Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство»


НазваниеМетодические указания к лабораторной работе «делопроизводство»
страница1/4
ТипМетодические указания
filling-form.ru > Бланки > Методические указания
  1   2   3   4


МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Московский государственный университет путей сообщения

(МИИТ)

Кафедра экономики, организации и управления производством
Б.Ф. АНДРЕЕВ

А.И. ГУСЕВА
Методические указания к лабораторной работе

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

для студентов специальности
«Менеджмент на транспорте»


М о с к в а - 2003

МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Московский государственный университет путей сообщения

(МИИТ)

Кафедра экономики, организации и управления производством

Б.Ф. АНДРЕЕВ

А.И. ГУСЕВА
Утверждено

редакционно-издательским советом

университета
Методические указания к лабораторной работе

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

для студентов специальности
«Менеджмент на транспорте»
М о с к в а - 2003

УДК 651

А-65
Андреев Б.Ф., Гусева А.И. Методические указания к лабораторной работе «Делопроизводство» для студентов специальности «Менеджмент на транспорте». –М.: МИИТ, 2003 -47 с.


В методических указаниях к выполнению лабораторной работы представлены требования ГОСТа по делопроизводству, приведены примеры заполнения служебных и размещения реквизитов. Материал может быть использован в практической работе управленческого персонала при оформлении и написании служебных документов.

© Московский государственный

университет путей сообщения

(МИИТ), 2003

ВВЕДЕНИЕ
Предлагаемое методическое пособие содержит необходимую информацию о документировании деятельности со­временной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п.

Так,

  • коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах;

  • распорядительная деятельность руководителя предприятия (организации) — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу;

  • работа ревизионных комиссийв актах;

  • производственно-хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами гос

ударственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обя­зано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных реви­зиях, проводимых аудиторами и вышестоящими организациями.

Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-ис­торическую ценность, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных архивах.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

  • организационно-распорядительную документацию;

  • банковскую документацию;

  • финансовую, учетную и отчетную документацию бюджетных учреждений и организаций;

  • отчетно-статистическую документацию;

  • учетную и отчетную бухгалтерскую документацию предприятий;

  • документацию по труду;

  • документацию Пенсионного фонда Российской Федерации;

  • внешнеторговую документацию.

Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.

В настоящем пособии рассматривается организационно-распорядительная документация (ОРД), включающая следующие группы документов:

распорядительные документы:

• приказы, распоряжения, указания, инструкции;

информационно-справочные документы:

• протоколы, акты, письма, докладные и объяснительные запи­ски, справки, телеграммы, телефонограммы и др.

В пособии описываются состав и правила оформления реквизитов ОРД, приводятся формуляры основных ОРД и примеры их составления.
1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управлен­ческих документов, технология работы с документами, система­тизация документов в течение календарного года и организация архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действу­ющими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России, Государственным стандартом России "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ГОСТ Р 6.30-2003.
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАЦИИ.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1 Реквизиты документов и правила их оформления
При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления.

Отдельные надписи, содержащие обязательные сведения, называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Действу­ющими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, устанавливается следующий состав реквизитов ОРД:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 -ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу,

14 - адресат; .

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и Направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.
Каждый документ имеет присущий только ему набор рекви­зитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части:

  • заголовочную (реквизиты 01—16);

  • содержа­тельную (реквизиты 17—20);

  • оформляющую (реквизиты 21—29).

Реквизиты 01—12 заголовочной части используются при раз­работке бланков организационно-распорядительных документов и могут располагаться вдоль верхней стороны листа (продоль­ное расположение) или в левом верхнем углу стандартного листа бумаги (угловое расположение). Способы расположения рек­визитов ОРД и размеры отведенных для них полей приве­дены на рис. 1.

Рис.1 Схема расположения основных реквизитов на угловом бланке




01-02. Государственный герб Российской Федерации и Герб субъекта Российской Федерации помещают на блан­ках документов в соответствии с Положением о федерации. На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.
03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) по­мещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят. Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификато­ру предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации.

На формах официальных документов, представляемых в государст­венные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.
05. Код формы документа проставляют по Общероссийскому класси­фикатору управленческой документации (ОКУД).

Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения переда­чи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.
06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Например:
МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МПС РОССИИ)

Департамент управления перевозками
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращен­ное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

На документах акционерных обществ указывается вид акционирова­ния - закрытое или открытое акционерное общество:
ОАО "Российские железные дороги"



07. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номер и дату лицензии и др.).

Реквизит используется только при переписке и не про­ставляется на внутренних документах.

Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи.

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.
08. Наименование вида документа (приказ, акт, справка, дол­жностная инструкция и т.д.), составленного или изданного орга­низацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифици­рованной системой организационно-распорядительной документации, например:

ПРИКАЗ, АКТ, и т. п.
Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.
09. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания иди принятия решения, для акта - дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например:
01.03.2003.
Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например:
9 сентября 2003 г.
Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при изготовлении. Однако, согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подпи­си. При этом допускается напечатать в проекте документа значение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.
10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового но­мера (приказ № 1, протокол № 7), который можно дополнять по усмот­рению организации индексами:

- дела по номенклатуре;

- структурных подразделений или направлений деятельности;

- должностных лиц - авторов документа;

- корреспондентов или исполнителей;

  • наименований видов документов и т. п., например:



1-3/115

(1 - номер структурного подразделения,

3 - номер дела по номенклатуре,

115 - порядковый номер документа);


ОМ-3/115

(ОМ - отдел маркетинга,

3 - номер дела,

115 - порядковый номер документа);

115/ЮЛ-3

(115 - порядковый номер документа,

ЮЛ - Юрий Лужков,

3 - номер дела).



На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо), например, совместный документ МПС РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер:
01-20-105/11921, где

01-20-105 - номер, присваиваемый МПС РФ,

11921 - номер, присваиваемый ГТК РФ.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ, например:
На № ______от______________
Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при со­ставлении письма-ответа.
12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование органи­зации" и "Справочные данные об организации". Например, на бланках ЗАО "Локомотивное депо Куровская" место составления - " Куровская" - не проставляется. На контрактах и договорах рекомендуется указывать дан­ный реквизит.
13. Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользова­ния; Секретно; Конфиденциально, Коммерческая тайна и др.) простав­ляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. До­полняется реквизит номером экземпляра и другими данными, преду­смотренными законодательством, например:

Коммерческая тайна


Экз. №2


Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения.
14. Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физиче­ские лица. При адресовании в организацию ее название и название струк­турного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Мост-банк

Отдел кредитования


Должность лица, которому адресован документ, указывают в датель­ном падеже, например:
ОАО "МОСТРАНСАГЕНСТВО"

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

А.И. Смирновой


Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по от­ношению к самой длинной строке, например:


В.Б. Рощину
  1   2   3   4

Похожие:

Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство» iconМетодические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине...
Макрушина, Т. И. Справочная система длкументации: методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине «Делопроизводство...

Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство» iconМетодические указания по выполнению лабораторной работы «Определение...
Настоящие методические указания представляют собой описание правил проведения лабораторной работы, по определению серосодержащих...

Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство» iconМетодические указания к лабораторной работе «Бухгалтерский и управленческий...
...

Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство» iconДелопроизводство в кадровой службе методические указания
Методические указания предназначены для студентов очной и заочной форм обучения специальности 080505 «Управление персоналом»

Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство» iconЛабораторная работа №1 Принципы Управления проектами с использованием microsoft project 6
Управление проектами с помощью Microsoft Project: Методические указания к лабораторной работе по дисциплине «Основы организационного...

Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство» iconРазборка и сборка коробки передач заднеприводного автомобиля ваз...
Цель работы: закрепление теоретических знаний конструкции трехвальных коробок передач, формирование практических навыков разборки...

Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство» iconМетодические указания к лабораторной работе по дисциплине «Постреляционные базы данных»
Оллекциям значений, xml-документам и базе данных. Приведено краткое описание языковых конструкций. Рассмотрены примеры построения...

Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство» iconМетодические указания к лабораторной работе по курсу «Технология...
Кроме того, природные жиры богаты различными физиологически активными веществами: жирорастворимыми витаминами, пигментами, фосфатидами,...

Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство» iconМетодические указания по самостоятельной внеаудиторной работе студентов очной формы обучения
Методические указания одобрены методической комиссией учетно-финансового факультета (протокол №1 от 24 августа 2015 г.)

Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство» iconМетодические указания по выполнению лабораторной работы по дисциплине:...
«Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет)» (маи)

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
filling-form.ru
Поиск