3.Занятие № 2
3.1.УЧЕТ КАДРОВ
Модуль разработан для руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу и предназначен для всей оперативной и учетной работы с персоналом организации. Модуль позволяет вести справочную работу, а также предусматривает подготовку различных статистических данных. Поддерживает ведение документооборота (приказы по персоналу, прочие приказы, служебные записки, инструкции и т.п. управления персоналм) с функцией полного автоматического формирования текста по персоналиям как результата конкретного действия с данными по работнику. Информация по кадрам хранится сколь угодно долго и доступна по всем расформированным организациям, подразделениям, уволенному персоналу.
АРМ работника отдела кадров предназначено для решения следующих задач:
ведение личных карточек на сотрудников с фотографиями; дополнительный ввод данных о персонале в форматах, принятых ПФР и ГНС РФ (на основе адресных данных ГНС, поставляемых вместе с системой).
оформление сотрудников на работу;
учет перемещений и замещений;
оформление увольнения сотрудников;
оформление отпусков, больничных и командировок;
учет поощрений и взысканий. Учет социальной помощи и страховых услуг, предоставленных работникам.
ведение архива приказов по различным кадровым операциям;
учет получения и выдачи трудовых книжек;
ввод произвольной информации по сотрудникам, а так же возможность осуществлять структурированный поиск по данной информации;
учет информации по кандидатам к приему на работу;
учет результатов проведения различных аттестаций. Возможность формирования аттестационных списков по различным критериям.
формирование и работа с кадровым резервом
формирование различных отчетных документов в вышестоящие организации в формате, утвержденном Госкомстатом ГНС и ПФР.
Помимо готовых отчетов, менеджер по персоналу может создавать произвольные списки, осуществлять выборки по запросу, задавать порядок представления подразделений, сотрудников и т.п.
БОСС-Кадровик предоставляет уникальные возможности по получению инспектором отдела кадров ответов практически на любой вопрос, который он может произвольно сформировать. Система автоматически оттранслирует его запрос к БД и выдаст ответ в табличном виде, который может быть дополнительно отфильтрован по любым критериям, отправлен в Microsoft Word, Microsoft Excel и распечатан.
3.1.1.Доступ к персоналу фирмы
Рассмотрим основные способы доступа к персоналу при работе с ПС БОСС – Кадровик. Возможен доступ к рабочей информации актуальной на текущую дату:
Доступ по «структурному дереву».
Доступ по вложенной структуре.
Доступ к общему списку работающих на фирме.
Доступ к консолидированной информации по персоналу компании, в целом.
Доступ к архивной информации:
Доступ к общему списку уволенных сотрудников фирмы.
Фактическое штатное расписание на указанную дату.
Общий список работающих на указанную дату.
Доступ к консолидированной информации по персоналу компании в целом.
Консолидированный доступ к персоналу по существующей структуре.
Консолидированный доступ к персоналу по расформированной структуре.
Доступ к общему списку ФИО.
3.1.2.Прием на работу (по ШР или без связи со ШР)
Вызов: Осуществить доступ к списку персонала любым способом (установить курсор в список сотрудников - <ins> или «Новая запись»)
В ходе приема на работу происходит заполнение двух диалогов редактирования.
ФИО - В это поле необходимо внести фамилию человека принимаемого на работу путем выбора его фамилии из общего списка ФИО. Если необходимой фамилии нет, то ее надо добавить в список непосредственно в момент приема на работу
Таб. № - табельный номер - уникальный для каждого факта приема сотрудника на работу.
Дата приема - в поле дата приема укажите реальную дату приема сотрудника в организации, обычно в этом поле по умолчанию подставляется текущая дата. Во втором диалоге редактирования будет возможность указать дату назначения. В системе эти две даты различаются.
Система оплаты - при заполнении поля используется информация, введенная в справочник "Системы оплаты"
Статус - при заполнении этого поля используется информация, содержащаяся в справочнике "Типы работы (статусы работников)" При выборе статуса приема Вы однозначно указываете, будет ли это назначение связанно с должностями ШР или не будет. Все лица, принимаемые на работу по ШР, принимаются на конкретную ставку ШР, уменьшая количество вакансий на величину ставки (ставка может быть и дробной).
Режим работы - при заполнении поля используется информация справочника "Режимы работы". Указанный режим работы будет считаться основным для данного назначения сотрудника. В дальнейшем, по календарю для указанного режима работы возможно автоматическое формирование табеля, прямых начислений (в модулях "Табельный учет", "Расчет зарплаты").
Подразделение - необходимо указать подразделение, в котором будет числиться принимаемый на работу сотрудник. Выбирается из структурного дерева фирмы.
Должность - в зависимости от указанного статуса назначения
Оклад / тариф, "разряд по оплате" - значение в это поле заносится автоматически в соответствии с информацией, внесенной по данной должности в ШР. Если, прием идет без связи со ШР, величину оклада / тарифа необходимо проставить вручную.
Тема затрат - значение темы затрат, указанное по данной должности в модуле ШР.
Количество ставок - количество ставок, которое будет занимать сотрудник по этому назначению.
Дата назначения - заполняя поле “Дата назначения”, укажите реальную дату назначения на конкретную должность (по умолчанию подставляется текущая дата).
Категория - при заполнении поля используется информация из справочника "Категории персонала". В дальнейшем эта информация будет использоваться для аналитического учета и подготовки различной отчетности.
Признак участия в среднесписочной – указывает, учитывается ли при расчете среднесписочной численности, данное назначение сотрудника.
Приказ - для отражения проводимой операции в приказе, из списка приказов со статусом "подготовка" необходимо выбрать тот, в который будет включено данное назначение. Если приказ с необходимым номером еще не сформирован, то его можно создать, не прерывая процедуру приема на работу
Комментарий - в это поле может быть внесен произвольный текстовый комментарий к назначению. Текст комментария попадет в приказ.
При приеме сотрудника на должность, к которой в штатном расписании привязаны доплаты, эти доплаты автоматически привязываются к назначению сотрудника.
После заполнения всех необходимых полей диалоговых окон происходит автоматическое формирование текста приказа (если поле "приказ" было заполнено). В случае необходимости, текст сформированного пункта приказа, можно отредактировать.
По окончании операции приема на работу в списке сотрудников появляется новый, только что принятый сотрудник.
Поля "Табельный номер", “Статус”, “Категория”, “Система оплаты”, “Режим работы” для заполнения являются обязательными, т.к. используются для расчета зарплаты и для аналитического учета.
Если была совершена ошибка при указании какого-либо параметра приема на работу, то ее можно исправить, выполнив "откат" приема на работу по кнопке в статусной строке "Отменить прием на работу".
3.1.3.П
рактическое задание № 7. "Формирование общего списка работающих, внесение сведений о работающих сотрудниках (прием)"
Выберите режим доступа к персоналу <КОНСОЛИДИРОВАННЫЙ ДОСТУП ПО КОМПАНИИ> <К ОБЩЕМУ СПИСКУ ФИО>
Введите список сотрудников фирмы «Пример». Это общий список для всех фирм. При оформлении назначений сотрудники выбираются из этого списка.
Малышев Владимир Алексеевич
Козлова Елена Николаевна
Петров Петр Петрович
Васильев Василий Васильевич
Больничный Борис Борисович
Отпускников Олег Витальевич
Декретная Мария Михайловна
Совместитель Игорь Петрович
Договорник Андрей Андреевич
Иванкина Ирина Сидоровна
Кошкина Ангелина Петровна
Антонова Анна Ивановна
Боков Андрей Васильевич
Бочкина Татьяна Сергеевна
Командировкин Сергей Сергеевич
Выберите режим доступа к персоналу <ПО СТРУКТУРНОМУ ДЕРЕВУ>.
Установите курсор в списке сотрудников (правая часть окна), добавьте новую запись (INS)
Осуществите прием следующих сотрудников (первоначально осуществляем прием уже работающих в организации к моменту внедрения системы сотрудников):
Режим работы – для всех сотрудников кроме Кошкиной А.П. «5дн40час», для Кошкиной А.П. – «Сутки через трое»
Статус – для всех кроме Договорника А.А. прием по штатному расписанию статус «Постоянно». Для Договорникова статус «По договору подряда».
Система оплаты – для всех оплата по окладу,
Количество ставок – всем одна ставка
Если была совершена ошибка при вводе какого-либо параметра ввода, то ее можно исправить, выполнив «откат» приема на работу кнопка в статусной строке «Отменить прием на работу»
Для сотрудников Петров, Иванкина установите аттестационный период 6 месяцев.
