Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
МОСКОВСКИЙ АВТОМОБИЛЬНО-ДОРОЖНЫЙ ИНСТИТУТ
(ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ)
Кафедра социологии и управления
М.Н. ВРАЖНОВА
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ»
Для студентов
специальности 080505 «Управление персоналом»
Москва
2009
Вражнова М.Н. Учебно-методическое пособие по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе». – М.: МАДИ (ГТУ), 2009. – 35 с.
Содержание
Цель и задачи преподавания дисциплины 3
Требования к уровню освоения содержания дисциплины 4
Тематический план дисциплины 5
Содержание лекционного курса 6
Содержание практических занятий 13
Контрольные вопросы для подготовки к коллоквиуму 16
Вопросы для подготовки к зачету по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе» 19
Рекомендуемые источники информации 22
Глоссарий основных понятий и терминов 24
© Московский автомобильно-дорожный институт (государственный технический университет), 2009
© Кафедра социологии и управления, 2009
© Вражнова М.Н., 2009
Цель и задачи преподавания дисциплины
Основной целью преподавания дисциплины является формирование у студентов знаний о качественном обеспечении деятельности кадровой службы организации современной системой делопроизводства, а также формирование и закрепление у них навыков эффективной организации делопроизводства и работы с документами.
Для достижения поставленной цели в процессе преподавания дисциплины «Делопроизводство в кадровой службе» решаются следующие задачи:
изучаются правила современного делопроизводства и сложившийся опыт подготовки, оформления и ведения всех видов документов с учетом новых законодательных актов и нормативных документов;
дается представление о законодательных актах и нормативно-методических материалах, регламентирующих делопроизводство в кадровой службе;
производится ознакомление с требованиями к оформлению документов, регламентирующих управление персоналом организации в целом и по основным функциональным областям;
даются сведения об основных видах организационно-распорядительных документов и правилах составления документов по всем направлениям деятельности кадровой службы;
рассматриваются особенности и изучаются правила текущего и архивного хранения документов, ведения трудовых книжек;
даются сведения о деловой корреспонденции в работе кадровых служб и особенностях документирования оценки деятель-ности работников;
изучаются правила составления документов о материальной ответственности, защите персональных данных и коммерческой тайны;
формируются у обучающихся практические умения и навыки составления и оформления соответствующих документов, в том числе с использованием компьютерных технологий.
Требования к уровню освоения содержания дисциплины
По итогам изучения дисциплины «Делопроизводство в кадровой службе» студент должен обладать следующими компетенциями:
иметь представление о составе и содержании кадровой документации, основных документах, регламентирующих управление персоналом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание, должностные инструкции, трудовые договоры и др.);
знать правила оформления документов (состав реквизитов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов и их оформлению);
знать порядок заполнения типовых форм, оформления документов при приеме на работу, при переводе или расторжении трудового договора;
иметь представление о порядке учета кадров, современных способах и технике создания документов, организации документо-оборота, систематизации документов, номенклатуре для их формирования и хранения;
знать порядок подготовки приказов по личному составу;
иметь представление о ведении трудовой книжки;
иметь представление о формировании и ведении дел по личному составу;
уметь составлять документы о материальной ответст-венности, защите персональных данных и коммерческой тайне;
знать методику ведения деловой корреспонденции;
знать правила составления и оформления делового письма, докладных и объяснительных записок;
уметь документировать деятельность коллегиальных органов;
знать правила составления характеристики, рекомендации, рекомендательного письма;
уметь документировать оценку деятельности работников.
Тематический план дисциплины
№ п/п
| Тематика лекций и семинаров
| Кол-во часов
| лекции
| практи-ческие занятия
|
| Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства
| 2
| -
|
| Использование компьютерных техно-логий в процессе документирования и делопроизводства
| 1
| 2
|
| Порядок составления и требования к оформлению управленческих документов
| 2
| -
|
| Виды организационно-распорядительных документов, правила их составления и оформления
| 4
| 2
|
| Состав и особенности работы с кадровой документацией
| 2
| 2
|
| Правила оформления документов по приему, увольнению, переводу работников
| 3
| 2
|
| Трудовые книжки и правила их ведения
| 2
| -
|
| Формирование и ведение дел по личному составу и учетно-справочных карточек
| 2
| 2
|
| Формирование и номенклатура дел кадровой службы
| 2
| -
|
| Правила составления документов об отпусках, о командировании работников и о приостановлении работы в случае задержки выплаты заработной платы
| 1
| 1
|
| Правила составления документов о материальной ответственности, защите персональных данных и коммерческой тайны
| 2
| -
|
| Организация работы с кадровыми документами. Деловая корреспонден-ция в работе кадровых служб
| 3
| 2
|
| Текущее и архивное хранение документов
| 2
| 1
|
| Документирование оценки деятельности работников
| 2
| 1
| Всего
| 30
| 15
| Содержание лекционного курса
Тема 1. Законодательное и нормативно-методическое регу-лирование делопроизводства - 2 часа
Понятие делопроизводства, история его появления. Роль и задачи делопроизводства в управленческой деятельности организации. Документ как носитель информации и как средство реализации управленческих функций. Законодательные акты по документированию: Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Гражданский кодекс РФ, постановления правительства РФ и др. Нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства. Нормативы времени на работу с документами. Унификация и стандартизация как основные направления совершенствования документации.
