Глава 6Хранение документов в электронной форме
С переходом делопроизводства на компьютеризированные технологии встаёт вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве, особенно в небольших фирмах, зачастую осуществляется стихийно.
Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, не редкость потери документов. Если сотрудник, создавший документ, отсутствует, то нахождение нужного документа часто возможно лишь путём просмотра всех файлов, что при большом количестве документов является весьма проблематичным. Рано или поздно, но перед любой организацией встаёт проблема упорядочения и классификации файлов. Во избежание потерь информации и рабочего времени необходимо с самого начала работы организовать правильное хранение документов.
Кроме документов, изначально существующих в электронном виде – созданных на компьютере сотрудниками организации, полученных по электронной почте, в виде факса через факс-модем, сегодня всё большее число организаций переводит в электронную форму (путём сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это ещё более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.
Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жёстком диске. Каждый файл должен получить своё имя. В одной папке (каталоге, директории) не может существовать одновременно два файла с одинаковыми именами. В используемой до недавнего времени операционной системе типа DOS (disk operating system) приняты имена файлов с длиной до восьми знаков. Короткие имена файлов были крайне неудобными, поскольку не позволяли точно определить содержание файла по его имени. К тому же в имени файла не допускалось использовать пробелы и специальные символы. Приходилось придумывать различные аббревиатуры типа otch95_1 или ivan2308.
Так как документ может быть создан различными программами, каждая из которых по своему записывает документ, не говоря уже о том, что документ может быть текстовым, графическим, аудио-визуальным и т.п., то для указания на тип файла и на программу, с помощью которой следует работать с документом, используется так называемое расширение (часть имени файла, следующая за точкой) до трёх знаков. Например, текстовый редактор MS Word сохраняет файлы, присваивая им расширение doc, редактор «Блокнот» (Notepad) присваивает файлам расширение txt, Write – wri и т.п. Большинство программ при первом сохранении документа автоматически добавляют нужное расширение. Следует следить, чтобы при переименовании документа не было случайно стёрто его расширение.
Современные операционные системы начиная с Windows 95 позволяют использовать в имени файла до 256 символов, включая пробелы. Имя файла как правило образуется на основе заголовка документа. Для ускорения и упрощения поиска в него рекомендуется включать дату и номер документа как его основные поисковые признаки, поскольку официальная дата документа часто не соответствует используемым операционной системой и офисными программами данным о дате создания и изменения файла.
Однако многие организации ещё имеют старые компьютеры, использующие операционную систему DOS/Windows 3.1(3.11). В случае использования длинного имени старыми приложениями (программами), ориентированными на DOS, эти имена сокращаются до стандартных 8 знаков. Как правило, это не мешает нормальной работе с файлами, но иногда может вызвать определённые затруднения. Поскольку файлы с длинными именами могут иметь повторяющуюся начальную часть, в имени в формате DOS сохраняются только первые шесть знаков, а последующая часть заменяется тильдой (знак в виде волнистой черты ~ ) и номером файла. Так, файлы «Приглашение на круглый стол.doc», «Приглашение на конференцию.doc», «Приглашение на презентацию.doc» будут выглядеть как Пригла~1.doc, Пригла~2.doc Пригла~3.doc, что делает крайне затруднительным определение содержания файла по его имени. Кроме того, программы, рассчитанные на использование в DOS могут вообще не прочитать длинное имя файла, записанное русскими буквами. Поэтому в случае, если документ передаётся на компьютер, работающий под управлением ОС DOS, рекомендуется скопировать файл, дав ему новое имя в соответствии с требованиями DOS – 8.3 (т.е. 8 латинских букв имени и 3 знака расширения).
|