-
ФИО
|
Таб.№
|
Дата приема
|
Подразделение
|
Должность
|
Дата назначения
|
Приказ
|
Малышев
|
101
|
01.01.95
|
Администрация
|
Ген. Директор
|
01.01.95
|
№95
01.01.1995
|
Петров
|
102
|
01.01.95
|
Администрация
|
Зам. по произв.
|
01.01.98
|
№98
01.01.1995
|
Васильев
|
103
|
01.01.95
|
Администрация
|
Коммерч. Директор
|
01.01.95
|
№95
01.01.1995
|
Кошкина
|
104
|
01.01.95
|
Администрация
|
Вахтер
|
01.01.98
|
№98
01.01.98
|
Козлова
|
201
|
01.01.98
|
Бухгалтерия
|
Гл. бух.
|
01.01.98
|
№98
01.01.1998
|
Антонова
|
202
|
01.01.98
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтер-кассир
|
01.01.98
|
№98
01.01.1998
|
Декретная
|
211
|
01.01.98
|
ОТиЗ
|
Бухгалтер-расчетчик
|
01.01.98
|
№98
01.01.1998
|
Иванкина
|
301
|
01.01.98
|
Отдел кадров
|
Нач. ОК
|
01.01.98
|
№98
01.01.1998
|
Отпускников
|
401
|
01.01.98
|
Произв. Отдел
|
Нач. отдела
|
01.01.98
|
№98
01.01.1998
|
Договорников
|
402
|
01.01.99
|
Склад Цеха 1
|
Грузчик
|
01.01.99
|
№99
01.01.99
|
Командировкин
|
414
|
01.01.99
|
Цех 1
|
Нач. цеха
|
01.01.99
|
№99
01.01.99
|
Больничный
|
413
|
01.01.98
|
Цех 1
|
Фрезеров.
|
01.01.98
|
№\98
01.01.1998
|
Введите адреса для ГНС для сотрудников:
Просмотрите доплаты сотрудникам, принятым на должности, по которым по штатному расписанию положены доплаты (Меню <Работа><Назначения>).
(Малышев, Козлова, Петров и др.)
Введите истории предыдущих назначений (Меню <Работа><Назначения><Режим свободного пополнения истории>) для сотрудников
- Петров с 01.01.95 по 31.12.97 Начальник производственного отдела;
- Кошкина с 01.01.95 по 31.05.96 Кладовщик Склада Цеха 1
с 01.06.96 по31.12.97 Начальник Склада 1
3.1.4.Назначения сотрудников
Вызов: Установить курсор на фамилии сотрудника, назначения которого Вас интересуют, далее – Работа Назначения.
Назначение функции: Просмотр информации по назначениям. Корректировка параметров назначения.
При приеме на работу сотрудника, менеджер отдела кадров назначает вновь принимаемого на конкретную должность, в определенное подразделение с окладом согласно ШР (как правило), т.е. формируется назначение сотрудника.
Текущее назначение всегда помечено * и имеет заведомо далекую дату окончания. Записи, относящиеся к историческим назначениям, выделены другим цветом.
Система позволяет вносить любые изменения и корректировки в текущее назначение. Например, Вы ошиблись, делая назначение, в дате. Тогда, войдя в текущее назначение, Вы сможете ее исправить. То же относится ко всем редактируемым полям.
Но следует заметить, что гораздо удобнее исправлять ошибки, выполнив «откат» действия, при совершении которого была допущена ошибка, и провести это действие (прием на работу или новое назначение) еще раз. Отдельно необходимо сказать о формировании пункта приказа.
Когда формируется назначение сотрудника, пункт приказа формируется при условии заполнения поля «Приказ». Если Вы не сделали этого, то можно войти в назначение, заполнить поле Приказ и пункт приказа будет сформирован.
3.1.5.Перемещения
Вызов: – Работа Назначения INS (новая запись)
Назначение функции: предоставление нового назначения сотруднику.
Как видно из описанного порядка действий, перевод на другую должность (перемещение) - это предоставление нового назначения.
При предоставлении нового назначения, Вы можете перевести сотрудника в другое подразделение, на другую должность или просто изменить оклад по текущей должности.
В дальнейшем, при формировании начислений и расчете зарплаты сотрудника, у которого в течение месяца были перемещения (изменение оклада), можно либо точно учесть количество дней отработанных с различными окладами, либо сделать расчет по текущему, на последнее число месяца назначению.
3.1.6.Замещения
Вызов: Работа Назначения Замещения
Назначение функции: Оформление временного замещение одного сотрудника другим.
Информация по замещениям отражается в таблице назначений, но работа с замещениями проводится только при вызове указанного списка.