Организация современного делопроизводства и направления его совершенствования. Тема 2. Использование компьютерных технологий в процессе документирования и делопроизводства – 1 час
Внедрение компьютерных технологий в процесс докумен-тирования и делопроизводства. Понятие «документационное обеспечение управления».
Оформление документов с помощью компьютерных программ-ных средств. Электронная форма ведения документов.
Использование современных компьютерных технологий ведения и использования учетно-справочных картотек. Электронная регистрация документов. Тема 3. Порядок составления и требования к оформлению управленческих документов - 2 часа
Основные правила и этапы составления документов. Требования, предъявляемые к тексту документа: аргументи-рованность, логичность изложения, достоверность, объективность, краткость и др. Простые и сложные документы. Использование трафарета. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц. Использование компьютерных программ («текстовый редактор») при подготовке документов. Корректурные знаки, применяемые при работе над текстом.
Основные реквизиты служебных документов. Формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец. ГОСТ Р 6.30-97 «УСОД. Требования к оформлению документов»; его содержание и назначение. Требования к бланкам документов. Порядок адресования документов. Согласование, подписание и утверждение документа. Порядок фиксации на документе отметок об этапах его прохождения и исполнения. Тема 4. Виды организационно-распорядительных документов, правила их составления и оформления –
4 часа
Виды организационно - распорядительных документов: организационные, распорядительные, информационно-справоч-ные.
Организационные документы. Их назначение, структура, содержание, оформление, утверждение.
Распорядительные документы: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Порядок доведения распоряди-тельных документов до исполнителей. Порядок фиксации на документе отметок об этапах его прохождения и исполнения.
Информационно-справочные документы. Их назначение, содержание, порядок оформления. Тема 5. Состав и особенности работы с кадровой документа-цией – 2 часа
Состав и содержание документации, регламентирующей деятельность службы управления персоналом и работу с персоналом: Положение о персонале организации, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отделе управления персоналом, должностные инструкции его сотрудников.
Состав кадровой документации в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Нормативно-методические документы, регламентирующие состав, содержание, порядок составления и оформления кадровых документов. Особенности работы с кадровой документацией в организациях различных сфер деятельности: производственной, научной, образовательной, государственной службы и др. Карточная форма ведения документов.
Перечень кадровых документов, подлежащих утверждению руководителем организации.
Документирование рабочего времени и времени отдыха: документы обязательные и рекомендуемые.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Тема 6. Правила оформления документов по приему, увольнению, переводу работников - 3 часа
Правила оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу. Содержание и порядок заполнения анкеты, автобиографии, личного листка по учету кадров, личной карточки, учетной карточки научного работника. Виды и условия заключения трудового договора. Особенности условий трудового договора с лицами разных должностных категорий, с подростками, инвалидами. Порядок расторжения трудового договора.
Документы по увольнению работника: заявление или служебная записка, приказ об увольнении; порядок их составления, оформления и выдачи.
Виды перевода работников на другую работу. Документы по переводу: заявления, докладная записка, приказ о переводе. Порядок оформления перевода работника.
Порядок подготовки проектов приказов по личному составу.
Особенности в документировании изменений условий трудового договора в зависимости от срока и инициатора изменений.
Тема 7. Трудовые книжки и правила их ведения - 2 часа
Нормативные документы о порядке ведения трудовых книжек. Правила заполнения трудовых книжек. Образцы формулировок записей в трудовых книжках. Вкладыш в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Учет движения трудовых книжек. Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении. Хранение трудовых книжек. Тема 8. Формирование и ведение дел по личному составу и
учетно-справочных картотек – 2часа Личное дело работника, его назначение, состав и порядок расположения документов в нем. Правила ведения и хранения личных дел. Порядок внесения изменений в документы личного дела. Учет личных дел и их выдача во временное пользование. Контрольные карточки.
Назначение и порядок ведения учетно-справочных картотек. Персональный, штатно-должностной и статистический учет работников. Типовая форма №Т-2, ее содержание, порядок заполнения личных карточек. Хранение и архивирование личных карточек. Тема 9. Формирование и номенклатура дел кадровой службы - 2 часа
Понятия «дело» и «номенклатура дел» как способ классификации и систематизации документов. Назначение номен-клатуры дел. Нормативно-методические документы по составлению номенклатуры дел. Виды номенклатуры дел: конкретные или индивидуальные, примерные, типовые. Основная номенклатура дел кадровой службы. Требования к заголовку дела, к порядку расположения дел. Индексация дел. Унифицированная форма номенклатуры дел организации или структурного подразделения. Порядок рассмотрения и утверждения номенклатуры дел в организации.
|