11.3. Организация оперативного хранения документов
11.3.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел администрации муниципального района дела хранятся по месту их формирования.
Глава поселения, должностные лица администрации специалисты, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.
11.3.2. Выдача дел и копий документов другим пользователям производится с разрешения главы поселения и его заместителя. Выдача дел осуществляется под расписку.
Дела выдаются во временное пользование специалистам администрации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Изъятие документа из дел постоянного хранения производится в случаях, установленных законодательством, при этом в деле остается заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника.
12. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ
НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Документы администрации после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на хранение в архивный отдел администрации муниципального района.
Подготовка документов к передаче на хранение включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
12.1. Экспертиза ценности документов
12.1.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев.
12.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
12.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) администрации. Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяется положением об этой комиссии. Положение об ЭК утверждается главой поселения, после согласования с архивным отделом администрации муниципального района.
12.1.4. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно силами специалистов администрации, при методической помощи начальника архивного отдела администрации муниципального района.
12.1.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием срока их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру для определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Одновременно с отбором документов постоянного хранения для передачи в архивный отдел администрации муниципального района проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения для уничтожения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии завершения ревизий" и т.д.
12.1.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 14), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 15). На дела временного (до 10 лет хранения) описи не составляются.
Согласованные экспертной комиссии (ЭК) администрации акты на уничтожение документов утверждаются главой поселения или его заместителем после утверждения в установленном порядке описей дел постоянного хранения.
12.2. Составление описей дел
12.2.1. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
12.2.2. В опись дел постоянного срока хранения включаются дела по порядку возрастания номеров. При этом каждый том, в том числе приложения к делам, сформированные в отдельные тома, вносится в опись отдельной позицией с присвоением очередного порядкового номера.
12.2.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел по номенклатуре дел; заголовки дел вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; описям дел присваиваются номера в валовом порядке; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения вносятся в опись полностью; для дел, содержащих документы нескольких лет, в конце описи каждого следующего года, за которые имеются документы в данном деле, делается ссылка на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел, пропущенные номера).
12.2.4. Разделы описи на дела постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, подписываются ответственным за делопроизводство, согласовываются с экспертной комиссией (ЭК) администрации поселения, направляются в архивный отдел администрации муниципального района для последующего утверждения на ЭПМК архивного отдела Приморского края, затем утверждаются главой поселения. Первые три экземпляра описи дел постоянного хранения после утверждения возвращается в архивный отдел администрации муниципального района, который направляет один экземпляр описи в администрацию поселения; один экземпляр описи остается в архивном отделе Приморского края.
Описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах, подписываются ответственным за делопроизводство, согласовываются с ЭК администрации, утверждаются главой поселения и направляются на согласование в архивный отдел администрации муниципального района. После согласования два экземпляра описи по личному составу остаются в архивном отделе администрации муниципального района, один возвращается в администрацию поселения.
|
