Информационно-методический бюллетень

Скачать 1.61 Mb.

Название	Информационно-методический бюллетень
страница	2/18
Тип	Бюллетень

filling-form.ru > Бланки > Бюллетень

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 18

примерный перечень

действий специалистов поселений по формированию архивных фондов поселений

№№

п/п

Наименование

действий

Нормативные документы, необходимые для осуществления действий

Периодичность

работы

1	2	3	4
1.	Подготовка проектов распорядительных документов главы муниципального образования о назначении должностного лица, ответственного за организацию делопроизводства и формирование архивных фондов поселения, о создании экспертной комиссии поселения	1. Устав муниципального образования. 2. Регламент работы администрации поселения. 3. Должностные инструкции специалистов. 4. Примерное положение об экспертной комиссии организации.	В начале деятельности администрации поселения, далее - по мере необходимости, при смене специалистов администрации
2.	Разработка проекта соглашения о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела между администрациями поселения и муниципального района	1. Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации". 2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". 3. Устав муниципального образовании.	В начале деятельности администрации; далее – при существенном изменении полномочий
3.	Разработка инструкции по делопроизводству в представительном органе и администрации поселения	1. Устав муниципального образования. 2. ГОСТы в области делопроизводства. 3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. 4. Примерная инструкция по делопроизводству в администрациях городских и сельских поселений Приморского края. 5. Инструкции по делопроизводству в администрации Приморского края, в администрации муниципального района.	В начале деятельности администрации поселения, далее – в связи с изменением нормативной базы и (или) появлением собственной символики
4.	Согласование инструкции по делопроизводству с архивным отделом администрации соответствующего муниципального района	соглашение о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела между администрациями поселения и муниципального района.	В начале деятельности администрации поселения, далее – в связи с изменением нормативной базы и (или) появлением собственной символики
5.	Присвоение индексов структурным подразделениям или направлениям деятельности представительного органа и администрации поселения	инструкция по делопроизводству в администрации поселения.	В начале деятельности администрации; далее – по мере необходимости
6.	Разработка номенклатур дел представительного органа и администрации поселения: - определение состава документов, подлежащих включению в номенклатуру дел; - определение порядка систематизации дел в номенклатуре; - определение сроков хранения дел, включенных в номенклатуру; - оформление номенклатуры дел	1. Устав поселения. 2. Штатное расписание. 3. Положения о структурных подразделениях администрации поселения или должностные инструкции специалистов администрации. 4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000). 5. Правила работы архивов организаций. 6. Номенклатура дел учреждения-пред-шественника. 7. Примерная номенклатура дел муниципального комитета сельского (городского) поселения, администрации сельского (городского) поселения.	В начале деятельности администрации; далее – ежегодно уточняется; перерабатывается при изменении полномочий
7.	Согласование номенклатур дел с архивным отделом администрации соответствующего муниципального района	соглашение о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела между администрациями поселения и муниципального района.	В начале деятельности администрации; далее – при существенном изменении полномочий, но не реже 1 раза в 5 лет
8.	Заведение дел в соответствии с номенклатурами дел и формирование дел в делопроизводстве	1. инструкция по делопроизводству в администрации поселения. 2. Правила работы архивов организаций.	Ежегодно
9.	Организация оперативного хранения документов и дел в делопроизводстве до передачи управленческих документов постоянного хранения в муниципальный архивный отдел, похозяйственных книг и дел по личному составу – в течение 75 лет, дел временного хранения – до уничтожения в установленном порядке (определение мест хранения, создание условий для сохранности документов)	1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". 2. инструкция по делопроизводству в администрации поселения. 3. Правила работы архивов организаций.	Ежегодно
10.	Подготовка дел к последующему хранению и использованию: - проведение экспертизы ценности документов; - формирование дел постоянного хранения и по личному составу; - архивно-техническая обработка дел постоянного хранения и по личному составу (подшивка, нумерация листов, оформление листа-заверителя, оформление обложки дела); - составление и оформление описей дел постоянного хранения и по личному составу; - составление сопутствующего научно-справочного аппарата к описям (предисловия, титульного листа, указателей и т.д.)	1. Номенклатуры дел представительного органа и администрации поселения. 2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000). 3. Правила работы архивов организаций. 4. Методические рекомендации органов управления архивным делом, схемы систематизации дел в описях.	По истечении двух лет с момента создания документов, далее - ежегодно
11.	Составление актов о выделении к уничтожению документов временного срока хранения с истекшими сроками хранения	1. Номенклатуры дел представительного органа и администрации поселения. 2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000). 3. Правила работы архивов организаций. 4. Инструкция по делопроизводству в администрации поселения.	По истечении сроков временного хранения, далее – ежегодно, после утверждения описей дел в установленном порядке
12.	Представление описей дел: - постоянного хранения в установленном порядке на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии государственного органа исполнительной власти Приморского края в области архивного дела; - по личному составу – на согласование в архивный отдел администрации муниципального района	соглашение о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела между администрациями поселения и муниципального района.	По истечении двух лет с момента создания документов, далее – ежегодно
13.	Представление сведений о количестве хранящихся дел и условиях их хранения в администрации поселения в архивный отдел администрации муниципального района	регламент Государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Регламент).	Ежегодно, в сроки, установленные Регламентом
14.	Передача дел постоянного хранения по утвержденным описям на постоянное хранение в муниципальный архивный отдел	1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". 2. соглашение о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела между администрациями поселения и муниципального района.	Управленческой документации - через 5 лет после образования администрации поселения, далее - ежегодно

