Информационно-методический бюллетень
Скачать 1.61 Mb.
|
ЖУРНАЛрегистрации приема граждан
Образцы разработаны архивным отделом Приморского края Приложение № 10 к п. 10.7. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ УТВЕРЖДЕНИЯ АКТЫ (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, передачи дел, уничтожения документов и дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.); ИНСТРУКЦИИ (правила) – (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.); ОПИСИ ДЕЛ постоянного хранения и по личному составу; ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках и т.д.); ПЛАНЫ (работы, учебы, проведения мероприятий, совета и т.д.); ПОЛОЖЕНИЯ о городском (сельском) поселении, премировании и т.д.; ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.); СМЕТЫ РАСХОДОВ; СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ; ТАРИФНЫЕ СТАВКИ; ФОРМЫ унифицированных документов; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение № 11 к п. 11.1.1.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________№ ______ на _________________ год
Специалист, ответственный за делопроизводство И.О. Сидорова Дата
Образец разработан архивным отделом Приморского края * Конкретное название администрации поселения применяется в соответствии с Уставом поселения Продолжение приложения № 11 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году
Специалист, ответственный за архив А.О.Сидорова Дата Итоговые сведения переданы в архивный отдел администрации Красноармейского муниципального района Специалист архивного отдела И.О. Иванова Дата Образец разработан архивным отделом Приморского края Приложение № 12 к п. 11.2.11. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________ В деле подшито (вложено) и пронумеровано____________________ лист (ов) (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы _________________________________________ пропущенные номера _____________________________ + листов внутренней описи ____________________________________________________________
Наименование должности лица, составившего заверительную надпись подпись И.О. Фамилия Дата Образец разработан архивным отделом Приморского края Приложение № 13 к п. 11.2.11. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № ____________
Итого ______________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ___________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела подпись И.О. Фамилия Образец разработан архивным отделом Приморского края Приложение № 14 к п. 12.1.16.
В данный раздел описи внесено _______________________ дел (цифрами и прописью) с № ____________ по № _____________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Специалист, ответственный за делопроизводство И.О. Сидорова Дата
Образец разработан архивным отделом Приморского края * Конкретное название администрации поселения применяется в соответствии с Уставом поселения Приложение № 15 к п. 12.1.16.
На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2004 отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы администрации Руновского сельского поселения Кировского района Приморского края
Итого ______________________ дел за ____________________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены ЭПМК архивного отдела Приморского края, по личному составу согласованы с начальником архивного отдела администрации Кировского муниципального района Ответственный за делопроизводство И.О. Сидорова Дата Образец разработан архивным отделом Приморского края * Конкретное название администрации поселения применяются в соответствии с Уставом поселения ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ муниципального комитета сельского (городского) поселения, администрации сельского (городского) поселения МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по применению примерной номенклатуры дел муниципального комитета сельского (городского) поселения, администрации сельского (городского) поселения Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве муниципальных комитетов и администраций сельских (городских) поселений на территории Приморского края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер, разработана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов до передачи их на хранение в муниципальные архивные отделы. Примерная номенклатура дел администрации сельского (городского) поселения построена по функциональной схеме и включает разделы, соответствующие основным направлениям деятельности. Каждому разделу Примерной номенклатуры присвоен самостоятельный индекс: 1. Муниципальный комитет сельского (городского) поселения 2. Администрация сельского (городского) поселения 2.1. Руководство, контроль и организационные вопросы 2.2. Бюджетно-финансовая работа и бухгалтерский учет 2.3. Кадровое обеспечение 2.4. Делопроизводство, архив 2.5. Земельно-кадастровая служба 2.6. Муниципальное имущество 2.7. Природопользование, охрана окружающей среды 2.8. Архитектура и градостроительство 2.9. Дорожное хозяйство 2.10. Транспорт, связь 2.11.Торговля, общественное питание, бытовое обслуживание 2.12. Жилищно-коммунальное хозяйство 2.13. Социально-культурная деятельность 2.14. Гражданская оборона, защита от чрезвычайных ситуаций 2.15. Нотариальные действия 2.16. Учет военнообязанных 2.17. Паспортно-визовая служба В пределах каждого раздела Примерной номенклатуры дела расположены по степени значимости вопросов. Делам присвоены цифровые индексы, которые включают индекс раздела номенклатуры и порядковый номер дела в пределах этого раздела. Например, 2.2-3 "Штатное расписание администрации сельского (городского) поселения и изменения к нему", где 2.2 – индекс раздела Примерной номенклатуры, 3 – порядковый номер дела в данном разделе Примерной номенклатуры. Сроки хранения дел в Примерной номенклатуре указаны в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2001 (далее - ТУ), Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2007 (далее – Перечень НТД), Перечнем документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения, М., 2003 (далее – Перечень Минфина), Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения, М., 2004 (далее – Перечень ГО, ЧС), Перечнем документов со сроками хранения в системе Министерства торговли СССР, М., 1973 (далее – Перечень торговли), Перечнем документов со сроками хранения Министерства культуры СССР, его учреждений, организаций и предприятий, М. 1983 (далее - Перечень культуры), Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения документов, М, 1980 (далее – Перечень юстиции), Перечнем документов органов прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения, М., 1997 (далее – Перечень прокуратуры), Перечнем документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР, М., 1973 (далее – ПДП). К ряду заголовков дел Примерной номенклатуры дел проставлены только сроки хранения, ссылка на статью Перечня отсутствует. Это вызвано тем, что данные виды документов имеющимися перечнями не предусмотрены и сроки хранения определены ЭПМК архивного отдела Приморского края с учетом исторической и практической значимости документов. Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в Примерной номенклатуре к отдельным видам документов означает, что часть этих документов может иметь историческую ценность и в установленном порядке подлежит передаче в муниципальные архивные отделы. Дела с данной отметкой по истечении срока хранения подлежат тщательному полистному просмотру. Отметка "ДМН" (до минования надобности) означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. В примечаниях, используемых в Примерной номенклатуре дел, приводятся дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения, целесообразности ведения нескольких дел, сделаны дополнительные примечания к срокам хранения дел, а также специальные пояснения к отдельным видам документов, проставлены дополнительные отметки для обозначения отдельных категорий документов. Примерная номенклатура дел служит основой для составления индивидуальной номенклатуры дел муниципального комитета сельского (городского) поселения и администрации сельского (городского) поселения. Следует учесть, если муниципальный комитет сельского (городского) поселения и администрация сельского (городского) поселения разные юридические лица, то на каждую организацию разрабатывается своя индивидуальная номенклатура дел. При разработке индивидуальной номенклатуры дел следует также руководствоваться Уставом сельского (городского) поселения, утвержденной структурой или штатным расписанием, полномочиями, переданными на уровень поселений и отнесенных к вопросам местного значения сельского (городского) поселения. Разделы индивидуальной номенклатуры дел могут не соответствовать разделам Примерной номенклатуры дел. Индивидуальная номенклатура дел должна включать все документы, образующиеся в деятельности муниципального комитета сельского (городского) поселения и администрации сельского (городского) поселения, в том числе и не предусмотренные примерной номенклатурой дел. Не следует переносить из примерной номенклатуры заголовки дел, которые в деятельности не образуются. При разработке индивидуальной номенклатуры дел следует иметь в виду возможность возникновения в течение года новых разновидностей дел. Для внесения их в номенклатуру в конце каждого раздела следует оставлять 2-3 резервных номера. Графы индивидуальной номенклатуры заполняются следующим образом (приложение 1): Графа 1 - "Индекс дела". Проставляются индексы каждого дела, включенного в индивидуальную номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в муниципальном комитете сельского (городского) поселения, администрации сельского (городского) поселения цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (направления деятельности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 2.2-3, где 2.2. – обозначение структурного подразделения (направления деятельности), 3 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Графа 2 - "Заголовок дела". Включаются заголовки дел (томов, частей). Большинство заголовков дел Примерной номенклатуры переносится в индивидуальную с уточнениями. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дел неконкретных формулировок, например: "Разные материалы", "Общая переписка", "Исходящие документы" и т.д., сокращенных слов и сокращенных наименований учреждений, а также вводных слов и сложных оборотов. По одному заголовку дела Примерной номенклатуры в индивидуальной номенклатуре может быть предусмотрено несколько дел с более конкретными заголовками. Например, по одному обобщенному заголовку дела "Протоколы заседаний постоянных комиссий муниципального комитета сельского (городского) поселения и документы к ним (решения, справки, докладные записки, заключения, списки)" Примерной номенклатуры дел в индивидуальной номенклатуре предусматривается самостоятельный заголовок дела на каждую созданную при муниципальном комитете комиссию. В то же время, несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в индивидуальную номенклатуру как одно дело, если объем документов невелик и документы, включенные в них, близки по тематике. При этом не допускается формирование в одном деле документов с разными сроками хранения. В заголовках дел с термином "документы" в индивидуальной номенклатуре указываются те виды документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: "Документы (протоколы, решения, информации, выступления, переписка) по организации и проведению публичных слушаний". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: "Переписка с юридическими и физическими лицами по вопросам владения, пользования и распоряжения муниципальным имуществом". В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые статистические отчеты по основным направлениям деятельности и документы (пояснительные записки, информации) к ним". Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 - "Количество дел". Указывается количество дел (томов, частей), заведенных дел в течение года. Заполняется по окончании календарного года. Графа 4 - "Срок хранения дела и номер статей по перечню". Указывается срок хранения дела, номера статей по "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", 2001, по отраслевым перечням и другим нормативным документам. Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения являются обязательными и переносятся в индивидуальную без изменения. При этом необходимо учитывать уточнения сроков хранения и их варианты, содержащиеся в графе "Примечание" примерной номенклатуры. Например, квартальные статистические отчеты хранятся 5 лет, но при отсутствии годовых - постоянно. Уменьшать указанные сроки хранения запрещено. В необходимых случаях сроки хранения отдельных документов могут быть изменены в сторону увеличения. Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе муниципального комитета сельского (городского) поселения, администрации сельского (городского) поселения. При включении в индивидуальную номенклатуру дел, не предусмотренных Примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения" М., 2001, ведомственных перечней, либо путем оценки специалистами, исходя из научной и практической ценности документов, и согласовываются с ЭПМК архивного отдела Приморского края. Графа 5 - "Примечание". В графе в течение всего срока действия индивидуальной номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и др. Записи из графы "Примечание" Примерной номенклатуры дел в индивидуальную не переносятся, за исключением уточнений к срокам хранения дел, но используются при ее составлении. По окончании делопроизводственного года в конце индивидуальной номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Индивидуальная номенклатура дел оформляется на бланке муниципального комитета сельского (городского) поселения, администрации сельского (городского) поселения. Номенклатура на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и согласовывается с муниципальным архивным отделом. Примерная номенклатура дел муниципального комитета сельского (городского) поселения и администрации сельского (городского) поселения подготовлена специалистами архивного отдела Приморского края с целью оказания методической помощи работникам архивным учреждений Приморского края, руководителям служб делопроизводства муниципальных комитетов сельских (городских) поселений и администраций сельских (городских) поселений. ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ муниципального комитета сельского (городского) поселения
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Информационно-методический бюллетень №84. Сборник методических документов по формированию архивных фондов поселений. Владивосток:... | | Информационно-методический бюллетень №84. Сборник методических документов по формированию архивных фондов поселений. Владивосток:... |
 | Бюллетень издается при финансовой поддержке фонда Джона Д. и Кэтрин Т. МакАртуров | | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области [ Текст ]/... |
| Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области / под ред.... | | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области |
| О. Н. – главным правовым инспектором труда Новосибирской областной организации профсоюза работников народного образования и науки... | | Информационно-библиотечная культура : учеб метод комплекс для студентов первых курсов заочной формы обучения Тюм гос ун-та / сост.... |
| Информационно-методический сборник по проведению общественной экспертной оценки нормативных правовых актов, социальных проектов,... | | Информационно-аналитические материалы // Аналитические материалы о положении детей и семей, имеющих детей, в Санкт-Петербурге. –... |