Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мирового судьи санкт-петербурга документов, их комплектования, учета и использования рекомендовано к опубликованию Советом судей Санкт-Петербурга

Скачать 0.82 Mb.

Название	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мирового судьи санкт-петербурга документов, их комплектования, учета и использования рекомендовано к опубликованию Советом судей Санкт-Петербурга
страница	2/7
Тип	Инструкция

filling-form.ru > бланк доверенности > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7

3. Номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи Санкт-Петербурга
3.1. Номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи Санкт-Петербурга (далее - Номенклатура), является нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, заводимых в делопроизводстве мирового судьи Санкт-Петербурга, представляет собой систематизированный перечень заголовков дел и нарядов, оформленный в установленном порядке.

3.2 Номенклатура составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел и документов в делопроизводстве мирового судьи Санкт-Петербурга, определяет группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию дел и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, основным учетным документом в делопроизводстве и в архиве мирового судьи Санкт-Петербурга, используется также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Сроки хранения судебных дел, нарядов, дел общего делопроизводства и других документов устанавливаются в соответствии с требованиями Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., (далее также - ПТУД), Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 01 июня 2007 г. № 70 (далее также - ПФС). Для отдельных категорий дел (документов), образующихся в деятельности мировых судей, сроки хранения этих дел устанавливаются Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30 декабря 2008 года (далее также - Типовая номенклатура).

3.3. Номенклатура служит целям обеспечения сохранности в делопроизводстве
и отбора документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи
Санкт-Петербурга, на постоянное хранение и уничтожение.

Номенклатура составляется на основе Типовой номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30 декабря 2008 года, повторяя формулировки Типовой номенклатуры, установленные в ней сроки хранения, а также индексы, определенные для соответствующей категории дел. Указанные сроки хранения дел и документов являются обязательными для всех мировых судей. Уничтожение документов временного хранения производится после утверждения ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области описей дел постоянного хранения.

Номенклатура составляется на каждый год не позднее 30 октября предшествующего года на основе изучения содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи Санкт-Петербурга, в соответствии с приложением 4, согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти - Архивным комитетом Санкт-Петербурга и Ленинградской области и утверждается мировым судьей. Номенклатура пересогласовывается с Архивным комитетом Санкт-Петербурга и Ленинградской области не реже чем один раз в пять лет. В случае значительных изменений функций, состава документации номенклатура подлежит пересоставлению и утверждению независимо от срока ее согласования.

3.4. Взаимодействие с Архивным комитетом Санкт-Петербурга и
Ленинградской области осуществляется Комитетом по вопросам законности,
правопорядка и безопасности Правительства Санкт-Петербурга на основании
соответствующих договоров, предусматривающих порядок сдачи дел в
государственный архив.

3.5 Дела и документы, срок хранения которых определен Типовой номенклатурой «постоянно», подлежат постоянному хранению и передаются в государственный архив в виде подлинников в установленные сроки. При наличии соответствующей отметки в примечании ряд дел и документов, имеющих срок хранения «постоянно», хранятся в архиве мирового судьи и на государственное хранение не передаются.

В случае, если дела (документы), образующиеся в деятельности мирового судьи, являются источником комплектования государственного архива и отнесены в установленном порядке и в соответствии с Типовой номенклатурой к составу архивного фонда Российской Федерации, они подлежат передаче на постоянное хранение в указанные архивы.

3.6. Дела и документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее
установленных для них сроков хранения. По решению постоянно действующей
экспертной комиссии, созданной у мирового судьи, сроки хранения отдельных дел
могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности по
согласованию с центральной экспертно-проверочной методической комиссией
(ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области или
федерального государственного архива.

3.7. Графы Номенклатуры заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в Номенклатуру. Индекс дела состоит из указания на номер раздела Номенклатуры и порядкового номера заголовка дела в данном разделе Номенклатуры. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-04, где 01 - номер раздела Номенклатуры, 04 -порядковый номер заголовка дела в данном разделе Номенклатуры.

В графу 2 Номенклатуры включаются заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов Номенклатуры определяется последовательностью, указанной в ПФС, Типовой номенклатуре и в Инструкции по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга, в остальной части - степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество томов. Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела.

В графе 5 указываются номера статей по ПФС.

