РОСЖЕЛДОР
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Ростовский государственный университет путей сообщения»
(РГУПС)
Л.Ю. Сербинович
КУРСОВАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ЕГО КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ»
Учебное пособие
Ростов-на-Дону
2007
УДК 651+6
Сербинович, Л.Ю.
Курсовая работа по дисциплине «Делопроизводство и его компьютеризация»: учеб. пособие / Л.Ю. Сербинович; Рост. гос. ун-т путей сообщения, – Ростов н/Д, 2007. – 107 с. : ил. Библиогр. : 25 назв.
Учебное пособие разработано для освоения теоретического учебного материала и поэтапного выполнения курсовой работы студентами специальности 040101 «Социальная работа». В пособии содержатся общие требования и методические рекомендации по выполнению курсовой работы и детальное объяснение последовательности работы над каждой главой. В приложении даются примеры заполнения необходимых документов условного предприятия. В библиографическом списке пособия содержится обширный перечень нормативно-правовых документов и литературы по делопроизводству и его компьютерному информационному обеспечению.
Рецензенты: д-р ист. наук, проф. И.М. Узнародов (ЮФУ); канд. ист. наук, проф. А.Н. Рубаник (РГУПС)
Учебное издание
Сербинович Людмила Юрьевна
Курсовая работа по дисциплине «Делопроизводство и его компьютеризация»
Учебное пособие
Редактор Т.М. Чеснокова
Корректор Т.М. Чеснокова
Подписано в печать 28.12.2007. Формат 60х84/16
Бумага офсетная. Ризография. Усл. печ. л. 6,0
Уч.-изд. л. 5,8. Тираж 100 экз. Изд. № 217. Заказ №
Ростовский государственный университет путей сообщения.
Ризография РГУПС.
Адрес университета: 344038, г. Ростов н/Д, пл. Ростовского Стрелкового полка Народного Ополчения, 2.
ã Ростовский государственный университет путей сообщения, 2007
СОДЕРЖАНИЕ
1 ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ДИСЦИПЛИНЫ
1.1 Цели и задачи учебной дисциплины
1.2 Требования к уровню освоения дисциплины
1.3 Порядок освоения дисциплины
2 ЗАДАНИЕ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КУРСОВОЙ РАБОТЫ
2.1 Содержание курсовой работы
2.2 Требования к оформлению курсовой работы
3 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И СОДЕРЖАНИЮ ГЛАВЫ 1
4 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И СОДЕРЖАНИЮ ГЛАВЫ 2
5 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И СОДЕРЖАНИЮ ГЛАВЫ 3
6 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И СОДЕРЖАНИЮ ГЛАВЫ 4
7 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И СОДЕРЖАНИЮ ГЛАВЫ 5
8 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И СОДЕРЖАНИЮ ГЛАВЫ 6
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Приложение 4
Приложение 5
Приложение 6
Приложение 7
Приложение 8
Приложение 9
Приложение 10
Приложение 11
Приложение 12
Приложение 13
Приложение 14
Приложение 15
Приложение 16
Приложение 17
Приложение 18
Приложение 19
Приложение 20
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1 ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ
ХАРАКТЕРИСТИКИ ДИСЦИПЛИНЫ
1.1 Цели и задачи учебной дисциплины
Дисциплина «Делопроизводство и его компьютеризация» относится к специальным дисциплинам и предназначена для студентов, обучающихся по специальности 040101 «Социальная работа». Данная дисциплина является составной частью цикла специальных дисциплин, изучение которых обеспечит основу подготовки специалистов по социальной работе.
Дисциплина «Делопроизводство и его компьютеризация» изучает комплекс общей и специфической документации, относящейся к различным сферам деятельности предприятий, учреждений и организаций как государственных, так и коммерческих.
Специфика данной учебной дисциплины предполагает углубленное изучение нормативно-правовых и уставных документов, полнее всего отражающих организационные принципы деятельности любого предприятия, а также различные группы документов, возникающих в процессе его деятельности:
– организационно-правовые;
– распорядительные;
– справочно-информационные;
– документы по личному составу;
– другие виды документов.
