки (сквозной проверки). Это означает простое следование ходу работы, порядку работы и т. д. по всем направлениям, за которые отвечает проверяемое структурное подразделение или система. Следует сделать выборку ряда завершенных работ или находящихся еще в процессе выполнения и произвести проверку записей на каждом соответствующем этапе. Количество отобранных работ зависит от аудитора и от соответствующей функции, как правило, 4-5 работ будет достаточно. Аудиторская сквозная проверка Выберите один или несколько видов деятельности Следуйте им через весь отдел/участок Проверяйте учетные записи Задавайте вопросы Наблюдайте за системой Проверяйте записи Убедитесь в том, что то, что должно делаться, действительно делается Следуйте маршруту аудита Держите глаза открытыми Как правило, методика аудиторской сквозной проверки не должна использоваться изолированно. Важно помнить, чтобы сосредоточенность на отдельных работах и отдельных функциях не увела от общего наблюдения за деятельностью внутри структурного подразделения. Другими словами, одновременно с аудитом механического цеха и следующей за ним аудиторской сквозной проверкой какой-нибудь особой работы идет общее наблюдение за состоянием структурного подразделения и таких моментов, как определение несоответствия изделий и учет рабочих инструкций. Во время аудита важно для аудитора вести достаточно полные записи, не полагаясь на память. Записи, по возможности, должны включать ссылки на специальные процедуры, работы, объемы, виды работ, приказы, контракты и т. д. 31   - для того, чтобы при необходимости, можно было отследить и проверить отобранный образец. При возникновении проблемы, ее надо в дальнейшем обсудить с проверяемым и любым, кого это касается. Аудитор гарантирует проведение открытой и дружелюбной беседы, которая заканчивается всесторонним соглашением о том, что проблема действительно существует и что корректирующее действие необходимо или не нужно. В течение всей этой деятельности аудитор ищет доказательств соответствия или несоответствия с официальной системой. Доказательства можно получить путем наблюдений того, что в действительности происходит, т. е. оцениваются:
Практический совет: Аудитор не должен доверять тому, что ему говорят о том, как это произошло, а должен увидеть все в действии. Но это не значит, что аудитор - человек не верящий утверждениям проверяемого. Специфика его работы требует доказательств не на словах, а в действии. Такое умение приводит к качественному проведению аудита. Аудит представляет лишь «образец» какой-либо деятельности и системы, а цель аудитора - сделать образец как можно более представительным, чтобы деятельность по анализу и изучению процесса аудита была ценным вкладом в деятельность организации. 32
Индивидуальное планирование аудита Чтобы достичь хороших результатов от аудита, аудитор должен обладать хорошими знаниями объекта проверки и того, что для этого требуется. Вот почему для успешного выполнения аудита чрезвычайно важно планирование. Совсем не требуется чересчур углубляться в предмет аудита или готовить пространные контрольные листы, нужда в которых целиком зависит от аудитора и его подхода к аудиту. Достаточно сказать, что аудит не должен начинаться без подготовленной информации и достаточных знаний предмета. Планирование аудита нужно для того, чтобы связать исследовательский процесс с общей политикой и целями организации в области качества и показать затем как она планирует СМК. В частности, аудитор должен знать данную процедуру и, по мере продвижения по ней, ясно представлять весь порядок выполнения работы: в каких местах необходимо действие, а в каких следует выполнять проверки. Эти моменты необходимо знать для того, чтобы выполнить аудит адекватно и профессионально. Например: аудитор обязан хорошо представлять любую деятельность, как процесс со своим входом и выходом. Это позволяет установить четкие границы процесса, т. е. какая процедура является началом процесса, какой процедурой завершается процесс и кому, куда именно и в какой форме передается информация на выходе. В таком случае специалисты организации могут точно описать переходы от одного процесса к другому и установить взаимосвязь и взаимодействие процессов, а аудитор оценить и проверить эти процедуры, т. к. знает, что именно на переходах возникают несоответствия. Могут возникнуть и другие аспекты аудита, не являющиеся частью процедуры, но тем не менее такие же значимые. К ним могут относиться идентификация материалов и оборудования, их хранение, чистота производственных площадей и т. д. Аудитор в процессе планирования аудита может делать пометки по таким особым аспектом, но даже и без записей их тем не менее следует учесть на этапе планирования. Итак, на этапе планирования следует принять во внимание следующие моменты:
33  
Таким образом, при составлении плана аудитор обязан осуществить следующие действия: изучить область проверки; изучить вид деятельности; прочитать внутренние процедуры и рабочие инструкции; изучить схему организационной структуры проверяемого подразделения; составить контрольный лист/памятную записку; согласовать дату и сроки с ведущим аудитором; и владеть соответствующими знаниями. Знание процедур Понимание организационной структуры Знание обязанностей персонала Знание действий и проверок Знание путей поиска доказательств Знание своей схемы аудита Контрольные листы Контрольный лист может быть одним из самых полезных средств для аудитора, но только если он хорошо подготовлен и предназначен для той конкретной ситуации, где он будет использоваться. Цель контрольного листа - напомнить аудитору об информации, которую он должен получить и о том, что фактически должно быть проверено. Не надо использовать его только как вопросник для персонала, который проверяют и результаты ответа могут быть использованы для составления отчета. Один из способов подготовки контрольного листа - взять стандарт, процедуру или инструкцию, по которым вы проводите аудит, и перевернуть утверждение, сделав из них вопросы, например: Из вопроса «Аудиты выполняются специально обученными аудиторами?» получится «Каковы требования обучения для аудиторов» и т. д. Если аудит выполняется по стандартам ИСО, тогда пригодится использование подсказок, например: Контроль документации: Процедуры Чертежи Отчетность (записи) Обновление Выпуск и т. д. 34   Обычно вопросы могут напоминать аудитору об информации, которую нужно найти. Необходимо оставить место для того, чтобы аудитор имел возможность записать полученные ответы, подробные данные интервьюируемого лица, пункты, оборудование, документы и т. д., которые проверяются, все это должно быть также записано, как и любое относящееся к делу замечание. Иногда контрольные листы могут стать как бы записью аудита, дополняя любые негативные находки, которые могут быть внесены в отчет о несоответствии. Как таковые они увеличивают ценность аудита и обеспечивают полезные данные для последующих планирующихся визитов. Другое использование контрольного листа - помочь управлять временем. Аудитор должен уметь проследить за временем, потраченным на уже пройденные пункты, и поэтому может спланировать последующие шаги, чтобы завершить аудит своевременно (таблица 1). Если после систематического аудита структурного подразделения не были найдены несоответствия, то нет необходимости искать, лишь бы что-то было найдено. Только внесите слово «Согласен» в контрольный лист и подпишитесь. Контрольные листы Цель - памятка Подготавливаются с использованием местных процедур Должны использоваться для ответов на развернутые вопросы Могут быть включены дополнительные вопросы Являются «гибкими» документами Полезный «менеджер» времени Таблица 1 Пример контрольного листа
|
Похожие:
 | Бианкина А. О, Казенков О. Ю., Орехов В. И., Орехова Т. Р., Яковлев С. С. Маркетинг территорий по направлению подготовки 38. 03.... | | Бианкина О. А., Казенков О. Ю., Орехов В. И., Орехова Т. Р., Яковлев С. С. Страхование по направлению подготовки 38. 03. 01. 62 Экономика... |
| Бианкина А. О., Казенков О. Ю.,Орехов В. И., Орехова Т. Р., Яковлев С. С. Налоги и налоговая система РФ по направлению подготовки... | | «Экономика общественного сектора», «Микроэкономика». Материалы практикума показывают разнообразные сферы приложения инструментов... |
| Управление затратами труда на предприятии. Для бакалавров по направлению «Управление государственными и частными предприятиями» всех... |  | Учебное пособие предназначено для студентов, обучающихся по направлению подготовки бакалавров 080200. 62 «Менеджмент», по профилю... |
| Программа предназначена для студентов 6 курса, завершающих обучение по основной образовательной программе подготовки магистров по... | | Вкр предназначены для студентов-бакалавров Уральского института – филиала ранхиГС, обучающихся по направлению подготовки 081100.... |
| Рабочая программа для бакалавров, обучающихся по направлению 081100. 62 «Государственное и муниципальное управление» | | Рабочая программа для бакалавров, обучающихся по направлению 081100. 62 «Государственное и муниципальное управление» |