Глава 2 Создание документов
Компьютер представляет наибольшие возможности для облегчения и ускорения создания документа. Составлением документов приходилось заниматься всем работникам управленческого аппарата, но с автоматизацией этой работы в последние годы её всё чаще стали поручать секретарю-референту.
Любая организация (фирма) постоянно выполняет одни и те же функции, закреплённые в её уставе. Поэтому большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяется, т.е. является типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать и использовать при документировании подобных ситуаций.
Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в альбомы унифицированных форм, формы первичных статистических документов по учёту кадров утверждены Госкомстатом и т.п.
Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов, изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах.
Каждый отдел, выполняющий соответствующую функцию, должен иметь в памяти компьютера наборы обязательных форм документов.
Если утверждённых форм нет, а ситуация по поводу которой создаётся документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать текст такого документа.
Трафаретные тексты
Процесс создания трафаретных текстов был разработан ещё на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом. Разработка трафарета включает: выявление типовой управленческой задачи; информации, необходимой и создаваемой в процессе её решения; составление проекта текста, отражающего данную ситуацию, и его согласование.
Наличие трафаретного текста с полями для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие (за счет унифицированного размещения изменяющихся данных лицо, читающее документ, может сразу найти в нем необходимую информацию, не тратя время на чтение всего документа). Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.
Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм – «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.
При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа.
В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются на чистом листе бумаги (для внутренней документации) или на базе уже спроектированных бланков организации.
Например:
Подтверждаем получение Вашего заказа от [место для даты] на [место для наименования товара]. К сожалению, заказанное Вами изделие временно отсутствует на складе компании. Его поступление ожидается в течение [место для срока поступления товара]. Мы свяжемся с Вами немедленно после поступления товара на наш склад.
Спасибо, что пользуетесь услугами нашей компании.
С уважением
Старший менеджер
|
И.П.Сидоров
|
или
Напоминаем Вам, что с 00.00.0000 вступает в силу договор от 00.00.0000 № 000000-00 «О поставках … ». В связи с этим просим проследить за своевременным переводом денег на наш счет и выслать копию платёжного поручения по факсу (095) 123 45 67.
С уважением
Вице-президент
|
С.И.Иванов
|
Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Настройка панелей инструментов и создание набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяет упростить и ускорить работу, убирая с экрана ненужные для подготовки данного документа кнопки и добавляя специально созданные кнопки, команды и макросы.
Помимо полностью составленных текстов конкретных документов большое распространение в последние десятилетия получило применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, приняты устойчивые фразеологические обороты. Особенно часто они применяются в начальной части документов.
Например:
«Уважаемый господин (госпожа)»,
«Многоуважаемые господа»,
«Благодарим Вас за письмо от ... »,
«Ваше письмо от ... получено, нами изучены Ваши предложения о ... »,
«В ответ на Ваше письмо от … напоминаем, что…»,
«В подтверждение нашего факса сообщаем»,
«В дополнение к нашему письму от … »,
«Приносим извинения за задержку с ответом на …» и т.д.
Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов – так называемые «комплименты»: «с уважением», «с искренним уважением», «с глубоким уважением», «искренне Ваш» и т.д.
Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в данной деятельности наборы профессиональных фраз и выражений, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг.
Важный этап настройки шаблона – создание такого набора элементов – меню Вставка, команда Автотекст. (в Word 95 – в меню Правка). Этот набор типовых фраз и выражений можно быстро вставить при составлении индивидуального текста документа, набрав условное сокращение (несколько букв слова, аббревиатуру и т.п.) и нажав F3. Например, нажатие всего на три клавиши: Р, Ф, F3 может вводить часто употребляющееся словосочетание «Российской Федерации», «Fond» – «The International foundation for socio-economic and political studies (The Gorbachev foundation)» и т.п. При этом элемент автотекста может иметь заранее заданное оформление, им может быть не только фраза, но и рисунок, формула, таблица и любой другой объект. Word 97/2000 включает в себя специальную панель инструментов Автотекст и заранее созданный набор наиболее часто встречающихся выражений, сгруппированный по темам: приветствие, прощание, подпись, указания. Word 97/2000 имеет также функцию автозавершения для автоматического ввода элементов автотекста. Достаточно набрать несколько первых букв и заложенное в память машины выражение появится на экране в виде «всплывающей подсказки». Достаточно нажать Enter и текст будет вставлен в документ. Особенно удобна функция «Автозаполнения» для вставки длинных названий и устойчивых словосочетаний.
Эта возможность не только ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок.
Упрощают создание документа наличие в шаблоне полей-списков – раскрывающихся списков элементов, из которых можно выбирать необходимые значения. Например, из нижеприведенного списка выбирается вид документа.
Разработка и создание сложных шаблонов, как правило, производится совместно лицом, ответственным за делопроизводство или соответствующим специалистом (юристом, кадровиком, бухгалтером, менеджером и т.п.) и сотрудником отдела информатизации (программистом). В небольших организациях, где все обязанности по документационному обеспечению возложены на секретаря-референта, он же выполняет создание шаблонов документов.
Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить переменную информацию. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны с точки зрения содержания.
Например, в кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу17.
Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.
Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создаётся шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом все элементы оформления и всё содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.
Если работа сотрудника связана с созданием однотипных документов на базе небольшого количества шаблонов (например, выписка наличного и безналичного счёта; оформление 3-4 типовых договоров и т.п.), то имеет смысл вынести кнопки быстрого запуска этих шаблонов либо на панель инструментов MS Word, либо непосредственно на рабочий стол Windows. Проще всего поместить соответствующие шаблоны путём перетаскивания непосредственно на рабочий стол (как правило, шаблоны документов располагаются в директории MSOffice\Шаблоны).
Для создания новой кнопки, вызывающий новый документ на базе конкретного шаблона придётся написать небольшой макрос типа
Sub MAIN
FileNew .Template = "C:\MSOffice\Шаблоны\ Имя шаблона.dot", .NewTemplate = 0
End Sub
Запись макроса
Установите указатель на надпись "ЗАП" в строке состояния и дважды нажмите кнопку мыши. На экране появится окно диалога Запись макроса. Другой способ открытия этого окна диалога: в меню Сервис выбрать команду Макрос, а затем нажать кнопку "Записать".
В поле "Имя макроса" введите имя нового макроса. Оно должно начинаться с буквы и содержать только буквы и цифры. Если вас устраивает имя макроса, предложенное по умолчанию, пропустите этот шаг.
При желании введите краткое описание макроса в поле "Описание" (оно будет появляться справа внизу экрана в строке состояния каждый раз, когда вы будете выбирать соответствующую кнопку меню).
При присвоении макросу пункта меню или кнопки на панели инструментов это описание возникает в строке состояния при указании на соответствующий пункт меню или кнопку на панели инструментов. Описание может содержать до 255 символов, но на панели инструментов будет появляться не более 100 символов.
Для присвоения макросу кнопки на панели инструментов, пункта меню или сочетания клавиш нажмите соответствующую кнопку. После окончания присвоения нажмите кнопку "Закрыть" в окне диалога Настройка для начала записи макроса. Курсор примет форму стрелки с изображением микрокассеты.
Проделайте действия, которые следует включить в макрос.
Действия, проделанные с помощью мыши, не записываются. Для записи действий (например выделения текста или перемещения курсора) используйте клавиатуру. Мышь может быть использована для выбора нужных команд и параметров.
Выполните ту последовательность операций, которая войдёт в макрокоманду: Выберите меню «Файл» «Создать». В открывшемся окне выберите необходимый шаблон, убедитесь, что в разделе «Новый документ» выбран именно документ, а не шаблон и нажмите кнопку «ОК». Для окончания записи макроса нажмите кнопку «Стоп» на панели «Запись макрокоманд»:  .
Ещё один вариант – помещение часто используемых шаблонов на панель Microsoft Office.
Создание типового набора шаблонов для всей организации, а затем шаблонов документов для каждого сотрудника в соответствии с кругом его обязанностей требует затрат времени, определения чёткого круга обязанностей каждого сотрудника, списка документов, готовящихся тем или иным сотрудником, в общем – проведения небольшого обследования всей организации, учреждения, фирмы. Однако выполнив такую работу и разместив на «рабочем столе» каждого сотрудника шаблоны для создаваемых им документов, можно заметно ускорить и повысить качество работы управленческого персонала.
|