Замещение в системе рассматривается, как временное предоставление нового назначения. Т.е. один сотрудник (замещающий) некоторое время выполняет обязанности другого (замещаемого) на его должности, не выполняя обязанностей по своему назначению.
Замещающий занимает ставку замещаемого и получает временный оклад, величина которого может быть любая (связи со ШР нет). Ставка замещающего на время замещения вакантна. Время замещения определяется указанным диапазоном дат. Информация о причине замещения берется из справочника «Причины и особенности кадровых операций»
3.1.7.П
рактическое задание № 8.
"Работа с назначениями сотрудников. Оформление приказов"
Прием на работу по совместительству. Установите курсор в списке сотрудников, примите на работу по совместительству:
Боков А.В. кладовщик в Склад Цеха 1 по штатному расписанию на пол ставки с 01 числа текущего месяца.
Сформируйте приказ по назначению, просмотрите приказ.
Антонова А.И. Бухгалтер-расчетчик ОтиЗ по штатному расписанию на полную ставку с 10 числа текущего месяца.
Сформируйте приказ по назначению, просмотрите приказ.
Перевод на другую должность (перемещение)
Установите курсор на фамилии перемещаемого сотрудника <Работа><Назначения> INS
Назначьте новую должность и сформируйте приказы сотрудникам:
- Козлова с 15 числа текущего месяца Зам. директора по финансам (Администрация)
Командировкин с 15 числа текущего месяца мастер Цеха 1. По Командировкину осуществите отмену назначения.
Проанализируйте механизм действия доплат (как доплаты по позиции ШР связаны с доплатами по назначению, как изменяются доплаты при предоставлении нового назначения).
Замещение. Установите курсор на фамилии перемещаемого сотрудника <Работа><Назначения><Замещения>. Оформите замещение, сформируйте приказ.
Командировкин с 05 числа текущего месяца до конца месяца замещает начальника Производственного отдела с окладом 4000-00 руб.
Установите курсор в левую часть окна (дерево подразделений). Просмотрите вакансии подразделений, люди на клетке штатного, история назначений на клетку.
3.1.8.Личные карточки сотрудников
Курсор в списке сотрудников, меню <Досье>.
Использование этой команды позволяет просмотреть (внести необходимые коррективы) всю информацию, содержащую сведения личного характера, которая хранится в отделе кадров по каждому конкретному сотруднику посредством диалога редактирования
Указания по заполнению некоторых полей диалога
Семейное положение – информация справочника Семейное положение
Номер карты – номер карты личного дела, БОСС – Кадровик требует уникальности данного номера, но только на уровне предупреждения; поле не обязательно для заполнения.
Страховой номер – страховой номер в Пенсионном фонде. Если ведение карточек персонифицированного учета не является обязанностью сотрудника отдела кадров, то данную информацию можно ввести в БД в модуле «Учет для ПФР».
Дата заполнения – дата заполнения личной карточки.
Документы удостоверяющие личность – таким документом может быть не только паспорт, но и любой другой документ. Перечень таких документов хранится в справочнике .
Воспользовавшись пунктами меню можно внести остальную информацию в личную карточку.
Адрес, Родственники История работы, Образование, Стаж, Воин. учет, Информация, Доп. атрибуты, Фото, Замена фото - их действия эквивалентны действиям одноименных команд из подменю Досье.
Иногда бывает удобнее работать с отдельными составляющими “Личной карточки” сотрудника, например, добавить новые данные об учебе данного сотрудника, внести изменения в связи с переменой им адреса и т.д. Для этого следует воспользоваться командами из подменю Досье.
3.1.9.П
рактическое задание № 9.
"Работа с личными карточками сотрудников"
Курсор в списке сотрудников, меню <Досье>. При заполнении личных карточек сотрудников укажите для следующих сотрудников
Больничный Б.Б. Стаж общий на текущую дату 20 лет. Стаж непрерывный на текущую дату – 18 лет
Васильев В.В. В историю предыдущих мест работ заведите сведения об особых условиях – «Служба в СА в Афганистане»
Иванкина И.С. В сведениях о родственниках заведите сведения на двоих несовершеннолетних детей.
Боков А.В. - в историю предыдущих мест работ заведите сведения об особых условиях – «Инвалид с детства»
Остальные сведения заполняйте произвольно
Заполните не менее 3-х карточек полностью.
Получите документ «Форма Т2 (полная)» для произвольных сотрудников.
|