Дисциплина «Делопроизводство и его компьютеризация» также предполагает изучение компьютерных информационных технологий – компьютеров, средств оргтехники, специального программного обеспечения, используемых для рациональной организации делопроизводства.
Выполнение студентом курсовой работы подводит итог изучения дисциплины «Делопроизводство и его компьютеризация». При написании курсовой работы студентом применяются на практике как полученные в результате аудиторной и самостоятельной работы теоретические знания, так и практические навыки по составлению и заполнению различных форм документов, приобретенные в ходе выполнения лабораторных работ.
1.2 Требования к уровню освоения дисциплины
Изучив курс «Делопроизводство и его компьютеризация», студент должен знать:
– нормативно-правовую базу делопроизводства;
– принципы организации документационного обеспечения управления;
– назначение, цели и задачи деятельности службы документационного обеспечения управления предприятий, организаций и учреждений;
– классификацию документов, используемых в управленческой деятельности предприятия, организации или учреждения;
– требования к составлению, использованию и хранению основных видов документов, используемых в управленческой и коммерческой деятельности;
– назначение и состав организационно-правовых документов;
– примеры организационно-правовых документов;
– назначение и состав распорядительной документации;
– примеры распорядительных документов;
– назначение и состав справочно-информационных документов;
– примеры справочно-информационных документов;
– назначение и состав документов по личному составу;
– примеры документов по личному составу;
– основные пути и возможности совершенствования делопроизводства;
– технологии средств автоматизации делопроизводства;
– компьютерные информационные технологии и средства оргтехники, применяемые при работе с информацией для создания, обработки, передачи, использования и хранения документов;
– основные требования к организации автоматизированных рабочих мест служащих предприятий, организаций и учреждений.
Студент должен уметь:
– самостоятельно находить и использовать необходимую для работы информацию в библиотеках, Интернете, информационно-правовых системах «ГАРАНТ», «КОНСУЛЬТАНТ ПЛЮС», «КОДЕКС» и др.
– анализировать и грамотно использовать нормативно-правовые документы по делопроизводству;
– с использованием компьютерных информационных технологий и средств оргтехники создавать, обрабатывать, передавать, использовать и хранить документацию различных типов;
– разрабатывать и грамотно заполнять различные формы организационно-правовых, распорядительных, справочно-информационных документов, кадровую документацию, а также специализированные документы предприятий, организаций и учреждений.
– применять на практике полученные на аудиторных занятиях и самостоятельно навыки по использованию компьютерных информационных технологий в делопроизводстве;
– использовать аппаратные и программные средства для создания, обработки, хранения, приема и передачи документов.
1.3 Порядок освоения дисциплины
Изучение курса «Делопроизводство и его компьютеризация» студентами специальности 040101 «Социальная работа» очной формы обучения предполагает аудиторную и самостоятельную работу: 18 часов лекционных и 18 часов лабораторных занятий в каждом из семестров (6 и 7 семестры). В течение 6 семестра студенты получают основные теоретические знания по дисциплине и вырабатывают практические навыки работы с документами, а в сессию сдается экзамен. В 7-ом семестре студентами выполняется курсовая работа и в конце семестра сдается зачет.
В лекциях должны раскрываться важнейшие теоретические проблемы учебной дисциплины. Лабораторные занятия проводятся для приобретения студентами практических навыков работы с уставными, организационными, распорядительными, кадровыми и информационно-справочными документами предприятий, организаций и учреждений. На лабораторных занятиях вырабатываются навыки практического применения информационных технологий в делопроизводстве. В ходе самостоятельной работы студент должен с использованием приобретенных на аудиторных занятиях теоретических знаний и практических навыков, на примере условного предприятия показать его организационные особенности, специфику ДОУ, охарактеризовать документооборот и разработать комплекс документации различных видов с использованием компьютерных информационных технологий.
2 Задание По выполнению курсовой работы
Курсовая работа у студентов специальности «Социальная работа» по дисциплине «Делопроизводство и его компьютеризация» предполагает создание условного предприятия и разработку необходимой для его успешного функционирования документации.
Тема курсовой работы: «Организация делопроизводства предприятия».
2.1 Содержание курсовой работы
В курсовой работе студентом разрабатывается комплекс документации своего условного предприятия. Для того чтобы организовать деятельность условного предприятия необходимо: выбрать наименование предприятия; его организационно-правовую форму; с использованием графических редакторов (Adobe Photoshop, Corel Draw) создать фирменный товарный знак; определить виды деятельности предприятия; подготовить учредительные документы и документы для регистрации; зарегистрировать предприятие и встать на учет в соответствующих органах; получить лицензию (если это предусмотрено законодательством РФ для данного вида деятельности). Для рациональной организации делопроизводства условного предприятия необходимо: дать общую характеристику документооборота; подробно изучить комплекс организационно-правовой, распорядительной, справочно-информационной и кадровой документации; продумать автоматизированные рабочие места служащих.
Цель курсовой работы – разработать комплекс документации условного предприятия, необходимой для осуществления его деятельности.
Задачи курсовой работы:
– выбрать наименование фирмы.
– разработать фирменный товарный знак условного предприятия с использованием графических редакторов;
– изучить комплекс учредительных документов;
– проанализировать и охарактеризовать организационно-правовую документацию предприятия;
– изучить комплекс распорядительных документов предприятия;
– разработать примеры распорядительных документов (распоряжение, приказ по основной деятельности);
– изучить комплекс справочно-информационной документации предприятия;
– разработать примеры справочно-информационных документов (заявление о приеме на работу, деловое письмо на бланке, акт, телефонограмма, докладная записка);
– изучить состав и назначение документов по личному составу;
– составить резюме, автобиографию, личный листок, заявление о приеме на работу, приказы по личному составу;
– грамотно организовать автоматизированное рабочее место секретаря предприятия.
Курсовая работа имеет следующую структуру:
Титульный лист
Задание
Введение
Объем – 1 – 2 стр.
1 Подготовка предприятия к началу деятельности
1.1 Описание деятельности предприятия
1.2 Организация документооборота
Объем – 5 – 7 стр. без приложений.
2 Организационно-правовая документация ООО/ЗАО/ОАО «…»
Объем – 4 – 5 стр. без приложений.
3 Распорядительная документация ООО/ЗАО/ОАО «…»
Объем – 5 – 6 стр. без приложений.
4 Система справочно-информационной документации ООО/ЗАО/ОАО «…»
Объем – 4 – 5 стр. без приложений.
5 Документы предприятия по личному составу
Объем – 3 – 4 стр. без приложений.
6 Использование информационных технологий при работе с документами
Объем – 3 – 5 стр. без приложения.
Заключение
В заключении содержатся выводы о возможностях применения информационных технологий в делопроизводстве отдельно взятого условного предприятия и возможностях совершенствования работы с документами.
В конце курсовой работы после приложений помещают:
Список использованных источников и используемой литературы
Объем курсовой работы: 25 – 30 стр. – без приложений.
Количество приложений – 18.
2.2 Требования к оформлению курсовой работы
Работа выполняется на ЭВМ.
Курсовая работа выполняется:
14-м шрифтом Times New Roman;
межстрочный интервал 1,5;
выравнивание по ширине;
красная строка – отступ на 1,2 см;
размер полей: левое – 3 см, правое – 1 см, верхнее и нижнее – 2 см.
номера страниц – сверху по центру.
Требования к оформлению Титульного листа
Титульный лист оформляется согласно общеуниверситетским требованиям. Пример оформления приведен на рис. 1.
Рис. 1. Титульный лист курсовой работы
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ВВЕДЕНИЯ
Во введении указываются цель и задачи курсовой работы.
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ЛИСТА ЗАДАНИЯ
Задание к курсовой работе оформляется на специальном бланке под руководством преподавателя, подписывается студентом, преподавателем, выдавшим задание и заведующим кафедрой. При нумерации страниц оно учитывается как стр. 2.
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ЛИСТА СОДЕРЖАНИЯ
Содержание оформляется на отдельном листе после задания (стр. 3).
Лист содержания рекомендуется оформлять в таблице, сделав внешние границы бесцветными (рис. 2).
Рис. 2. Пример оформления листа содержания курсовой работы
3 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И СОДЕРЖАНИЮ ГЛАВЫ 1
Глава 1 «Подготовка предприятия к началу деятельности» состоит из двух параграфов:
1.1 Описание деятельности предприятия.
1.2 Организация документооборота.
Глава 1 должна содержать описание деятельности условного предприятия и характеристику документооборота.
В главе 1 студент определяет название создаваемого предприятия, его организационно-правовую форму, описывает основные виды деятельности предприятия, сущность, значение и специфику его документооборота, а также дает классификацию документов предприятия.
В конце курсовой работы помещаются Приложение А – Фирменный товарный знак предприятия и Приложение Б – Рекламный проспект предприятия (примеры оформления приложений А, Б к курсовой работе содержатся в приложениях 1, 2 данного учеб. пособия).
1.1 Описание деятельности предприятия
Началу деятельности любого предприятия предшествует ряд формальных процедур, определяемых законодательством РФ:
1 Выбор названия предприятия
Название должно быть оригинальным и по возможности отражать характер деятельности предприятия.
2 Разработка фирменного товарного знака или эмблемы предприятия
Фирменный товарный знак охраняется Законом как интеллектуальная собственность его владельца и подлежит обязательной государственной регистрации. Фирменный товарный знак создается с учетом требований законодательства (Закон Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» № 3520-1, который был введен в действие 23 сентября 1992 г.).
3 Выбор организационно-правовой формы (для коммерческих предприятий), в которой будет создаваться предприятие
Хозяйственное общество – это коммерческая организация, уставный фонд которой формируется одним или несколькими физическими или юридическими лицами путем внесения своих долей (или полной величины уставного капитала, если в качестве учредителя выступает одно лицо). В качестве долей могут рассматриваться денежные или материальные средства, интеллектуальный капитал, ценные бумаги или имущественные права, имеющие денежную оценку. При этом осуществляется экспертная оценка стоимости интеллектуального капитала и имущественных прав в денежной форме.
Существует четыре формы хозяйственных обществ:
общество с ограниченной ответственностью (ООО);
общество с дополнительной ответственностью;
закрытое акционерное общество (ЗАО);
открытое акционерное общество (ОАО).
Общество с ограниченной ответственностью (ООО) – это коммерческая организация, учредителем которой выступает одно или несколько физических или юридических лиц, которые несут ответственность по обязательствам общества и риск убытков в пределах только внесенных ими вкладов.
Для учреждения ООО необходимо заключить учредительный договор, в котором определяются наименование фирмы, местонахождение и направление деятельности предприятия, а также указываются размеры уставного капитала и долевое участие в нем членов общества.
Высшим органом управления является собрание его участников.
Общество с дополнительной ответственностью. Отличие такой формы хозяйственного общества от общества с ограниченной ответственностью состоит в том, что ответственность по обязательствам такого общества распространяется на имущество учредителя (учредителей), а не только на его вклад в уставный капитал. Кроме того, при наличии двух или более учредителей такого общества в действие вступает положение о солидарном несении ответственности. При банкротстве одного из учредителей его ответственность по обязательствам общества распределяется между остальными учредителями пропорционально их вкладам.
Акционерное общество – это общество, уставный капитал которого разделен на определенное число акций; участники акционерного общества (акционеры) не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества в пределах стоимости принадлежащим им акций.
Акционеры имеют право на долю доходов АО. Часть прибыли, выплачиваемая владельцу акции, называется дивидендом. Та часть, которая не выплачивается в качестве дивидендов, называется нераспределенной прибылью.
Акционерное общество по закону не может иметь в качестве единственного участника хозяйственное общество, состоящее из одного лица.
Виды акционерных обществ:
закрытое (ЗАО);
открытое (ОАО).
Закрытое акционерное общество – это общество, акции которого распространяются только среди его учредителей (среди заранее определенного круга лиц), когда не используется форма открытой подписки на эмитируемые обществом акции и они не могут свободно продаваться и покупаться на фондовом рынке.
Открытое акционерное общество – это акционерное общество, участники которого могут свободно продавать и покупать акции общества без согласия других акционеров. Оно может проводить открытую подписку на эмитируемые им акции, которые могут свободно обращаться на фондовом рынке. Это подразумевает полную открытость общества и тщательный контроль за его деятельностью, поэтому оно обязано ежегодно публиковать для всеобщего сведения:
годовой отчет;
бухгалтерский баланс;
счет прибылей и убытков,
а также ежегодно привлекать профессионального аудитора для проверки и подтверждения годовой финансовой отчетности.
Высший орган управления в АО – общее собрание акционеров.
ОАО, также как и ЗАО, являются достаточно популярной формой предпринимательства как в России, так и во всем мире. Как правило, открытыми акционерными обществами являются крупные компании. В России примером таких компаний могут служить «РАО ЕЭС России», «РАО Газпром», «Роствертол» и др.; в Америке – фирмы «Microsoft», «General Motors», «Ford», «Coca-Cola». Малые предприятия, как правило, создаются в форме ООО или ЗАО [21].
4 Подготовка учредительных документов
Гражданский кодекс РФ определяет обязательный состав учредительных документов для коммерческих предприятий каждой из организационно-правовых форм. Обязательным для любого предприятия, вне зависимости от его организационно-правовой формы, является Устав.
Устав предприятия является основным документом, регламентирующим его деятельность. Устав определяет:
Организационно-правовую форму предприятия (юридический статус);
Юридический адрес;
Предмет деятельности;
Порядок образования уставного и других фондов;
Размеры (доли) уставного фонда;
Размеры (доли) вкладов учредителей;
Права и обязанности учредителей;
Порядок выхода из общества;
Порядок приема новых членов;
Порядок распределения прибыли и покрытия убытков;
Состав и полномочия органов управления и контроля;
Порядок прекращения деятельности и ликвидации предприятия (Приложение 3).
Учредительный договор (договор о создании общества)
В данном документе должны быть четко сформулированы решения учредителей о создании предприятия и цель его создания.
Учредительный договор должен содержать:
Сведения об учредителях (юридических и физических лицах);
Юридический адрес фирмы;
Дату вступления договора в силу;
Виды деятельности;
Сумму уставного фонда;
Порядок образования уставного фонда;
Порядок распределения прибылей и покрытия убытков;
Перечень и права высших органов управления фирмой;
Распределение голосов учредителей;
Порядок выхода из общества;
Порядок приема новых членов;
Условия прекращения деятельности и его ликвидация (Приложение 4).
5 Определение цели и основных направлений деятельности предприятия
Цель деятельности коммерческого предприятия любой организационно-правовой формы – извлечение прибыли. Получение прибыли зависит от видов деятельности, которые, согласно российскому законодательству, указываются в Уставе предприятия. Предприятие может осуществлять только те виды деятельности, которые указаны в его Уставе. В случае изменения каких-либо положений устава предприятие обязано заново пройти государственную регистрацию.
6 Проведение учредительного собрания
Предприятие может начать осуществлять свою деятельность только после регистрации и постановки на учет в соответствующие органы. Однако датой создания предприятия считается дата проведения его первого организационного собрания – учредительного собрания. Протокол № 1 учредительного собрания предприятия вместе с Уставом и другими необходимыми документами подается в регистрирующий орган.
Протокол общего собрания учредителей должен включать следующие разделы:
Об учреждении фирмы;
Об утверждении устава;
О размере уставного фонда;
О доле учредителей;
О назначении Генерального директора (президента, директора).
Протокол общего собрания подписывается председателем и секретарем.
7 Регистрация предприятия
При регистрации предприятия регистрирующий орган проводит экспертизу на уникальность наименования предприятия и вносит данные о создаваемом предприятии в единый реестр юридических лиц. Осуществлять регистрацию юридических лиц и частных предпринимателей в Российской Федерации могут либо регистрационные палаты, либо муниципальные органы власти – городские и районные администрации (Федеральный Закон «О государственной регистрации юридических лиц» № 129-ФЗ от 8 августа 2001г.). В случае принятии регистрирующим органом положительного решения, оно выдает зарегистрированному предприятию свидетельство о государственной регистрации, дающее ему статус юридического лица, в случае отказа в регистрации – мотивированное заключение с указанием причины отказа в регистрации.
8 Постановка на учет
После получения свидетельства о регистрации предприятия необходима его постановка на учет в следующие органы:
постановка на учет в районную налоговую инспекцию;
постановка на учет в пенсионный фонд;
постановка на учет в районный комиссариат;
постановка на учет в фонд социального страхования;
постановка на учет в фонд медицинского страхования;
постановка на учет в фонд занятости.
Необходима также регистрация фирменного товарного знака (торговой марки).
Для постановки на учет в выше указанные органы составляются следующие документы:
заявление о постановке на учет по установленной форме;
заверенная копия свидетельства о регистрации;
заверенная копия устава;
заверенная копия учредительного договора (в зависимости от организационно-правовой формы);
приказ о назначении Генерального директора и Главного бухгалтера;
договор аренды (при необходимости – разрешение на субаренду и размер арендной платы).
После регистрации в каждом из выше перечисленных органов предприятию выдается справка о постановке на учет и регистрации.
9 Получение лицензии (только для предприятий, создаваемых в тех отраслях, которые, согласно Федеральному Закону РФ «О лицензировании отдельных видов деятельности» № 128-ФЗ от 8 августа 2001 г., подлежат обязательному лицензированию).
Для эффективной работы предприятия, приобретения им клиентов и завоевания рынка необходимо тщательно продумать рекламу.
1.2. Организация документооборота
Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документ (от лат. «documentum» – свидетельство) – это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.
Документирование – процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам.
Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.
Документооборот – это порядок движения документов в организации. Документооборот можно разделить на следующие этапы:
экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления (ДОУ);
организация рационального движения документов внутри организации;
экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.
Документооборот предприятия образуют:
– организационные документы – Устав, Положения о структурных подразделениях, Штатное расписание, должностные инструкции руководства и служащих отделов;
– распорядительные документы – всевозможные приказы и распоряжения всех уровней;
– справочно-информационные и справочно-аналитические документы – заявления, обращения граждан по различным вопросам, регистрационно-контрольные карточки, докладные и объяснительные записки, акты, факсы, справки, сводки, отчеты, а также весь комплекс переписки;
– документы по личному составу, т.е. кадровая документация;
– отчетно-статистические документы – статистические отчеты, таблицы и пр.;
– бухгалтерские документы;
– другие группы документов, связанные с профессиональной деятельностью отделов и служб.
Каждый отдел предприятия создает и обрабатывает свой поток информации, который вливается в общий, образуя документационный оборот предприятия. Таким образом, документопоток движется как сверху вниз, т.е. от высшего руководства к структурным подразделениям и их отделам, так и в обратном направлении – снизу вверх.
В то же время каждое структурное подразделение работает со своим блоком информации, касающейся исключительно его деятельности. То же относится к внутренним отделам структурных подразделений (служб).
Обмен информацией также происходит по горизонтали, т.е. от одного отдела к другому, от структурного подразделения к другому структурному подразделению.
Отдельный поток информации представляет входящая документация. Ее распределением и обработкой занимается служба документационного обеспечения управления, которая направляет документы в зависимости от их содержания и назначения в то или иное структурное подразделение. Таким образом, входящие документы вливаются в документооборот структурных подразделений и их отделов.
Установление порядка движения документов, или управление документацией предприятия заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, управление документацией предприятия включает в себя организацию документооборота, в том числе технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения, организацию хранения документов. Организацией документооборота предприятия занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ).
Современное делопроизводство характеризуется тем, что основной поток документации создается с применением компьютерных информационных технологий. Сегодня разработаны и активно внедряются в обращение специальные системы автоматизации делопроизводства, например, «Дело», «АиТ», «Евфрат» и др.
4 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И СОДЕРЖАНИЮ ГЛАВЫ 2
|
