Информационно-методический бюллетень


НазваниеИнформационно-методический бюллетень
страница9/18
ТипБюллетень
filling-form.ru > Бланки > Бюллетень
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   18

11.2. Формирование и оформление дел



11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формированием дел занимается специалист, ответственный за делопроизводство.

Контроль за формированием дел осуществляет руководитель специалиста, ответственного за делопроизводство.

11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы, факсы, телеграммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; объем дела не должен превышать 250 листов.

11.2.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На исполненных документах проставляется отметка "В дело № ...", дата, подпись исполнителя или должностного лица, по поручению которого документ исполнялся. При направлении документа в дело проверяется правильность оформления документов (наличие подписей, даты, номера и т.п.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются на доработку исполнителю.

11.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами и распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются отдельно от приказов о приеме, увольнении, перемещении. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Переписка группируется, как правило, за период в календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета специалистов администраций группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по всем направлениям деятельности администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах.

Приложения, объем которых превышает 100 листов, формируются в отдельные тома.

11.2.5. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в одно дело переписки. В деле подшиваются письмо-запрос, затем письмо-ответ. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

11.2.6. В случае выхода актов главы поселения во исполнение, изменение, дополнение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом специалистом, ответственным за делопроизводство, делаются соответствующие ссылки в делах, заведенных на эти акты.

11.2.7. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта главы поселения, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

11.2.8. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает комплекс работ по технической обработке (описание дела на обложке, подшивка, нумерация листов и составление заверительной подписи) и проводится специалистом администрации поселения при методической помощи и под контролем заведующей архивным отделом администрации муниципального района.

11.2.11. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 12); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 13); подшивку (переплет) дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.2.12. Обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме.

На обложке дела указывается наименование администрации; индекс дела - представляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с начальником архивного отдела администрации муниципального района; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК архивного отдела Приморского края (до этого он проставляется карандашом).

Документы постоянного и долговременного (свыше 75 лет) срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов постоянного и долговременного (75 лет) срока хранения, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в другом перечне документов, с указанием сроков хранения документов.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

11.2.13. Для документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   18

Похожие:

Информационно-методический бюллетень iconИнформационно-методический бюллетень
Информационно-методический бюллетень №84. Сборник методических документов по формированию архивных фондов поселений. Владивосток:...

Информационно-методический бюллетень iconИнформационно-методический бюллетень
Информационно-методический бюллетень №84. Сборник методических документов по формированию архивных фондов поселений. Владивосток:...

Информационно-методический бюллетень iconМежрегиональная Правозащитная Группа Воронеж / Черноземье Центр Развития...
Бюллетень издается при финансовой поддержке фонда Джона Д. и Кэтрин Т. МакАртуров

Информационно-методический бюллетень iconВестник архивной службы курской области
Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области [ Текст ]/...

Информационно-методический бюллетень iconВестник архивной службы курской области
Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области / под ред....

Информационно-методический бюллетень iconВестник архивной службы курской области
Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области

Информационно-методический бюллетень iconНастоящий информационно-методический бюллетень подготовлен Гвоздевой...
О. Н. – главным правовым инспектором труда Новосибирской областной организации профсоюза работников народного образования и науки...

Информационно-методический бюллетень iconУчебно-методический комплекс (умк) «Информационно-библиотечная культура»
Информационно-библиотечная культура : учеб метод комплекс для студентов первых курсов заочной формы обучения Тюм гос ун-та / сост....

Информационно-методический бюллетень iconИнформационно-методический сборник по проведению общественной экспертной...
Информационно-методический сборник по проведению общественной экспертной оценки нормативных правовых актов, социальных проектов,...

Информационно-методический бюллетень iconАналитические материалы о положении детей и семей, имеющих детей,...
Информационно-аналитические материалы // Аналитические материалы о положении детей и семей, имеющих детей, в Санкт-Петербурге. –...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск