Из таблицы 5.6 видно, что работы 1-2, 2-6, 6-7, 7-9, 9-10 имеют нулевые резервы и, следовательно, принадлежат критическому пути. Для проверки правильности выполнения расчетов можно просуммировать сроки выполнения указанных работ. Если результат совпадает с длиной критического пути, можно сделать вывод, что расчеты выполнены верно.
5.6 Разработка сетевых моделей в MS Project 2007
5.6.1 Общая характеристика MS Project 2007
Сетевые методы планирования в настоящее время очень широко применяются на практике в самых различных сферах деятельности, в т.ч. в строительстве, в телекоммуникациях, при разработке программных продуктов, планировании НИОКР и т.д. На их основе возникло и развивается целое научное направление, получившее название «проектного менеджмента». Практическое применение сетевых методов планирования требует программной поддержки. К настоящему времени создано достаточно большое количество программных продуктов как самостоятельных, так и интегрированных в корпоративные информационные системы. Одной из наиболее популярных является программа MS Project. К основным возможностям приложения относятся:
инициация проекта (определение целей и ограничений по проекту, планирование трудовых и материальных ресурсов);
планирование проекта (ввод и структурная декомпозиция состава работ, их продолжительностей, установление логических связей между задачами, расчёт параметров сетевых графиков);
реализация и контроль исполнения (отслеживание отклонений, выдача отчётов по отклонениям, использование наглядных индикаторов, экспорт данных в MS Excel для дальнейшего анализа);
завершение проекта (архивация плана проекта, подготовка отчётов).
Помимо основных функций пользователю предоставляется набор сервисных возможностей, имеется интерактивный помощник. Microsoft Project позволяет хранить информацию в базах данных, поддерживаются такие приложения как Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle Database. Благодаря встроенному макроязыку программирования Visual Basic опытные пользователи могут расширить функционал системы, производить нестандартные расчёты, интегрировать MS Project с другими приложениями, используя объектную модель.
5.6.2 Основные элементы интерфейса MS Project 2007
Рассмотрим основные элементы интерфейса MS Project 2007 (см.рис…).
2
1
Рисунок 5.13 – Интерфейс главного меню программы
На рис.5.13 представлены главное меню программы (пункт 1), обеспечивающее доступ к остальным функциональным возможностям ПО и панель инструментов (пункт 2). Для начинающих пользователей MS Project предусмотрена панель консультанта. Для ее запуска необходимо в главном меню программы выбрать пункт Вид, а затем в появившемся меню - «Включить консультант». В результате появится панель консультанта (см.рис. 5.14, пункт 3).
3
Рисунок 5.14 – Вывод панели консультанта
Нажатие каждой из расположенных на ней функциональных кнопок («Задачи», «Ресурсы», «Отслеживание», «Отчет») приведет к появлению подсказки с последовательностью действий, которые необходимо выполнить.
Не менее удобным инструментом MS Project, позволяющим осуществлять быстрый переход от одной формы представления данных к другой является «Панель представлений». Для ее запуска необходимо в главном меню программы выбрать пункт Вид, а затем Панель представлений. После этого слева появится дополнительная область, содержащая значки для переключения между различными вариантам представления проектных данных (таблицы, диаграммы и т.д.). (см.рис.5.15, п.4)
4
Рисунок 5.15 – Вывод панели представлений
5.6.3 Настройка программы MS Project 2007
Приступая к работе над проектом рекомендуется предварительно выполнить настройку программы. Для этого необходимо в главном меню выбрать пункт Сервис, а затем Параметры. Появившееся окно настроек содержит ряд вкладок (Вид, Общие, Правка, Календарь и т.д.), поочередное открытие которых позволит внести желаемые параметры (например, формат даты, обозначение денежных единиц, количество цифр после запятой и т.д.)
На вкладке Вид расположены основные настройки просмотра, которые определяют параметры, используемые для открытого файла проекта. В поле Представление по умолчанию определяется вид окна, которое будет показано пользователю при создании нового проекта. На рис.5.16 указано представление по умолчанию – диаграмма Ганта. Далее пользователь может определить желаемый формат даты, выбрав его из предлагаемого списка.
Рисунок 5.16 – Диалоговое окно «Параметры» (вкладка «вид»)
Для удобства просмотра файлов могут быть использованы полосы прокрутки, всплывающие подсказки, объемные отрезки и фигуры в представлениях диаграммы Ганта, всплывающие подсказки и т.д. Для этого пользователю следует поставить метки напротив соответствующих записей в диалоговом окне (см.рис.5.16). В разделе Параметры валюты определяется формат денежных единиц, используемых для исчисления стоимости выполнения работ.
На вкладке Общие включает три раздела, в которых указываются параметры, используемые как для программы в целом, так и для текущего проекта. В разделе Общие параметры для Microsoft Office Project рекомендуется поставить отметку напротив пункта Открывать последний файл при запуске и указать Имя пользователя, которое будет в дальнейшем применяться ко всем создаваемым проектам.
Рисунок 5.17 – Диалоговое окно «Параметры» (вкладка «общие»)
Вкладка Правка позволяет настроить параметры правки для Microsoft Office Project и Параметры отображения единиц времени (символы для обозначения минут, часов, дней, недель, месяцев и лет). Для применения установленных параметров необходимо нажать кнопку По умолчанию.
Во вкладке Календарь указываются Время начала и Время окончания рабочего дня по умолчанию, количество часов в рабочем дне, в рабочей неделе и т.д. Далее аналогичным образом устанавливаются настройки в остальных вкладках.
Создание нового проекта в MS Project 2007
Приступая к созданию нового проекта в MS Project 2007, прежде всего, рекомендуется отредактировать свойства файла. Для этого в главном меню программы выбрать пункт Файл, а затем Свойства. В появившееся диалоговое окно необходимо ввести название проекта, наименование организации, ФИО автора и т.д.
Рисунок 5.18 – Окно свойств проекта
MS Project 2007 позволяет пользователям осуществлять планирование как от даты начала проекта, так и от даты окончания. Для выбора желаемой настройки необходимо в главном меню программы выбрать пункт Проект, а затем – Сведения о проекте.
Рисунок 5.19 – Окно ввода сведений о проекте
Следующий важный этап – создание базового календаря работы проектной команды. Для настройки календаря необходимо в главном меню программы выбрать пункт Сервис, а затем Изменить рабочее время (см.рис.5.20). В календаре рекомендуется указать все праздничные и выходные дни, начало и окончание рабочего дня, время перерыва на обед и т.д. Для этого следует нажать на кнопку «Подробности» на вкладке Рабочие недели. В появившемся диалоговом окне можно определить желаемые параметры. Для применения изменений к нескольким дням недели (например, понедельник-пятница) необходимо воспользоваться клавишей Shift.
Рисунок 5.20 – Диалоговое окно настройки календаря
Рисунок 5.21 – Диалоговое окно настройки рабочего времени
Для создания дополнительных праздничный дней необходимо встать на соответствующую дату в календаре (например, 1 сентября) и в рабочей области Исключение ввести название праздника (например, День знаний). Щелкнув кнопку Подробности можно указать желаемую периодичность (например, ежегодно).
Рисунок 5.22 – Добавление в календарь праздничных дней
В результате выполнения указанных действий ежегодно 1 сентября будет считаться в данной компании нерабочим днем. Аналогичным образом необходимо определить официальные государственные праздники.
Приступая к созданию нового проекта необходимо сформировать список работ, которые должны быть выполнены для достижения поставленной цели. Рассмотрим последовательность действий по разработке нового проекта на примере процесса подготовки студентом курсовой работы. Соответствующий комплекс задач представлен в табл.5.7
Таблица 5.7 – Комплекс задач по подготовке студентом курсовой работы
Номер работы
|
Содержание
|
1
|
Ознакомление со списком тем курсовых работ
|
2
|
Выбор темы курсовой работы
|
3
|
Определение цели и задач курсовой работы
|
4
|
Подбор литературы в библиотеке
|
5
|
Поиск информации в Internet
|
6
|
Подготовка предварительного плана работы
|
7
|
Изучение основных понятий, подготовка теоретического раздела
|
8
|
Изучение методов решения поставленной проблемы
|
9
|
Анализ методов
|
10
|
Разработка алгоритма решения проблемы
|
11
|
Сбор исходных данных для выполнения расчетов
|
12
|
Выполнение расчетов MS Excel
|
13
|
Анализ полученных результатов
|
14
|
Подготовка введения и заключения
|
15
|
Подготовка списка использованных источников
|
16
|
Оформление пояснительной записки в соответствии с требованиями ГОСТ
|
17
|
Сдача работы руководителю
|
18
|
Подготовка к защите курсовой работы
|
19
|
Защита курсовой работы
|
Далее следует определить время выполнения каждой из работ и их логическую взаимозависимость. Например, задачу «Выполнение расчетов» невозможно выполнить до тех пор, пока не будет выбрана тема курсовой работы, изучен теоретический материал, соответствующие методы и собраны исходные данные. Взаимозависимость между работами определяется путем интуитивно-логического анализа, результаты которого рекомендуется представить в таблице 5.8
Таблица 5.8 – Логическая зависимость работ и планируемая продолжительность
Номер работы
|
Содержание
|
Предшествующие работы
|
Длительность, дн.
|
1
|
Ознакомление со списком тем курсовых работ
|
-
|
3
|
2
|
Выбор темы курсовой работы
|
1
|
1
|
3
|
Определение цели и задач курсовой работы
|
2
|
1
|
4
|
Подбор литературы в библиотеке
|
3
|
3
|
5
|
Поиск информации в Internet
|
3
|
2
|
6
|
Подготовка предварительного плана работы
|
4, 5
|
1
|
7
|
Изучение основных понятий, подготовка теоретического раздела
|
6
|
3
|
8
|
Изучение методов решения поставленной проблемы
|
6
|
5
|
9
|
Анализ методов
|
8
|
3
|
10
|
Разработка алгоритма решения проблемы
|
7, 9
|
2
|
11
|
Сбор исходных данных для выполнения расчетов
|
10
|
3
|
12
|
Выполнение расчетов MS Excel
|
11
|
3
|
13
|
Анализ полученных результатов
|
12
|
2
|
14
|
Подготовка введения и заключения
|
13
|
1
|
15
|
Подготовка списка использованных источников
|
4, 5
|
1
|
16
|
Оформление пояснительной записки в соответствии с требованиями ГОСТ
|
14, 15
|
1
|
17
|
Сдача работы руководителю
|
16
|
1
|
18
|
Подготовка к защите курсовой работы
|
16
|
3
|
19
|
Защита курсовой работы
|
18
|
1
|
Каждая работа может иметь неограниченное количество предшествующих и последующих работ. Типы связей между работами представлены в табл.5.10.
Таблица 5.9 – Типы связей в MS Project 2007
Тип связи
|
Сокращение
|
Пояснение
|
«Окончание – начало»
(Finish to Start)
|
ОН (FS)
|
Зависимость, при которой следующая работа не может начаться раньше, чем закончится данная работа.
|
«Начало – Начало»
(Start to Start)
|
НН (SS)
|
Тип связи, при которой работы должны выполняться одновременно
|
«Окончание - Окончание»
(Finish to Finish)
|
ОО (FF)
|
зависимость, при которой одна работа не может закончиться, пока не завершена другая.
|
«Начало - Окончание» (Start to Finish)
|
НО (SF)
|
Тип связи, при которой одна задача не может закончиться до тех пор, пока не началась другая
|
По умолчанию в MS Project создается связь типа «Окончание - Начало» (см.рис.5.23).
Рисунок 5.23 – Фрагмент диаграммы Ганта (тип связи «окончание - Начало»)
Для изменения типа связи необходимо дважды щелкнуть по соответствующей стрелке (например, D-E). В появившемся диалоговом окне (см.рис.5.24) определить желаемый тип связи.
Рисунок 5.24 – Диалоговое окно определения типа связи
Для ввода наименования работ необходимо на панели консультанта выбрать пункт Задачи. В результате получим (см. рис.5.25)
Рисунок 5.26 – Рабочая область ввода задач проекта
По умолчанию напротив каждой работы указывается длительность «1 день?». Вопросительный знак означает, что указанная длительность является приблизительной. После редактирования вопросительный знак исчезает. Ввод значений времени выполнения работ можно выполнять как с клавиатуры, так и с помощью полосы прокрутки. В последующих столбцах автоматически будут изменяться даты начала и окончания соответствующих задач.
Вернувшись к рассматриваемому примеру, предположим, что выдача заданий на курсовую работу предполагается 3 октября 2011 года. Эту дату можно считать моментом начала реализации проекта. Для установки этой даты необходимо в главном меню выбрать пункт Проект, а затем Сведения о проекте.
Выбор даты в MS Project 2007 также можно осуществлять с помощью календаря. Для этого необходимо щелкнуть маркер рядом с датой, установленной по умолчанию (cм.рис.5.27)
Рисунок 5.27 – Определение даты начала реализации проекта
Для определения даты начала следующих работ необходимо определить логическую взаимосвязь между работами, указав номера предшествующих работ в столбце «Предшественники». Результат представлен на рис. 5.28
Рисунок 5.28 – Диаграмма Ганта (фрагмент)
При создании проекта рекомендуется задачи структурировать, разбивать их на подзадачи. Формальным признаком необходимости декомпозиции является длительность выполнения более 5 дней и наличие нескольких исполнителей.
Рассмотрим процесс структурной декомпозиции на примере комплекса работ по организации рекламной кампании, включающий следующие этапы:
разработка концепции рекламной кампании,
подготовка медиабрифа,
разработка медиаплана,
разработка творческого решения,
производство материалов,
оценка эффективности рекламной кампании.
Введем их в рабочую область MS Project, предварительно установив дату начала реализации проекта 1 декабря 2011 года. Результат представлен на рис.5.29
Рисунок 5.29 – Рабочая область ввода задач проекта в MS Project 2007
Очевидно, что указанные этапы реализации проекта являются сложными и предполагают выполнение множества задач. Для повышения точности планирования выполним их структурную декомпозицию. Воспользуемся для этого помощью консультанта, щелкнув кнопку Задачи, а затем «Организация этапов задач». Результат представлен на рис.5.30
Рисунок 5.30 – Организация задач проекта с помощью панели консультанта
Воспользуемся инструментом «Вставить новую строку», расположенным на боковой панели консультанта и введем задачи для каждого из этапов реализации проекта в соответствии с табл.5.10
Таблица 5.10 – Комплекс работ
Наименование этапа
|
Комплекс задач
|
Этап 1 Разработка концепции рекламной кампании
|
Постановка цели
Определение целевой аудитории
Анализ медиапотребления
Исследование рекламной активности конкурентов
Сбор идей
Обсуждение и развитие идей
Окончательная формулировка идеи рекламной кампании
|
Этап 2 Подготовка медиабрифа
|
Выбор каналов распространения рекламы
Определение формата рекламных сообщений
Определение сроков проведения рекламной кампании
Планирование рекламной кампании территориально
|
Этап 3 Определение бюджета
|
Разработка медиаплана
Выбор типа медиаплана
Формирование календарного плана выхода рекламных обращений
Поиск тарифов на размещение рекламы
Расчет медийных показателей
|
Этап 4 Разработка творческого решения
|
Выбор поставщика творческого решения
Определения стиля обращения и звукового оформления
Подготовка материалов для предварительного тестирования
Испытание рекламного обращения
Сообщение аналитикам сведений о предварительном тестировании
Совершенствование творческого решения
|
Этап 5 Производство материалов
|
Выбор поставщика
Отправка материалов
Изготовление материалов
Распространение материалов
|
Этап 6 Оценка эффективности рекламной кампании
|
Разработка метрик успешности рекламной кампании
Сбор информации
Выполнение расчетов
Анализ результатов
Генерация идей для будущих рекламных кампаний
Подготовка отчета
|
Для изменения уровня задач могут быть использованы кнопки на панели «Организация задач».
 
Результат представлен на рис.5.31
Рисунок 5.31 – Результат структурной декомпозиции комплекса работ
Далее необходимо определить длительность каждой задачи и их логическую взаимосвязь, указав номера предшествующих работ. После этого MS Project автоматически пересчитает даты начала и окончания работ и их графическое расположение.
Каждый этап реализации проекта в MS Project называется фазой, а завершающая задача отдельного этапа называется вехой. Веха – это контрольная точка, означающая, что достигнут определенный промежуточный результат проекта. Обычно в списке задач в MS Project вехи формулируются так: разработано, утверждено, завершено, подписано. Также принято в конце каждой фазы (суммарной задачи) ставить «техническую» веху, даже если по смыслу в конце этой группы не подписывается никаких документов. Она предназначена для обозначения завершения фазы, что облегчает отслеживание хода реализации проекта. Веха не имеет длительности. Поэтому самый простой способ пометить задачу как веху – в столбце Длительность поставить 0, т.е. задать нулевую длительность. MS Project изменит оформление такой задачи в диаграмме (по умолчанию она будет обозначена ромбом). Существует и другой способ. Для пометки задачи как вехи следует открыть окно Сведения о задаче (например, двойным щелчком по задаче) и на вкладке Дополнительно поставить флажок Пометить задачу как веху и нажать ОК (см.рис.5.32)
Рисунок 5.32 – Диалоговое окно определения сведений о задачи
Вернемся к рассматриваемому примеру и добавим для каждой фазы проекта веху с формулировками:
Разработка концепции завершена.
Подготовка медиабрифа завершена.
Разработка медиаплана завершена.
Разработка творческого решения завершена.
Производство завершено.
Оценка эффективности рекламной кампании завершена.
Результат представлен на рис.5.33 и рис.5.34.
Рисунок 5.33– Диаграмма Ганта (фрагмент)
Рисунок 5.34 – Диаграмма Ганта (фрагмент)
Приведенный на рис.5.33-5.34 вариант представления сетевого графика называется диаграммой Ганта. Это наиболее распространенный способ визуализации в MS Project. Элементами диаграммы Ганта являются настраиваемые отрезки, каждый из которых может включать три элемента: точка начала, точка окончания и промежуточная часть. Длина отрезков пропорциональна их длительности. По умолчанию задачи состоят только из промежуточной части. Рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация.
Форматирование диаграммы Ганта
MS Project 2007 содержит большой набор средств форматирования диаграммы Ганта. Они позволяют:
изменять форму и цвет составляющих диаграмму фигур;
определять, какая проектная информация отображается на диаграмме рядом с фигурами;
отображать дополнительную графическую информацию (отклонение от базового плана и пр.);
форматировать шкалу времени (тем самым уменьшая или увеличивая масштаб отображения плана проекта).
Настройка формы и цвета элементов диаграммы определяется в диалоговом окне форматирования отрезков. Открывается оно после двойного щелчка на элементе диаграммы, который требуется отформатировать (рис.5.35)
Рисунок 5.35 – Диалоговое окно форматирования отрезков диаграммы Ганта
Рядом с отрезком возможно отображать разнообразную текстовую информацию. Чтобы определить, какая текстовая информация будет выведена рядом с той или иной фигурой диаграммы, нужно щелкнуть на ней два раза и в открывшемся диалоговом окне форматирования элемента диаграммы перейти на вкладку Текст отрезка.
Рисунок 5.36 – Вывод подписей на диаграмме Ганта
Текстовая информация, выводимая рядом с отрезком, является значением одного из столбцов «внутренней» таблицы. Поэтому для определения отображаемой рядом с отрезком информации нужно выбрать названия соответствующих столбцов. Значения столбцов могут отображаться в разных позициях относительно отрезка: слева, справа, сверху, снизу или внутри него.
В каждой из позиций можно выбрать для отображения любой столбец. Для того чтобы определить, в какой позиции будет отображено значение столбца, нужно установить курсор в строку с названием позиции и в раскрывающемся списке выбрать название столбца. Например, на рис.5.36 поле Названия ресурсов выбрано в строке с названием Справа, следовательно, значения из этого поля будут отображаться справа от отрезка.
Просмотреть, как сделанные изменения повлияют на внешний вид отрезка, можно в области Образец. Достаточно часто возникает задача форматирования внешнего вида сразу всех задач плана или задач определенного типа (например, завершающих). В этом случае рекомендуется воспользоваться приемами группового форматирования отрезков.
|