ОДОБРЕНО

Протокол ЭПМК архивного

отдела Приморского края

от 13.11.2008 № 14

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

о формировании архивных фондов поселений муниципальных
районов Приморского края
1. Настоящее Положение, разработанное в соответствии с федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации" и от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", регулирует отношения в сфере организации формирования архивных фондов поселений муниципальных районов Приморского края.

2. Основные понятия, применяемые в положении:

Под архивными фондами поселения понимается постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, образующихся в деятельности представительного и исполнительного органов местного самоуправления поселения (далее – органы местного самоуправления), а также поселенческих организаций, создаваемых для реализации вопросов местного значения поселения и подлежащих постоянному хранению в муниципальном архиве соответствующего муниципального района.

Под формированием архивных фондов поселений понимается комплекс работ по экспертизе ценности и упорядочению архивных документов, проводимый в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом
исполнительной власти.

3. Организация работы по формированию архивных фондов поселения:

3.1. Формирование архивных фондов поселения осуществляется исполнительным органом поселения в сроки, согласованные с муниципальным архивом и под его организационно-методическим руководством.

3.2. В целях качественного формирования архивных фондов поселения, соблюдения сроков хранения архивных документов органы местного самоуправления, поселенческие организации:

разрабатывают и согласовывают с муниципальным архивом номенклатуры дел текущего делопроизводства;

направляют в установленном порядке на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Приморского края описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче в муниципальный архив, а также акты на списание утраченных и (или) неисправимо поврежденных дел постоянного хранения;

направляют на согласование в муниципальный архив описи дел по личному составу, акты на списание утраченных и (или) неисправимо поврежденных дел по личному составу, а также акты на уничтожение дел с истекшими сроками хранения;

обеспечивают сохранность архивных документов в течение сроков,
установленных статьей 22 Федерального закона от 22.10.2005 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", до передачи их на постоянное хранение в муниципальный архив.

3.3. Все работы, связанные с формированием и передачей архивных фондов поселений на постоянное хранение в муниципальный архив, выполняются за счет средств поселения.

4. Органы местного самоуправления поселения, поселенческие организации обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для формирования архивного фонда поселения и предоставлять помещения, отвечающие нормативным требованиям временного хранения архивных документов

ОДОБРЕНО

Протокол ЭПМК архивного

отдела аппарата Администрации

Приморского края

от 03.12.2005 № 16

ПРИМЕРНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

о сотрудничестве между администрацией ___________сельского (городского) поселения и администрацией ___________муниципального района

Приморского края в области архивного дела

"____"___________ 200__г. ______________________ (место заключения соглашения)

В целях эффективного сотрудничества в области архивного дела, руководствуясь Федеральными законами от 06.10.2003 № 131 "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 № 125 "Об архивном деле в Российской Федерации",

