Ошибка!
Рис. 5. Качества аудитора
К этому следует добавить хорошую систему проведения аудита. Желательными элементами такой системы являются:
заблаговременно документированная программа аудита - достаточно гибкая и совместимая с человеко-часами, имеющимися в распоряжении для работы по проведению аудита и наблюдению за корректирующими действиями (рис. 6) [ 1 ];
отчет с записью сроков аудита, сути исследования интервьюируемых и результатов наблюдений;
планы/контрольные листы, составленные в помощь аудитору для систематизации его исследований;
политика фирмы, заключающаяся в том, чтобы во время аудита присутствовал компетентный руководитель (технический эксперт);
система контроля выпуска и прохождения отчетов по несоответствиям для обеспечения быстрых ответов от компетентного руководителя;
18
формализованная и строгая процедура, применяемая при не выполнении корректирующих действий, о чем докладывается соответственно в более высокие инстанции до тех пор, пока вопрос не будет так или иначе решен;
процедура организации в проведении своевременных контрольных посещений для подтверждения выполнения согласованных действий и их эффективности;
отчеты аудитов, представленные и рассмотренные высшим руководством.
Рис. 6. Подход к аудиту
Аудит следует проводить в виде беседы, а не как перекрестный допрос или по типу «вопрос-ответ». Если возможно, то вопросы по системе и соответствующим процедурам лучше естественно вводить в общий разговор. В таком случае проверяемый не почувствует, что ему что-то угрожает, и будет отвечать в открытой дружелюбной манере. Аудитор должен следить за построением своих вопросов, которые бы не требовали однозначных ответов типа «да» или «нет», а лучше всего - требовали объяснений. Вопросы не должны подводить проверяемого к определенному ответу или быть наводящими.
Предположим, мы пытаемся узнать о том, кто обычно подписывает данный документ: проверяемый или работник из его отдела. Мы могли бы задать вопрос таким образом: «Это ведь вы подписываете этот документ каждый раз, не так ли?». И неизменно на этот вопрос ответят: «Да». С другой стороны, можно сказать: «Согласно процедуре этот документ всегда должен быть подписан. Действительно ли это так существенно или бывает так, когда вы считаете, что подписывать этот документ не так уж необходимо?». Ответом на это вполне может быть следующее: «Нет, я всегда сам подписываю его», или «Я считаю пустой тратой времени подписывать его, поскольку мне это ничего не дает». Такой подход автоматически подводит вас к разговору, касающемуся документа, который, в свою очередь, может привести к изменению в процедуре, исклю
19
чив тем самым необходимость подписания документа, или к соглашению с проверяемым о том, что он должен подписывать его каждый раз.
Это один из примеров, а каждый из аудиторов применяет собственную методику опроса, но в самом деле, есть различие в подходе, при котором говорят проверяемому: «Вы всегда так работаете?» и подходом, где звучит: «Объясните мне, как выполняется работа и Ваш подход к ней».
Также важно при беседе использовать следующие вопросы, которые помогают аудитору получить необходимую информацию:
Как?
Почему?
Где?
Когда?
Кто?
Что?
Покажите мне.
Во время аудита качества аудитор проверяет «систему» и «людей». Проверяя «людей», аудитор должен оценить их путем опроса, как точно они следуют документированным процедурам, насколько каждый участник процесса представляет, как, в какой мере его работа влияет на конечное качество продукции (услуги), и знает свое место и роль в бизнес-процессе.
Одновременно аудитор должен оценить, как выполняются в настоящий момент в организации, в подразделении процессы и как ими управляют с учетом требований СМК? А также что, и как организация в целом и ее структурные подразделения и отдельные исполнители делают для реализации политики в области качества?
Подход аудитора к опросу во время аудита у проверяющего неизбежно должен будет меняться в зависимости от особого отношения проверяемого и его образа мыслей. Некоторые проверяемые доброжелательны и готовы оказать помощь и с ними легко вести дело. Они относятся к людям, которые понимают, что представляет собой система, и знают, что она нужна для блага фирмы и, в конечном итоге, для них самих. С другой стороны, аудитор может столкнуться с такими лицами (зачастую при внутренних аудитах), которые не верят в систему, думают, что она - это пустая трата времени. Для таких людей потребуется все искусство аудитора, который, по возможности, должен достигнуть не только позитивного результата от аудита, но также добиться результата и убедить проверяемого в ценности системы.
20
Подход
Объясните цель аудита
Общайтесь - расположите к себе проверяемого
' Не задавайте прямых вопросов
Не задавайте наводящих вопросов
Не задавайте утверждающих во-
просов
Методика опроса
Будьте дружелюбными Будьте дипломатичными
К аудиту надо подходить с позитивной точки зрения, и многое зависит от принятия правильного подхода к аудиту, поэтому важно поработать над ним с целью достижения наилучших результатов.
21
РУКОВОДСТВО АУДИТОМ
Проверка выполняется по различным причинам:
Новый поставщик.
Ежегодная/периодическая проверка поставщиков.
Требование контракта.
Потенциальный прирост в объемах заказов поставщика.
Несоответствие поставляемых продукции/услуг.
Для регистрации о соответствии определенному стандарту и т. д.
Но независимо от причины, эти проверки стоят денег.
Деятельность по проведению проверок является дорогостоящей операцией с точки зрения времени и человеческого фактора: она требует планирования, выполнения и отчетности, Кроме того, последующие действия могут потребовать привлечения аудитора и проверяемого. Само проведение аудита может помешать производственному процессу, т.к. аудитор отвлекает работающих своими вопросами, а вводное и заключительное совещания отнимают ценное время, необходимое для руководства.
Поэтому очень важно провести проверку должным образом от начала до конца (рис. 7) [ 1, 3 ].
Существует ряд этапов, требующих выполнения:
Сбор информации.
Подготовка - может включать аудит адекватности (проверку документации).
Вводное (установочное) совещание.
Аудит/проверка.
Заключительное совещание.
Каждый из этих этапов далее рассматривается отдельно.
Сбор и проверка информации
Прежде чем приступить к сбору всей необходимой информации, которая потребуется для проверки, аудитору следует определить для себя следующее:
Причина аудита.
Объем аудита.
Расписание (план-график) аудита.
После определения всего вышеназванного можно начать сбор информации, гарантирующей эффективность аудита.
Следует определить следующие моменты о проверяемой организации:
Географии
по отношению к
^ Рабочей силе
^ Продукции/Услугам
22
г
Рис. 7. Этапы аудита
23
Существующие одобрения, полученные от 2-ой или 3-ей стороны.
Осознание персоналом организации своей способности отвечать особым требованиям по качеству, которых от них ожидают.
Возможность заблаговременного предоставления Руководства по качеству для осуществления аудита на адекватность. Если это невозможно, то должна быть другая возможность подтвердить адекватность в начале проверки и спланировать работу, в результате которой будут собраны объективные доказательства на соответствие.
Все вышеприведенное может быть выяснено по телефону, письмом, анкетой (вопросником), в ознакомительном визите или любым способом общения. Возможно сочетание нескольких способов сразу.
Подготовка
После сборов всей необходимой информации наступает момент подготовки к аудиту - это ответственность руководителя группы аудиторов. Должны быть выполнены следующие работы:
Определение объема работы и требуемого для него времени - объем и сложность аудита повлияют на эти параметры, но помните, что проведение аудитов стоит денег, поэтому старайтесь не растягивать их по времени.
Подбор людей в группу осуществляется с учетом следующего:
а. Профессиональные знания и компетентность;
б. Продвижение по службе и предыдущий опыт;
в. Потребность в обучении;
г. Совместимость (способность работать в группе);
д. Приемлемость для проверяемой организации.
Установление даты, приемлемой для проверяемого и аудиторов, и заблаговременное извещение их об этом.
Извещение членов группы о следующем:
а. Область аудита;
б. Цели;
в. Методы;
г. Обеспечение (транспорт, проживание, питание и т. д.);
д. Персональные задачи и план-график для каждого аудитора.
Убедиться в полной готовности группы для решения перечисленных требований.
Получить в свое распоряжение всю необходимую документацию для анализа. Он может включать проведение аудита на адекватность.
Проинформировать проверяемого о необходимости вводного совещания, назначении сопровождающих лиц и наблюдателей.
24
 
Вводное совещание
Когда группа полностью готова к проведению аудита, начальным этапом работы является вводное совещание, на котором ведущий аудитор группы в качестве председателя собрания:
Представляет группу.
Подтверждает причину проведения аудита и его область (вовлеченные структурные подразделения, виды деятельности, детали и глубину аудита). Последнее должно быть заблаговременно представлено в письменной форме
Подтверждает требования стандарта, используемого в качестве основы для аудита.
Детализирует: что, кто и когда будет выполнять.
Дает пояснение по несогласованности или несоответствию, способах отчетности по ним и классификации.
Согласовывает статус системы документации предприятия, проверяемой в процессе аудита.
Удостоверяется в назначении сопровождающих лиц и инструктирует
их.
Сообщает о сроках совместных встреч группы, в том числе детали встреч с участием представителей проверяемой организации.
Проверяет степень осведомленности персонала проверяемого предприятия о проведении аудита.
Подтверждает информацию об обеспечении (офис, питание, т. д.)
Договаривается, при необходимости, о предоставлении плана предприятия или организует деловую поездку для членов группы.
Объясняет необходимость заключительного совещания, его детали, дату и цель.
Отвечает на вопросы, касающиеся аудита.
Практические советы:
Ведущий аудитор группы председательствует на собрании и должен управлять им. Это необходимо делать вежливо, тактично и дипломатично.
Совместные встречи должны проводиться в обеденное время или после работы с целью эффективного использования рабочего времени.
После вводного совещания группа собирается для личной встречи, чтобы обсудить программу проведения аудита и получить последний инструктаж от руководителя группы.
Проверка
В зависимости от того, было ли получено Руководство по качеству от проверяемой организации до начала аудита или нет, один аудитор из группы
25
проводит аудит на адекватность, а другие члены группы приступят к аудиту на соответствие.
Члены группы должны помнить, что все отчеты о несоответствиях должны быть:
Ясными и краткими.
Основанными на объективном и обоснованном доказательстве.
Со ссылками на соответствующее требование/стандарт.
Руководитель группы несет ответственность за:
Обеспечение полноты проведения аудита.
Гарантию того, чтобы несоответствия базировались на объективных и обоснованных фактах.
Ясность и сжатость отчетов о несоответствиях.
Регулярность проведения совместных заседаний.
Плановое проведение аудита, включая, при необходимости, перераспределение ресурсов.
Своевременное информирование представителей проверяемого предприятия о любых существенных несоответствиях, учитывая дальнейшие последствия.
Заключительное совещание
Как правило, заключительное совещание проводится в конце аудита, но также оно может состояться в результате обнаружения существенного несоответствия. На нем присутствуют все те, кто был на вводном совещании.
Подготовка
Перед итоговым собранием группа встречается для:
Выступления каждого члена группы аудиторов со своими собственными полученными данными.
Совместной оценки и проверки выводов.
Подтверждения категории несоответствий.
Определение последующих действий, как результата всего обнаруженного.
Разработки проекта итогового отчета.
Итоговое совещание
Итоговое совещание проводится под председательством ведущего аудитора группы для согласования сроков завершения корректирующих действий, а также определения любых действий по надзору.
В повестку совещания должно быть включено следующее:
Благодарность проверяемым и их организации за оказанную помощь .
Краткое заключение по объему аудита.
Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.
26
Повторное представление группы аудиторов.
Заявление о том, что отчет будет составлен только по несоответствиям, а не по тем аспектам, которые соответствуют требованиям. В связи с этим следует сказать, что не все несоответствия были выявлены.
Просьба о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец собрания.
Сообщение каждого члена группы по его области аудита, только факты.
Подведение общи х итогов и заключение, которое ведущий аудитор будет рекомендовать своей собственной фирме.
Приглашение представителей проверяемого предприятия принять участие в обсуждении любых специфичных вопросов.
Согласование сроков окончания корректирующих действий.
Объяснение, где это применимо, действий по надзору за системой.
Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (иногда это бывает необходимо) - за ним должна незамедлительно последовать печатная копия.
Примечание:
Итоговый отчет представляет собой изложение фактов, в основу которых положены несоответствия, подкрепленные объективными доказательствами.
Такими объективными доказательствами могут быть, например:
объективное различие между руководством по качеству и соответствующими процедурами;
очевидные различия между документированными процедурами и применяемой практикой;
отсутствие подтверждение того, что все элементы стандарта нашли отражение в документации и практической деятельности;
отсутствие данных о том, что различные элементы системы постоянно применяются;
также при итоговой оценке процесса аудита принимается во внимание характер несоответствий, чтобы выявить наличие таких систематических недочетов, как:
недостаточная подготовка персонала;
плохое взаимодействие;
нарушение технологической дисциплины;
недоступность информации;
недостаток ресурсов;
ограниченные возможности оборудования и др.
Следует четко знать ожидаемый результат каждого обнаруженного несоответствия, чтобы правильно выбрать корректирующее действие.
Последней задачей для руководителя группы является подготовка отчета для своей организации, содержащего дополнительную субъективную информа
27
цию, которая может оказать помощь в действиях после аудита и для последующих аудитов.
Этот отчет конфиденциален.
Последующие действия (контроль исполнения)
После истечения согласованного срока ведущему аудитору группы следует сделать надзорный («отслеживающий») визит, чтобы проверить: исполнение корректирующего действия; убедиться, что оно оказалось эффективным и останется таким же в будущем; что оно было надлежащим образом документировано и доведено до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответствующим образом подписан.
Никакой аудит не может считаться законченным, а тем более эффективным, если не были выполнены эти указанные действия с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита договориться по поводу соответствующих корректирующих действий. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий (рис. 8) [ 17 ].
Рис.8. Этапы проверки выполнения корректирующих действий по истечении согласованных сроков [ 17 ]
По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор (или назначенное им заменяющее лицо) должен убедиться, что эти действия выполнены, а если это не произошло, он должен выяснить причину невыполнения и обговорить способ ускорения их выполнения. Но еще более важно убе
28
диться в правильности этого выполненного действия, чтобы в будущем под его влиянием система стала более эффективной и работоспособной на практике. Этот момент очень трудно проверить с большой точностью, но практически показывает, что персонал испытавший на себе эти корректирующие действия, будет точно знать, стала их работа легче или, наоборот, тяжелее в результате этого действия, а также то, необходимо ли вообще это действие
Итак, одной из задач ведущего аудитора группы является выполнение надзорного контрольного аудита после истечения согласованного срока проверки выполнения эффективного корректирующего действия; если это по каким-то причинам не сделано, ведущий аудитор должен привлечь внимание высшего руководства к этому факту.
До тех пор, пока не будет проведен надзорный аудит и не апробированы на эффективность корректирующие действия, вся работа по аудиту может представлять собой не более чем пустую трату денег и времени.
Выводы
В то время как общие принципы проведения аудита относятся ко всем видам аудита, аудит второй и третьей стороной потребует от аудитора демонстрации всех своих качеств в более напряженной и стрессовой обстановке. Он является более официальным, и аудитору следует помнить, что он представляет свою организацию и поэтому должен проявить себя профессионально со всех сторон, как своим внешним видом, так и действиями.
О вашей организации будут судить по качеству вашей собственной работы.
29
ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА
Проведение аудита является неотъемлемой частью любой хорошей системы качества. Оно обеспечивает на регулярной основе гарантию адекватной работы этих систем и их понимание со стороны вовлеченного персонала. Проведение аудита также обеспечивает средство обратной связи, с помощью которой можно определить усовершенствования в системе качества и выполнить их. Тогда проведение аудита можно назвать деятельностью по сбору информации, необходимой для оценки улучшающих или корректирующих действий.
Суть аудита - процесс сбора информации. Методы сбора информации включают:
беседы;
наблюдение за деятельностью;
анализ документации;
отчеты предыдущих аудитов.
После выяснения обстановки, аудитор знает, что надо делать и понимает соответствующие процедуры и системы. Очень просто посредством проверки удостовериться в том, что действительно происходит то, что ожидалось. Это достигается путем проверки соответствующей отчетности или во время наблюдения за системой в действии.
Уже обсуждалось, как вести опрос проверяемого, но следует помнить, что нужно извлечь максимум точной информации. Проверка записей или наблюдение за системой в действии будет зависеть от вида работы, выполняемой тем или иным отделом. Существует, конечно, значительная разница между проведением аудита отдела сбыта и механического цеха или отдела главного конструктора. Но один основополагающий принцип аудита остается тем же самым, то есть важно убедиться в том, что если что-то запланировано, то оно обязательно и должно быть выполнено.
Аудит предоставляет возможность для каждого изложить свою точку зрения. Слушайте с доброжелательным вниманием, обычно каждый человек на своем рабочем месте - профессионал. Из мнений формируется полезная отправная точка для аудиторского исследования, но важно помнить - аудит должен быть объективен. Следует определить факты, устного утверждения недостаточно.
Аудиторские наблюдения по своей природе служат индикатором отклонения от планируемых мероприятий по контролю. Если в системах управления имеются какие-либо недостатки, то их надо разъяснить в аудиторском отчете и соответствующем разделе цитируемого стандарта системы. Необходимо очень точно записать несоответствия системам, подсчитать и указать соответствующие ссылки. Следует позволить присутствующим прочитать зафиксированные наблюдения. Это поможет продолжить общение и предупредит возникновение подозрений.
30
 
|
