Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мирового судьи санкт-петербурга документов, их комплектования, учета и использования рекомендовано к опубликованию Советом судей Санкт-Петербурга

14. Научно-справочный аппарат 14.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно- справочный аппарат. 14.2. В состав научно-справочного аппарата входят: учетная документация; картотеки, в которых сведения о содержании документов отражены на алфавитных и регистрационных карточках; методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства; исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию. 15. Организация использования документов архива мирового судьи Санкт-Петербурга 15.1. Использование документов архива мирового судьи Санкт-Петербурга проводится только с разрешения соответствующего мирового судьи. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, для служебного использования документов архива мирового судьи Санкт-Петербурга: выдает документы работникам аппарата мирового судьи; направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи; информирует мирового судью о составе и содержании документов; выдает справки и выписки из архивных документов, с регистрацией факта выдачи в соответствующем журнале (приложение 13). Работники аппарата мирового судьи, получившие документы, отвечают за их сохранность. Порядок хранения в архиве мирового судьи Санкт-Петербурга изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с разделом 11 Инструкции по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга. Документы, изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные к материалам дела в качестве вещественных доказательств, могут быть выданы под расписку их законным владельцам, при поступлении от них соответствующего письменного заявления, на основании резолюции мирового судьи. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам. Выдача дел, находящихся в архиве мирового судьи Санкт-Петербурга, производится под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование. Выдача дел производится с письменного разрешения мирового судьи. На выданное дело заводится карта-заместитель дела, форма которой установлена Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263, приложение 13. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись секретаря суда, принявшего дело. К карте-заместителю прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. Дела выдаются на срок не более одного месяца. Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с их материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном мировым судьей. Ознакомление с судебным делом производится в помещении судебного участка мирового судьи Санкт-Петербурга в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений. Лица, перечисленные в пункте 15.6 Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившим основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу работником аппарата мирового судьи и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится работником аппарата мирового судьи, ответственным за работу архива. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве мирового судьи Санкт-Петербурга, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения мирового судьи, в производстве которого находилось дело, или заменяющего его мирового судьи. Выдача таких копий из судебного дела работником аппарата мирового судьи, ответственным за работу архива, иным лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции соответствующего мирового судьи. 15.10. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются отрезком плотного листа бумаги и опечатываются. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити. Выдаваемые мировым судьей Санкт-Петербурга копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам по их письменному заявлению с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на заявлении, приобщенном к делу. 16. Оборудование помещения архива мирового судьи Санкт-Петербурга, режим хранения документов 16.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для работы архиву мирового судьи Санкт- Петербурга отводится специально оборудованное помещение. Архив должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. В помещении архива в качестве искусственного разрешено только электрическое освещение. Рабочие комнаты архива могут быть обеспечены, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища. Запрещается использование не приспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения. Работник аппарата мирового судьи должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год ответственным работником, назначенным приказом председателя Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Правительства Санкт-Петербурга. Помещение архива оборудуется металлическими шкафами. Шкафы устанавливаются на расстоянии 10-15 см. от стен. Расстояние от пола до нижней полки шкафа должно составлять 10 - 15 см. Расстояние между полками шкафа - не менее 40 см. Ширина главных проходов между шкафами может достигать 1-1,2 метра, остальных проходов - 70 - 80 см. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы. 16.13. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках). 16.14. В помещении архива категорически запрещается курение. 16.15. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли с металлических шкафов. 16.16. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними. 16.17. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов. 16.18. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гигрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха. 16.19. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли с металлических шкафов, коробок, связок и влажной уборки помещений. Помещения, шкафы, полки должны быть пронумерованы, на каждом из которых устанавливается указатель с обозначением номера шкафа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке. Местонахождение документов в архиве закрепляется указателями с четко оформленными ярлыками. 17. Заключительные положения Инструкция, включая все приложения к ней, вводится в действие с 01 января 2010 года. Заказы на изготовление предусмотренных Инструкцией журналов и книг, обеспечение ими мировых судей Санкт-Петербурга осуществляются Комитетом по вопросам законности, правопорядка и безопасности Правительства Санкт-Петербурга. Приложение 1 к Инструкции о порядке отбора на хранение в архив мирового судьи Санкт-Петербурга документов, их комплектования, учета и использования Внутренняя опись документов, находящихся в деле (наряде) № за год № п/п Индекс документа Дата документа Наименование и краткое содержание документа Номера листов в деле (наряде) Примечание Итого документов цифрами и прописью Количество листов внутренней описи цифрами и прописью _________________________ ______________ ____________________ Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи составившего внутреннюю опись документов дела (наряда) Дата Приложение 2 к Инструкции о порядке отбора на хранение в архив мирового судьи Санкт-Петербурга документов, их комплектования, учета и использования Лист-заверитель дела (наряда) № В деле прошито и пронумеровано_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(листа(ов)), в том числе литерные листы________________________________________________________________, пропущенные номера листов ____________________________________________________ внутренней описи _____________________________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела (наряда) Номера листов 1 2 _________________________________ _____________ ___________________________ наименование должности лица, подпись расшифровка подписи составившего заверительную надпись Дата Приложение 3 к Инструкции о порядке отбора на хранение в архив мирового судьи Санкт-Петербурга документов, их комплектования, учета и использования Фонд № Утверждаю Мировой судья судебного участка № Санкт-Петербурга ______________ _______________ Подпись Расшифровка подписи Дата Опись № дел постоянного хранения за год № п/п Индекс дела Заголовки дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 В данный раздел описи внесено дел цифрами и прописью с № по № , в том числе литерные номера , пропущенные номера ___ Наименование должности Подпись Расшифровка подписи составителя описи Лицо, ответственное за архив Подпись Расшифровка Дата ОДОБРЕНО УТВЕЖДАЮ Протокол постоянно действующей Протокол ЦЭПМК Архивного комитета экспертной комиссии Санкт-Петербурга судебного участка № и Ленинградской области Санкт-Петербурга от____________№________ от № _____________ Приложение 4 к Инструкции о порядке отбора на хранение в архив мирового судьи Санкт-Петербурга документов, их комплектования, учета и использования № Утверждаю Мировой судья место составления судебного участка №__Санкт-Петербурга ________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи Дата Номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи судебного участка №___Санкт-Петербурга на год Индекс дела Заголовок дела Количество томов (единица хранения) Срок хранения дела Номер статьи по Перечню Примечание 1 2 3 4 5 6 Название раздела Секретарь суда Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Председатель Архивного Комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение 5 к Инструкции о порядке отбора на хранение в архив мирового судьи Санкт-Петербурга документов, их комплектования, учета и использования

Похожие:

	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив судебных участков... Общие положения		Инструкция о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования... Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,...
	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования... Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,...		О порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей... Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых...
	О порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей... Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых...		Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей санкт-петербурга Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования...
	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики... Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия)		Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики... Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия)
	Правительство санкт-петербурга комитет по земельным ресурсам и землеустройству санкт-петербурга В соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 n 1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными...		О порядке предоставления единовременной финансовой помощи Законом Санкт-Петербурга от 28. 05. 2008 n 342-56 "О разграничении полномочий органов государственной власти Санкт-Петербурга в области...