__________________________________________________________________,

(наименование сельского (городского) поселения муниципального района Приморского края)

именуемая в дальнейшем "поселение",

в лице ____________________________________________________________,

(должность, фамилия, имя, отчество)

действующего на основании __________________________ с одной стороны,

и ________________________________________________________________,

(наименование администрации муниципального района Приморского края)

именуемое в дальнейшем "администрация района",

в лице¹ ___________________________________________________________,

(должность, фамилия, имя, отчество)

действующего на основании²_________________________________________ с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее соглашение регулирует отношения сторон по обеспечению сохранности, учёту, хранению, комплектованию документов архивных фондов, образовавшихся в процессе деятельности поселения, а также их последующему использованию в научных, практических и иных целях.

1.1. Управление архивным делом в границах муниципального района осуществляется администрацией района в лице архивного отдела (муниципального архива).

1.2. Архивные фонды поселения, переданные на постоянное хранение в архивный отдел администрации района являются совместной собственностью поселения и муниципального района.

2. Обязательства сторон
2.1. Поселение:

2.1.1. Обеспечивает:

- формирование архивных фондов поселений в соответствии с правилами, установленными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

- сохранность архивных документов, образующихся в процессе деятельности поселенческих организаций, в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.1.2. Ежегодно в согласованные сроки с администрацией района проводит экспертизу ценности, архивно-техническую обработку и описание документов в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

2.1.3. Готовит и представляет на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Приморского края в области архивного дела³:

на утверждение:

- описи дел постоянного хранения на различных видах носителей;

на согласование:

- акты об утрате документов постоянного хранения, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу;

- акты о необнаружении дел постоянного хранения, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны;

- акты о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации.

2.1.4. Готовит и представляет в администрацию района:

- номенклатуру дел, образующихся в деятельности поселения;

- проект инструкции по делопроизводству;

- проекты положений об архиве и экспертной комиссии поселения;

- описи дел по личному составу на согласование экспертно-проверочной комиссии администрации района;

- паспорт архива поселения в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

- другие сведения, необходимые для анализа состояния архивного дела в районе.

2.1.5. Обеспечивает финансовые, материально-технические и другие условия, необходимые для выполнения работ, связанных:

- с формированием, обеспечением сохранности, учётом, хранением, комплектованием документов архивного фонда поселения, образующихся в процессе деятельности поселенческих организаций в течение всего срока временного хранения, установленного нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- подготовкой и передачей документов архивного фонда поселения на постоянное хранение, в том числе с их транспортировкой в архивный отдел администрации района.

2.1.6. Передает на постоянное хранение подлинники документов постоянного хранения на бумажной основе, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации через 5 лет после окончания их делопроизводством, далее – ежегодно, а также кино-фото-фоно-видеодокументы, периодические издания в согласованные с администрацией района сроки.

2.1.10. В случае ликвидации поселения включает представителя администрации района⁴ в состав ликвидационной комиссии.
2.2. Администрация района:

2.2.1. Включает поселение в список источников комплектования архивного отдела администрации района.

2.2.2. оказывает поселению безвозмездную методическую помощь в разработке номенклатуры дел текущего делопроизводства, оформлении организационно-распорядительных документов, проведении экспертизы ценности, обработке и описании документов постоянного хранения и по личному составу, в организации временного хранения архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.2.3. Направляет в установленном порядке на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Приморского края в области архивного дела описи дел постоянного хранения поселенческих организаций.

2.2.4. Принимает на постоянное хранение документы поселенческих организаций, включенные в состав Архивного Фонда Российской Федерации, на основании отдельного договора через 5 лет после окончания их делопроизводством.

2.2.5. Создает на базе полученных документов самостоятельный фонд, включает информацию о нем в систему научно-справочного аппарата и обеспечивает сохранность принятых документов.
3. ПРАВА СТОРОН
3.1. Поселение вправе:

- передавать отдельные документы, необходимые для практического использования поселением, в виде заверенных ксерокопий, изготавливаемых собственными силами или по соглашению сторон с учетом их возможностей с последующей заменой ксерокопий подлинниками;

- в договоре о приеме-передаче дел определять условия использования архивных документов, переданных на хранение в архивный отдел администрации района, в том числе оставлять часть документов на закрытом хранении.
3.2. Администрация района вправе:

- знакомиться с документами поселенческих организаций в ходе разработки и согласования номенклатуры дел, экспертизы ценности и описания документов;

- запрашивать и получать от руководства поселения сведения, необходимые для создания научно-справочного аппарата к архивным документам поселения, а также сведения о причинах отсутствия архивных документов;

- осуществлять использование принятых документов в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
4.1. Стороны вправе требовать друг от друга надлежащего исполнения принятых на себя по настоящему соглашению обязательств.