В графе 6 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

3.8 После введения в действие новой Номенклатуры, по истечении соответствующего календарного года, Номенклатура мирового судьи Санкт-Петербурга, составленная за предыдущий период, не позднее одного месяца с начала нового года подлежат передачи в Архивный комитет Санкт-Петербурга и Ленинградской области по общим правилам, установленным настоящей Инструкцией.
4. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на постоянное хранение и выделения к уничтожению в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве мирового судьи Санкт-Петербурга и их передаче на постоянное хранение.
Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел и нарядов, без полистного просмотра самих документов.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение и уничтожение документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии в судебных участках мировых судей Санкт-Петербурга.

Порядок создания постоянно действующей экспертной комиссии у мирового судьи Санкт-Петербурга регламентируется Положением о постоянно действующей экспертной комиссии у мирового судьи Санкт-Петербурга (приложение 14).

4.5. Контроль правильности проведения экспертизы ценности документов и
применения настоящей Инструкции осуществляет Архивный комитет Санкт-
Петербурга и Ленинградской области.
5. Отбор документов и оформление их на уничтожение

Находящиеся в архиве судебные дела, наряды и дела общего делопроизводства, по которым истек установленный срок хранения, отбираются к уничтожению. Работу по отбору судебных дел, нарядов и дел общего делопроизводства к уничтожению осуществляет работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива.
Отбор судебных дел, нарядов и дел общего делопроизводства за определенный период к уничтожению оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению (приложение 6) и производится только после составления сводных описей судебных дел, нарядов и дел общего делопроизводства постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.
Акты мирового судьи о сдаче судебных дел, нарядов и дел общего делопроизводства на постоянное хранение (приложение 7), согласованные с экспертной комиссией, подлежат утверждению мировым судьей только после соответствующего утверждения ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области описей дел постоянного хранения за этот период. После этого мировой судья имеет право уничтожить дела, включенные в акты о выделении к уничтожению документов за определенный период (приложение 6), в соответствии с установленным порядком.

5.4. Из отобранных к уничтожению судебных дел на постоянное хранение
необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих
определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных
дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставлять
подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска
без рассмотрения.

Из дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.

На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в алфавитном порядке в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.
При составлении акта на выделенные к уничтожению дела и наряды должны соблюдаться следующие правила:

дела и наряды располагаются в акте по годам их рассмотрения; в конце акта делается запись о том, что из дел, нарядов, производств изъяты подлинники судебных решений и личные документы.

В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии.
Одновременно с судебными делами, производствами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и дела общего делопроизводства, по которым истекли установленные сроки хранения. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом (приложение 6).
Акты о выделении к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта.
Судебные дела, наряды и дела общего делопроизводства, выделенные к
уничтожению, сдаются судебными участками в специализированные организации
для уничтожения. Подбор организаций, производящих уничтожение судебных дел,
нарядов и дел общего делопроизводства, заключение и исполнение государственных
контрактов в части оплаты услуг по уничтожению судебных дел, нарядов и дел
общего делопроизводства осуществляется Комитетом по вопросам законности,
правопорядка и безопасности Правительства Санкт-Петербурга. Передача судебных
дел, нарядов и дел общего делопроизводства на уничтожение оформляется актом, в котором указывается дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов, объем бумажной макулатуры (приложение 6-1).

Перед сдачей документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива в соответствующем судебном участке, совместно с представителем организации, осуществляющей уничтожение судебных дел, нарядов и дел общего делопроизводства, подобранной Комитетом по вопросам законности, правопорядка и безопасности Правительства Санкт-Петербурга.
Запрещается использование отобранных к уничтожению судебных дел, нарядов, дел общего делопроизводства и других документов для хозяйственных нужд.

6. Порядок нумерации листов

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно.
Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.
Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

6.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы,
представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной
стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист
дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.
Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь - сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение 2).
В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда), листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа.
В случае изменения нумерации листов дела (наряда) составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде).
При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т.д.
При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение 2).
В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) - наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются литерные листы с номерами 10а, 54а, 546, 99а, 996, 99в. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности № 543 осужденного Иванова А.В.

Секретарь суда /подпись/ Смирнова Т.А.

15.04.2009

1 2 3 4 5 6 7

	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив судебных участков... Общие положения		Инструкция о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования... Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,...
	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования... Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,...		О порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей... Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых...
	О порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей... Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых...		Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей санкт-петербурга Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования...
	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики... Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия)		Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики... Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия)
	Правительство санкт-петербурга комитет по земельным ресурсам и землеустройству санкт-петербурга В соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 n 1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными...		О порядке предоставления единовременной финансовой помощи Законом Санкт-Петербурга от 28. 05. 2008 n 342-56 "О разграничении полномочий органов государственной власти Санкт-Петербурга в области...

Похожие: