Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики Саха (Якутия) документов, их комплектования
Скачать 0.65 Mb.
|
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АППАРАТ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ В РЕСПУБЛИКЕ САХА (ЯКУТИЯ) ИНСТРУКЦИЯ о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики Саха (Якутия) документов, их комплектования, учета и использования Якутск, 2014 СОДЕРЖАНИЕ 1.Общие положения ……………………………………………………...…….….. 3 2. Оформление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве судебного участка … 4 3. Подготовка и оформление нарядов и других документов ………………….. 8 4. Экспертиза ценности документов …………………………………………….10 5. Отбор документов и оформление их на уничтожение ………………………..10 6. Порядок нумерации листов ………………………………...………..…………12 7. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов) …………………….…13 8. Составление описей на судебные дела (наряды) постоянного хранения ....14 9. Порядок представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение и утверждение Центральной экспертной комиссии ……………..………………. 16 10. Передача дел (нарядов) временного срока хранения и других документов в архив судебного участка, порядок их хранения и использования ……………..17 11. Учет документов в архиве ………………………...…………………………..18 12. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве судебного участка ………..……18 13. Научно-справочный аппарат ………………………………………………..20 14. Организация использования документов архива ………………………….20 15. Оборудование помещения архива судебного участка, режим хранения документов ………………………………………………………………………...23 16. Приложения 1-5, 7-12 ……………………………………………………... 25-37 1. Общие положения 1.1. Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее - дела (наряды)), документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей ведения делопроизводства и архива судебного участка. 1.2. Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи. 1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 7 февраля 2011 г. № 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 17 декабря 1998 г. № 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации», Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290, нормативно-методическими документами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом руководителя Федеральной архивной службы от 25 августа 2010 г. №558, Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 июня 2011 г. № 112, Типовой номенклатурой дел и документов (далее – Типовая номенклатура), образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента 30 декабря 2008г., Основными правилами работы архивов организаций (одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.) и другими нормативными правовыми документами в области архивного дела. 1.4. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве мирового судьи, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению. 2. Оформление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве судебного участка 2.1. Решение на передачу в архив дел, материалов, номенклатуры дел, журналов, нарядов и учетно-статистических карточек принимает мировой судья. Мировой судья проверяет все производство по делу, материалу, обращая особое внимание на реальное исполнение вступившего в законную силу приговора, решения, постановления, определения. В справочном листе дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись мирового судьи. 2.2. До передачи в архив все законченные делопроизводством судебные дела, наряды другие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи, настоящей Инструкцией и в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций (одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 году). 2.3. В судебных делах, в нарядах, подлежащих сдаче в архив мирового судьи, секретарем судебного заседания подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу. Опись, справочный лист, находящихся в деле документов и количество листов, заверяется подписью секретаря суда. 2.4 Секретарем суда на обложках дел сдаваемых в архив, а также в учетно-статистических карточках проставляется архивный шифр, за которым дело сдается по описи в архив, и номер самой описи, а также указываются сроки хранения в соответствии с Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей с указанием сроков их хранения. Эти даты переносятся в правый верхний угол учетно-статистических карточек. *Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. 2.5. В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение №2). На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения. 2.6. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа. 2.7. Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства. 2.8. Помощник мирового судьи обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения приговора, определения, постановления во всех его частях: основное и дополнительное наказание, материальные взыскания и т.д. Списание дела в архив производится на основании резолюции мирового судьи. Обращение к исполнению производится в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи, который утверждается приказом начальника Центрального аппарата по организационному обеспечению деятельности мировых судей в Республике Саха (Якутия). 2.8.1. Уголовное дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив после обращения приговора, определения, постановления к исполнению (либо после реального их исполнения) во всех его частях: основное и дополнительное наказание, материальные взыскания и т.д. 2.8.1.1. В части основного наказания основаниями для списания дела в архив являются: а) в отношении осужденного к лишению свободы - получение сведений о месте отбывания наказания осужденным; б) в отношении осужденных условно с испытательным сроком к лишению свободы, ограничению свободы или исправительным работам - поступление уведомления о получении копии приговора от органа, осуществляющего контроль за поведением осужденного, в отношении осужденных несовершеннолетних - также комиссии по делам несовершеннолетних; в) в отношении осужденного к исправительным работам - поступление уведомления о получении копии приговора от уголовно-исполнительной инспекции; г) в отношении осужденного к штрафу - представление осужденным квитанции об уплате наложенного штрафа либо возвращение исполнительного документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении; д) в отношении осужденного к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - поступление сообщений администрации по месту его работы о расторжении трудового договора (либо об освобождении от должности, на занятие которой приговором установлен запрет) или органа, правомочного аннулировать разрешение на занятие определенной деятельностью, подтвержденных уголовно-исполнительной инспекцией или судебным приставом-исполнителем, на которых был возложен контроль за исполнением приговора; е) в случае лишения прав на управление транспортными средствами - поступление сообщения органов государственной инспекции безопасности дорожного движения об изъятии водительских прав; ж) в отношении лица, к которому применены принудительные меры медицинского характера - получение сообщения о направлении лица в психиатрическое учреждение. 2.8.1.2. В части дополнительных наказаний и материальных взысканий основаниями для списания дела являются: а) по дополнительным наказаниям в виде штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - возвращение документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении; б) по конфискации имущества – возвращение на судебный участок исполнительного документа с отметкой судебного пристава-исполнителя о передаче имущества налоговым органам для реализации либо с приложением акта об отсутствии имущества, подлежащего конфискации; в) в отношении осужденного, лишенного по приговору специального воинского или почетного звания, классного чина или государственных наград - поступление от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора в этой части; г) в отношении осужденного, с которого приговором взыскан ущерб, причиненный имуществу, - выдача исполнительных документов взыскателю либо направление исполнительных документов для производства взысканий по его просьбе; д) в отношении осужденного, с которого постановлено взыскать в доход государства суммы неосновательного обогащения, средства, затраченные на лечение потерпевшего от преступления, и другие суммы, подлежащие перечислению в доход государства, - возвращение документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении. 2.8.1.3. При рассмотрении мировым судьей представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с лишением свободы, основаниями для списания материалов являются: а) в случае изменения условий содержания в местах лишения свободы - получение сообщений об исполнении постановления от исправительных учреждений по старому и новому месту отбывания наказания; б) в случае условно - досрочного освобождения, досрочного освобождения от отбывания наказания по болезни или в связи с предоставлением отсрочки от отбывания наказания беременной женщине либо женщине, имеющей малолетних детей - получение сообщения исправительного учреждения об освобождении осужденного из-под стражи; в) в случае освобождения осужденного от отбывания наказания в связи с психическим заболеванием - поступление сообщений: исправительного учреждения о направлении его в психиатрическое учреждение для применения принудительных мер медицинского характера или об освобождении осужденного из-под стражи; органа здравоохранения - об учреждении над ним попечительства в соответствии с постановлением мирового судьи; г) в случае замены лишения свободы более мягким видом наказания в порядке ст. 80 УК РФ - получение сообщения о принятии постановления к исполнению (либо его реальном исполнении) от органа, ведающего исполнением либо контролирующего исполнение вновь назначенного наказания; д) в случае отмены условного осуждения к лишению свободы в порядке статьи 74 УК РФ, направления осужденной для отбывания наказания в порядке статьи 82 УК РФ, а также замены исправительных работ ограничением свободы, арестом или лишением свободы в порядке ч.3 статьи 50 УК РФ - получение сообщения органа внутренних дел о взятии осужденного (осужденной) под стражу и сообщения исправительного учреждения о месте отбывания наказания. 2.8.1.4. В отношении осужденных к иным мерам наказания постановление, вынесенное в порядке исполнения приговора, считается обращенным к исполнению (исполненным), а материал подлежит списанию в архив: а) в случаях условно - досрочного освобождения от отбывания исправительных работ, ограничения свободы или замены исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими наказаниями либо отмены условного осуждения к исправительным работам - при поступлении сообщения уголовно - исполнительной инспекции соответственно о прекращении исполнения приговора, об изменении порядка его исполнения, об обращении приговора к исполнению; б) во всех других случаях - по получении сообщения о принятии постановления к исполнению (об исполнении) от органа, на который по закону возложено исполнение постановления либо контроль за его исполнением. 2.8.2. При списании гражданского дела в архив необходимо руководствоваться следующими основаниями: а) производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям. б) гражданское дело, по которому в удовлетворении иска отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, подлежит списанию в архив после вступления в законную силу постановленного решения или определения. в) в случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета, дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате, либо возвращения исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении, или невозможности взыскания, при условии истечения срока для предъявления исполнительного листа к исполнению. 2.8.3. Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит списанию в архив, при наличии в материалах административного дела уведомления о поступлении копии постановления мирового судьи о назначении данного вида наказания: а) при назначении ареста – в специальный приемник органов внутренних дел; б) при наложении взыскания в виде лишения специального права (права управления транспортными средствами) – в орган (должностному лицу), полномочному изымать у правонарушителя документ, которым предоставлено специальное право; в) при применении штрафа и взыскании материального ущерба - судебному приставу-исполнителю; г) при конфискации вещи, явившимся орудием совершения или предмета административного правонарушения - судебному приставу-исполнителю; д) в случае вынесения представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению правонарушения, - после их направления адресату; е) при наложении взыскания в виде предупреждения – с момента получения копии, вступившего в законную силу постановления лицом, в отношении которого оно было вынесено. 2.9. Полное оформление дел в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.), предусматривает: подшивку или переплет дела; изъятие из дела металлических скрепок и скобок; нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (приложение №2); составление внутренней описи документов (приложение №1); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.). 2.10. На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указывается: - наименование судебного участка; - фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; - фамилия, инициалы, наименование организации истца, ответчика, суть иска (заявления); - даты начала и окончания дела; - номер производства по делу; - количество листов в деле и срок хранения дела, производства. 2.11. Заголовки должны быть написаны светостойкой пастой и четким почерком. |
Похожие:
 | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) | | Общие положения |
| Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... | | Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... |
| Формление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве мирового судьи | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... | | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в Республике Саха (Якутия) объявляет о приеме документов... |
| Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... | | Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... |