4.2. За нарушение принятых на себя по настоящему соглашению обязательств, стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
5. СРОК ДЕЙСТВИЯ И ПОРЯДОК РАСТОРЖЕНИЯ

СОГЛАШЕНИЯ
5.1. Настоящее соглашение вступает в силу с момента его подписания двумя сторонами и до тех пор, пока одна из сторон не заявит о расторжении договора, письменно предупредив другую сторону за два месяца до этого. При этом документы, поступившие в архивный отдел администрации района до момента расторжения соглашения и образующие фонды поселенческих организаций, не подлежат возврату.

5.2. Условия настоящего соглашения могут быть изменены и дополнены по договоренности сторон в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, если эти изменения не влекут за собой ущерба правам и законным интересам третьих лиц, а также и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5.3. Разногласия сторон, возникшие в рамках настоящего соглашения, разрешаются путем переговоров. В случае недостижения согласия, споры рассматриваются в установленном законом Российской Федерации порядке.

5.4. Соглашение составлено в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), имеющих одинаковую юридическую силу

35

6. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ
6.1. Стороны договариваются не передавать своих прав и обязательств, предусмотренных настоящим соглашением, третьей стороне без письменного согласия сторон.

6.2. В случае реорганизации, перерегистрации, изменения названия поселения и администрации района за ними сохраняются их права и обязанности по договору.

6.3. Стороны настоящего соглашения могут взаимно участвовать в проводимых ими конференциях, круглых столах, встречах с общественностью, прессой и т.п. по вопросам, представляющим взаимный интерес. При этом инициативная сторона должна своевременно уведомить другие стороны о намечаемых мероприятиях.
7. адреса и реквизиты сторон:

Поселение _____________________________ (наименование сельского (городского) _____________________________ поселения) _____________________________		Администрация района _______________________________ (наименование администрации _______________________________ муниципального района) ______________________________
Адрес:_______________________ _____________________________ _____________________________		Адрес: ________________________ ______________________________ ______________________________
М.П. Руководитель _________________И.О.Фамилия		М.П. Руководитель __________________ И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК архивного отдела

аппарата Администрации Приморского

края от 08.06.2006 № 6

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрациях

городских и сельских поселений Приморского края

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 18

	Информационно-методический бюллетень Информационно-методический бюллетень №84. Сборник методических документов по формированию архивных фондов поселений. Владивосток:...		Информационно-методический бюллетень Информационно-методический бюллетень №84. Сборник методических документов по формированию архивных фондов поселений. Владивосток:...
	Межрегиональная Правозащитная Группа Воронеж / Черноземье Центр Развития... Бюллетень издается при финансовой поддержке фонда Джона Д. и Кэтрин Т. МакАртуров		Вестник архивной службы курской области Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области [ Текст ]/...
	Вестник архивной службы курской области Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области / под ред....		Вестник архивной службы курской области Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области
	Настоящий информационно-методический бюллетень подготовлен Гвоздевой... О. Н. – главным правовым инспектором труда Новосибирской областной организации профсоюза работников народного образования и науки...		Учебно-методический комплекс (умк) «Информационно-библиотечная культура» Информационно-библиотечная культура : учеб метод комплекс для студентов первых курсов заочной формы обучения Тюм гос ун-та / сост....
	Информационно-методический сборник по проведению общественной экспертной... Информационно-методический сборник по проведению общественной экспертной оценки нормативных правовых актов, социальных проектов,...		Аналитические материалы о положении детей и семей, имеющих детей,... Информационно-аналитические материалы // Аналитические материалы о положении детей и семей, имеющих детей, в Санкт-Петербурге. –...

Информационно-методический бюллетень

Похожие: