Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мирового судьи санкт-петербурга документов, их комплектования, учета и использования рекомендовано к опубликованию Советом судей Санкт-Петербурга

Скачать 0.82 Mb.

Название	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мирового судьи санкт-петербурга документов, их комплектования, учета и использования рекомендовано к опубликованию Советом судей Санкт-Петербурга
страница	3/7
Тип	Инструкция

filling-form.ru > бланк доверенности > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7

7. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов)

Сроки хранения судебных дел, нарядов, дел общего делопроизводства и других документов устанавливаются в соответствии с абзацем 2 пункта 3.2 Инструкции. Сроки хранения нарядов и дел определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения.
Сроки хранения документов, которые не предусмотрены ПТУД, ПФС и Типовой номенклатурой, устанавливаются постоянно действующей экспертной комиссией, созданной у мирового судьи, исходя из их научной и практической ценности, по согласованию с ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
Исчисление сроков хранения судебных дел, нарядов, дел общего
делопроизводства и других документов производится с 1 января года, следующего за
годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2009 году, начинается с 1 января 2010 г.

7.4. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента:
обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;
вступления в законную силу определения о прекращении производства;
вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

7.5. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:
погашения судимости;

вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

7.6 Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.
8. Составление описей на судебные дела и наряды постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дела общего

делопроизводства
8.1. На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего
делопроизводства, подлежащие передаче в архив, составляются отдельные описи.

Для обеспечения комплектования архива на все завершенные производством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются архивные описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
До передачи в архив на судебные дела (наряды), дела общего делопроизводства постоянного хранения составляется опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов (приложение 3).

Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.).

Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись утверждается мировым судьей.

При первом представлении описей на судебные дела (наряды), дела общего делопроизводства постоянного хранения в государственный архив к каждой описи составляется историческая справка, в которой излагаются принципы отбора дел (нарядов) на постоянное хранение и порядок систематизации дел (нарядов) в описи. Историческая справка к каждой описи составляется также и при последующих передачах дел (нарядов) на хранение в государственный архив.

Годовые разделы описей всех видов дел постоянного хранения должны рассматриваться постоянно действующей экспертной комиссией, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Одобрено» с указанием номера протокола постоянно действующей экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются в четырех экземплярах на рассмотрение и утверждение ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области через три года после сдачи дела в архив мирового судьи. После утверждения годового раздела мировых судей и ЦЭПМК государственного архива (Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области) первый экземпляр годового раздела описи в качестве контрольного передается в государственный архив - в Архивный комитет Санкт-Петербурга и Ленинградской области, остальные остаются в судебном участке.

8.7. Бланк описи дел (нарядов), дел общего делопроизводства временного срока
хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по
описи, индекс, заголовок, даты, срок хранения, количество листов, примечание
(приложение 5).

8.8. При составлении описи соблюдаются следующие требования:

каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения;

номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;

при заполнении графы «Индексы дел (нарядов)» для гражданских, уголовных дел (нарядов) указываются их номера, которые соответствуют индексам дел (нарядов) по Типовой номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела (наряда) или номера тома дела (наряда);

графа «Заголовки дел (нарядов)» заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;

если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок дела (наряда) с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т.п.

Если на одной странице описи включено несколько производств по однородному виду преступлений, например «О причинении легкого вреда здоровью», то за первой записью вида преступления следует делать запись «То же».
После внесения дела (наряда) в опись на его обложке рядом с пометкой «постоянно» проставляются номер описи и номер дела (наряда) по описи.

8.11. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором
указываются количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в
опись, а также годы начала и окончания описи.
9. Порядок представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение и утверждение центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области
9.1. На рассмотрение и утверждение ЦЭПМК государственного архива (Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области) представляются описи судебных дел, нарядов, дел общего делопроизводства и других документов постоянного хранения.

9.2 Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие судебных дел, нарядов, дел общего делопроизводства и других документов, включенных в эти описи.

Описи на дела (наряды), дела общего делопроизводства постоянного хранения составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение ЦЭПМК государственного архива (Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области). После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив мирового судьи Санкт-Петербурга и хранятся у работника, ответственного за работу архива, в специальном наряде. Первый контрольный экземпляр описи остается в государственном архиве (в Архивном комитете Санкт-Петербурга и Ленинградской области).
На экземпляре описи, который хранится в архиве мирового судьи Санкт-Петербурга, государственный архив (Архивный комитет Санкт-Петербурга и Ленинградской области) ставит штамп о принятии документов на учет и дату утверждения описи ЦЭПМК.
После утверждения годовых разделов описей дел постоянного хранения ЦЭПМК государственного архива (Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области) мировой судья получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений), по которым истек установленный срок хранения.

10. Передача судебных дел (нарядов), дел общего делопроизводства постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив мирового судьи и порядок их хранения

Судебные дела, наряды, другие документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив мирового судьи Санкт-Петербурга по описям, в которых указываются: дата передачи дел, общее количество дел, их регистрационные и архивные номера. Описи подписываются секретарем суда, работником аппарата мирового судьи, отвечающим за ведение архива, и утверждаются мировым судьей.
О передаче судебного дела в архив мирового судьи Санкт-Петербурга делается отметка в учетно-статистической карточке, с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело.
При передаче судебных дел, нарядов, других документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив мирового судьи Санкт-Петербурга особое внимание должно обращаться на правильность их формирования и оформления.
Поступившие в архив мирового судьи Санкт-Петербурга дела (наряды) систематизируются в зависимости от объема по 10-50 дел (нарядов) в коробке. На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), помещенных в коробку.
Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению, в архив мирового судьи Санкт-Петербурга не принимаются.
Из архива мирового судьи Санкт-Петербурга судебные дела и другие документы выдаются с разрешения мирового судьи. Отметка о выдаче из архива дела (наряда) производится в книге (приложение 12), где указываются: номер дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела (наряда), при этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде.

11. Сроки и порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив
11.1. Передаче на хранение в государственные архивы подлежат:

дела общего делопроизводства постоянного срока хранения - по истечении 15-летнего срока хранения в архиве мирового судьи Санкт-Петербурга;

судебные дела постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве мирового судьи Санкт-Петербурга.

Вместе с делами общего делопроизводства и нарядами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденных описей.

11.2. Перед сдачей дел на постоянное хранение секретарь суда, совместно с
представителем государственного архива, проводит проверку наличия, физического
и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел общего
делопроизводства, включенных в годовые разделы описей.

При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах (нарядах) и делах общего делопроизводства секретарь суда и работник государственного архива составляют акт (приложение 10). Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппарата мирового судьи Санкт-Петербурга. Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с ЦЭПМК государственного архива (Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области).
Сдача дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 7).
Сдатчик (архив мирового судьи Санкт-Петербурга) и приемщик (государственный архив) расписываются в акте приема-передачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в государственный архив вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве. Второй экземпляр акта возвращается в архив мирового судьи Санкт-Петербурга после его оформления.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номер отсутствующих дел (нарядов).
Номера отсутствующих дел (нарядов) и дел общего делопроизводства оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный архив. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема-передачи справке судебного участка мирового судьи Санкт-Петербурга.
Мировой судья Санкт-Петербурга, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии (приложение 11).
Перевозку дел (нарядов) в государственный архив обеспечивает Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности Правительства Санкт-Петербурга.

12. Учет документов в архиве
12.1. Учет документов в архиве мирового судьи Санкт-Петербурга - это
средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.

12.2. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.

12.3. Основными учетными документами в архиве мирового судьи Санкт-
Петербурга являются:

паспорт архива (приложение 9);

описи дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 3 и приложение 5);

акты проверки наличия и состояния дел (приложение 8);

акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению (приложение 6);

акты приема-передачи документов на государственное хранение (приложение

7);

книга выдачи дел (нарядов) - (приложение 12); описи листов фонда.

12.4. Вспомогательными учетными документами являются:
книги учета дел (нарядов) постоянного хранения;

книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения.

12.5. Дела (наряды) учитываются по описям.

Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.
Описи дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения нумеруются отдельно.

Ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного хранения.
Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.

13. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве мирового судьи Санкт-Петербурга
13.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве
мирового судьи Санкт-Петербурга комиссией, назначаемой председателем
соответствующего районного суда, производится проверка наличия и состояния дел
(нарядов). По согласованию такая проверка может проводиться с участием
представителей Управления Судебного департамента в г.Санкт-Петербурге.

13.2. В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки (приложение 8).

13.3. Проверка проводится в сроки, установленные председателем соответствующего районного суда, но не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов. Каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату, результаты проверки оформляются актом, который докладывается председателю соответствующего районного суда.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилище посторонних лиц;

при смене мирового судьи или лица, ответственного за работу архива.

13.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

изымать дела, не внесенные в опись;

изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

13.5. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов), то на основании
распоряжения мирового судьи Санкт-Петербурга или председателя соответствующего районного суда организуется розыск отсутствующих дел (нарядов) силами работников аппарата мирового судьи.

13.6. В этих целях рекомендуется:

изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища;

организовать розыск не обнаруженных при проверке дел (нарядов) в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались неучтенные дела (наряды), предварительно изучив их сдаточные описи;

проверить находящиеся рядом дела (наряды);

изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния.

13.7. Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на
соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается
отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией и утверждения ее решения мировым судьей необнаруженные документы снимаются с учета (приложение 11).

13.8. После утверждения актов об отсутствии дел (нарядов) или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей листов фондов.

13.9. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи
в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено»,
проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку
работниками с указанием их должностей.

13.10. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после
внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого
фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в
государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей
дел, утвержденных государственным архивом.

1 2 3 4 5 6 7

	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив судебных участков... Общие положения		Инструкция о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования... Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,...
	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования... Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,...		О порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей... Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых...
	О порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей... Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых...		Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей санкт-петербурга Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования...
	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики... Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия)		Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики... Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия)
	Правительство санкт-петербурга комитет по земельным ресурсам и землеустройству санкт-петербурга В соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 n 1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными...		О порядке предоставления единовременной финансовой помощи Законом Санкт-Петербурга от 28. 05. 2008 n 342-56 "О разграничении полномочий органов государственной власти Санкт-Петербурга в области...

Похожие: