8.1. Командировочные расходы
Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам.
Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. Если у работника постоянная работа протекает в пути или имеет разъездной характер, то такие разъезды командировками не признаются (например, курьер).
При убытии сотрудников предприятия в командировки, затраты по которым подлежат отнесению на выполняемые работы, необходимо оформлять документы, подтверждающие законность отнесения этих затрат.
Первичные документы, которыми следует оформлять командировку, утверждены постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Среди них утверждены следующие формы:
N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
N Т-10 "Командировочное удостоверение";
N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".
Приказы о направлении работника или работников в командировку заполняются работником кадровой службы и подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом.
Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время приезда в пункт назначения и время отъезда из него).
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Возвратившись из командировки, работник составляет авансовый отчет. К нему прикладывает документы, подтверждающие произведенные расходы.
По тексту всех документов должны быть указаны реквизиты работы, подтверждающие проведение командировки в интересах производимых работ.
Основным нормативным документом, определяющим порядок направления сотрудников в командировки по России, является Инструкция Минфина СССР, Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам, ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", которая издана на основании постановления Совмина СССР от 18 марта 1988 г. N 351 (далее - Инструкция о служебных командировках).
Несмотря на давность, в настоящее время Инструкция о служебных командировках продолжает действовать, но только в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.
В организации регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие, ведется в специальных журналах по формам согласно приложениям 2 и 3 к Инструкции о служебных командировках.
В приказах по формам Т-9 и Т-9а помимо места командировки в обязательном порядке должен быть указан шифр темы, номер и дата государственного контракта и номер заказа, если сотрудники направляются в командировку для выполнения работ по гособоронзаказу.
Помимо приказа оформляется служебное задание на командировку, в котором руководителем темы указывается перечень работ, подлежащих выполнению в ходе командировки.
По прибытии из командировки командируемый обязан оформить отчет о выполнении задания.
Оформление перечисленных документов позволяет четко разделять источники отнесения затрат на командировки, в зависимости от цели командировки.
Расходы на служебные командировки основного производственного персонала, связанные с выполнением работ по гособоронзаказу относят непосредственно на затраты по темам.
В составе расходов на командировки учитывают оплату суточных денег, найма жилого помещения, стоимости проезда к месту командировки и обратно согласно действующему законодательству.
Выдача наличных денег под отчет на командировки производится по приказу руководителя предприятия и оформляется в порядке, предусмотренном Порядком ведения кассовых операций.
Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждому авансовому отчету.
Нормы возмещения расходов, связанных с командировкой, работников бюджетных учреждений регламентируются постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" (далее - Постановление о размерах возмещения расходов).
Командированному работнику оплачиваются:
1. Расходы по проезду к месту командировки и обратно (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на пользование постельными принадлежностями) - оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не выше стоимости проезда.
Нормы для организаций финансируемых за счет средств федерального бюджета:
железнодорожный транспорт - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
водный транспорт - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
воздушный транспорт - в салоне экономического класса;
автомобильный транспорт - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
Если работником не предоставлены проездные документы, подтверждающие произведенные расходы, то организация погашает затраты работника в размере минимальной стоимости проезда:
железнодорожный транспорт - плацкартный вагон пассажирского поезда;
водный транспорт - каюта Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
автомобильный транспорт - автобус общего типа.
2. Расходы по найму жилого помещения.
для организаций, осуществляющих коммерческую деятельность, - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами;
для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии подтверждающих расходы документов - в размере 12 руб. в сутки);
3. Оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке (постановление о размерах возмещения расходов).
Указанная норма распространяется на организации, финансируемые за счет средств федерального бюджета, а также на организации, осуществляющие предпринимательскую деятельность, но только для целей исчисления налога на прибыль.
4. Другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).
Руководители организаций, осуществляющих предпринимательскую деятельность, в порядке исключения, могут разрешить производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм (например, оплата суточных по приказу руководителя организации может быть установлена в размере 500 руб. в сутки).
Следует при этом отметить, что командировочные расходы, которые выплачиваются сверх установленных норм, включаются в доход работников и подлежат обложению НДФЛ.
Размер аванса, который выдается под отчет работнику, рассчитывается следующим образом:
┌──────────────┬───────────┬───────────────┬────────────┬───────────────┐
│Предполагаемая│ │Предполагаемая │ │Предполагаемая │
│сумма расходов│ │сумма расходов│ │сумма прочих │
│на проезд │ + │по найму жилого│ + │расходов │
│ │ │помещения │ │ │
├──────────────┼───────────┼───────────────┼────────────┼───────────────┤
│Предполагаемая│ │ │ │ │
│сумма на оп-│ + │ Суточные │ = │Сумма команди-│
│лату труда │ │ │ │ровочных │
└──────────────┴───────────┴───────────────┴────────────┴───────────────┘
Пример
Сотрудник вернулся из командировки и составил авансовый отчет. Согласно авансовому отчету его расходы составили:
- по проезду к месту командировки и обратно - 5000 руб.;
- по оплате жилого помещения - 3000 руб.;
- суточные - 500 руб.
Расходы произведены за счет средств от предпринимательской деятельности.
Бухгалтер должен сделать следующие записи:
┌──────────────────────┬───────────────────────┬─────────────────────────┬─────────────────────────┐
│ Операция │ Дебет │ Кредит │ Сумма │
├──────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Учтены суточные │240101211 "Расходы по│220801660 "Уменьшение│500 руб. │
│ │оплате труда" │дебиторской задолженности│ │
│ │ │подотчетных лиц по оплате│ │
│ │ │труда" │ │
├──────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Отражены расходы по│240101222 "Расходы на│220803660 "Уменьшение│5000 руб. │
│оплате транспортных│транспортные услуги" │дебиторской задолженности│ │
│услуг │ │подотчетных лиц по оплате│ │
│ │ │транспортных услуг" │ │
├──────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Отражены расходы по│240101226 "Расходы на│220807660 "Уменьшение│3000 руб. │
│найму жилья │прочие услуги" │дебиторской задолженности│ │
│ │ │подотчетных лиц по оплате│ │
│ │ │прочих услуг" │ │
└──────────────────────┴───────────────────────┴─────────────────────────┴─────────────────────────┘
Согласно приказу Минфина от 10 декабря 2004 г. N 114н "Об утверждении указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации" (в ред. приказа Минфина от 14.09.2005 N 115н) суточные при служебных командировках отражаются в подстатье 212 "Прочие выплаты", которая входит в статью 210 "Оплата труда и начисления на оплату труда".
Статья 210 включает в себя следующие подстатьи:
211 "Заработная плата";
212 "Прочие выплаты";
213 "Начисления на оплату труда".
При этом План счетов бюджетного учета, утвержденный приказом Минфина от 26 августа 2004 г. N 70н (далее - План счетов) предусматривает лишь такие аналитические счета:
240101210 "Расходы по оплате и начисления на выплаты по оплате труда";
240101211 "Расходы на оплату труда";
240101212 "Расходы на начисления на выплаты по оплате труда учреждения".
Таким образом, в Плане счетов отсутствует аналитический счет, на котором должны отражаться расходы по статье 212 "Прочие выплаты". Поэтому расходы, которые относятся к данной статье, следует отражать на счете 2040101211 "Расходы по оплате труда".
Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути. Если работник уезжает до 24 часов включительно, то за этот день ему нужно выплатить суточные. Также определяется и день приезда, при этом должно учитываться время необходимое, чтобы добраться до станции или аэропорта.
Общий срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени в пути. Следует обратить внимание на то, что если в командировке работник заболеет, то ему выплачиваются суточные за все время нетрудоспособности, в таком случае работник обязан предъявить в бухгалтерию медицинскую справку или больничный лист.
Прежде чем работник отправится в командировку, необходимо оформить документы и выдать аванс. Согласно пункту 2 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР" работнику выдается командировочное удостоверение (кроме случаев однодневной командировки).
Порядок документооборота для целей бухгалтерского учета регламентируется Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Первичные документы, которыми следует оформлять командировку, утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
При оформлении командировки организация обязана применять именно эти формы.
Работник, вернувшись из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе за период поездки, согласовывает с руководителем и предоставляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. К авансовому отчету необходимо приложить документы, которые подтверждают расходы и характер командировки:
проездные билеты;
счета за проживание;
командировочное удостоверение, если оно составляется;
отчет о выполнении служебного задания;
документы, подтверждающие расходы во время командировки.
Кроме всех вышеперечисленных расходов работнику могут возмещаться и другие затраты, понесенные в командировке. Например, оплата услуг связи. Ведь очень часто работникам приходится связываться с предприятием, чтобы обсудить производственные проблемы. Такие переговоры могут вестись как по телефону из гостиницы, за которые будет выставлен счет, так и с мобильного телефона.
В соответствии с требованиями подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на телефонные услуги, оплата услуг связи (спутниковая связь, электронная почта, Интернет и др. аналогичные системы). Указанные расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждены. Для того чтобы услуги связи были включены в расходы, командированный работник должен предоставить следующие документы:
счет телефонной станции (или счет гостиницы за телефон (счет оператора телефонной связи);
расшифровку АТС с указанием номеров вызываемых абонентов;
заявление работника о возмещении расходов на услуги связи, произведенные во время командировки, с указанием номеров абонентов, отношения с которыми носят производственный характер, и суммы расходов.
Для указанных операций Планом счетов предусмотрены следующие аналитические счета:
220802000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи";
220802560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи";
220802660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи".
Во время служебных командировок иногда приходится вести переговоры в неофициальной обстановке (кафе, ресторане). В связи с этим возникают дополнительные расходы.
Можно ли данные расходы квалифицировать в качестве представительских и принять их для целей налогообложения прибыли?
В соответствии с требованиями подпункта 22 пункта 1 и пункта 2 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, а именно:
проведение официального приема;
транспортное обеспечение к месту проведения мероприятия и обратно;
буфетное обслуживание во время переговоров;
оплата услуг переводчиков, которые не состоят в штате налогоплательщика.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний.
Представительские расходы, осуществленные во время командировки, могут быть учтены при расчете налогооблагаемой прибыли, так как место проведения мероприятия не имеет значения. Представительские расходы являются нормируемыми.
Представительские расходы, как и другие затраты должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными. В качестве первичных документов могут использоваться:
счета и чеки ККМ из ресторанов и кафе;
акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков;
транспортные билеты;
накладные, товарные чеки и чеки ККМ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания.
Для экономической обоснованности в первичных документах должны быть указаны:
дата и место проведения деловой встречи (приема);
приглашенные лица;
участники со стороны организации;
конкретное назначение расходов;
величина расходов.
При наличии объяснительной записки или акта командированного сотрудника с указанием всех вышеперечисленных данных представительские расходы могут считаться экономически обоснованными. НДС в данном случае принимается к вычету в общеустановленном порядке, то есть при наличии счета-фактуры, но в пределах норм, установленных для расчетов по налогу на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Выплаты, связанные с возмещением расходов, налогом на доходы физических лиц и ЕСН не облагаются. Налогообложению также не подлежат и сверхнормативные расходы, так как нормы установлены только для налога на прибыль.
Для указанных операций Планом счетов предусмотрены следующие аналитические счета:
220811000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов";
220811560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов";
220811660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов".
|
