11.5.3. В случае реорганизации, ликвидации, изменения наименования исполнительного органа государственной власти автономного округа все бланки и печати подлежат уничтожению ликвидационной комиссией по акту в день внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности государственного органа.
11.5.4. При изменении отдельных реквизитов (адрес, ИНН, ОКПО и др.), отображаемых на бланках и печатях, уничтожению подлежат только бланки и печати, содержащие измененные реквизиты.
11.5.5. Комиссия составляет акт об уничтожении бланков документов типографского изготовления согласно приложению N 40 к настоящей Инструкции и клише печати согласно приложению N 41 к настоящей Инструкции, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа или должностным лицом, исполняющим его обязанности. Акт подшивается в дело согласно утвержденной номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти автономного округа.
Оснастки штампов (печатей) списываются в порядке, установленном для осуществления материального учета.
В журналах учета делается отметка об уничтожении бланков типографского изготовления и печати с указанием реквизитов акта.
Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Ямало-Ненецкого
автономного округа
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ОФОРМЛЕНИЮ ЭСКИЗОВ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА И ИХ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ
Список изменяющих документов
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
I. Общие положения
1.1. Настоящие Методические рекомендации определяют состав, расположение и принципы форматирования (размер используемого шрифта, его начертание и цвет) реквизитов эскизов и проектов эскизов бланков документов, в том числе с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ) в различных вариантах (многоцветный и одноцветный), предназначенных для изготовления как средствами промышленной полиграфии в многоцветном или двуцветном исполнении, так и средствами копировально-множительной и компьютерной техники в двуцветном или монохромном исполнениях.
1.2. Целью настоящих Методических рекомендаций является:
- формирование единого стиля бланков документов исполнительных органов государственной власти автономного округа, координационных, совещательных и иных органов, образованных Правительством автономного округа, их должностных лиц и основных структурных подразделений как с воспроизведением герба автономного округа, так и без него;
- обеспечение выполнения установленных требований использования изображения герба автономного округа, оформления документов и бланков документов.
1.3. Настоящие Методические рекомендации подготовлены в соответствии с:
- Законом автономного округа от 13 октября 2003 года N 41-ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа";
- постановлением Губернатора автономного округа 27 апреля 2011 года N 55-ПГ "Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба Ямало-Ненецкого автономного округа";
- постановлением Правительства автономного округа от 14 октября 2010 года N 300-П "Об Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа";
- ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
КонсультантПлюс: примечание.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: приказ Росархива N 76 издан 23.12.2009, а не 02.12.2009.
- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 02 декабря 2009 года N 76;
а также сложившейся практикой подготовки эскизов бланков документов с воспроизведением герба автономного округа и технических возможностей средств их воспроизведения.
1.4. Бланки документов разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов. Для бланков писем должностных лиц при внутренней переписке в пределах системы исполнительных органов государственной власти автономного округа может быть использован угловой вариант расположения реквизитов.
1.5. Бланки документов изготавливаются на стандартных белых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А6 (105 x 148 мм) для резолюций.
Для бланков документов формата А4 устанавливаются следующие размеры полей:
25 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее (для бланков документов без воспроизведения герба автономного округа).
Расположение реквизитов угловых бланков писем осуществляется в зоне ограниченной границей левого поля бланка шириной 73 +/- 2 мм.
1.6. Бланки документов оформляются в типовой красно-синей цветовой гамме - оттенков цветов государственных флагов Российской Федерации и автономного округа.
В целях обеспечения контрастного отображения реквизитов бланков документов как при цветном, так и при монохромном воспроизведении используются следующие цветовые схемы в формате RGB (Red-Green-Blue (Красный-Зеленый-Синий)):
- RGB (0,0,255) - синий;
- RGB (255,0,0) - красный.
Электронные версии эскизов бланков документов должны быть оформлены в цветном изображении, вне зависимости от планируемого способа их воспроизведения.
1.7. Создание проектов эскизов осуществляется с использованием компьютерной техники. Проекты эскизов и эскизы бланков документов сохраняются в форматах текстовых (RTF, PDF или совместимых с текстовым редактором MS Word версии 2003 и ранее) или графических (JPG, BMP или TIFF) файлов в цветном изображении.
1.8. Для текстовых реквизитов бланков документов используют шрифт Times New Roman. Не допускается использовать иные начертания (курсив, подчеркивание и т.д.), кроме насыщенного.
II. Герб автономного округа
2.1. Изображение и размещение герба автономного округа на бланках документов должно соответствовать положениям Закона автономного округа от 13 октября 2003 года N 41-ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа".
2.2. Для изображения герба автономного округа в одноцветном варианте на бланках документов, изготавливаемых в цветном исполнении, используется синий цвет.
2.3. Изображение герба автономного округа высотой 17 +/- 2 мм размещается на расстоянии 3 - 4 мм от верхнего края листа и центруется относительно полей (без абзацного отступа) для продольных бланков документов или в пределах зоны размещения реквизитов - для угловых. Допускается только пропорциональное (с сохранением соотношения высоты и ширины) изменение размера изображения герба автономного округа.
При подготовке проектов эскизов бланков документов с воспроизведением герба автономного округа для изготовления средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники, в связи с техническими ограничениями используемых средств, расстояние до верхнего края листа может быть увеличено, но не более чем до 10 мм.
При подготовке заказа на типографское изготовление в техническом задании или непосредственно на проекте эскиза бланка указывается требуемое значение.
2.4. На совместных бланках документов органов государственной власти автономного округа изображение герба автономного округа не дублируется, при этом используется вариант изображения герба автономного округа наименьшего статуса.
На совместных бланках документов исполнительных органов государственной власти автономного округа и органов государственной власти Российской Федерации или иных субъектов Российской Федерации, а также муниципальных образований в автономном округе соответствующие гербы указанного размера располагаются над наименованиями соавторов документа и центруются относительно их.
III. Наименование автора документа
3.1. Наименование автора документа выводится шрифтом насыщенного начертания прописными символами синего цвета с выравниванием по центру в пределах полей (без абзацного отступа) без переносов, в т.ч. и составных слов, с одним межстрочным интервалом.
Все слова наименования набираются шрифтом одного размера, начертания, цвета и форматирования.
Наименование юридического лица - автора документа должно полностью соответствовать наименованию, указанному в утвержденном Положении о нем.
Эскизы продольных бланков документов
3.2. Рекомендованным размером в вертикальном направлении полного наименования (с учетом наименований вышестоящих органов и сокращенного наименования) является 20 мм. Не допускается его превышение более чем на 5 мм.
3.3. Формирование наименований исполнительных органов государственной власти автономного округа и должностей высших лиц автономного округа начинается с последней строки, набором в пределах полей документа (без абзацного отступа) слов "ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА" с использованием шрифта размером N 20:
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Предшествующие слова наименования набираются в вышестоящих строках с использованием шрифта того же размера, начертания и форматирования. Если полное наименование занимает не более трех строк, то размер шрифта не изменяется:
ГУБЕРНАТОР
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ДЕПАРТАМЕНТ МЕЖДУНАРОДНЫХ И ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Если при использовании шрифта исходного размера наименование превысило объем в три строки, то осуществляется последовательное уменьшение используемого размера шрифта:
ДЕПАРТАМЕНТ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ФЕДЕРАЛЬНЫМИ ОРГАНАМИ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И МИРОВОЙ ЮСТИЦИИ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ ЗА ТЕХНИЧЕСКИМ СОСТОЯНИЕМ
САМОХОДНЫХ МАШИН И ДРУГИХ ВИДОВ ТЕХНИКИ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
При этом рекомендуется при возможности сохранять логическую связь составных частей наименования.
3.4. Наименования координационных, совещательных и иных органов, образованных Правительством автономного округа, основных структурных подразделений и должностных лиц исполнительных органов государственной власти автономного округа не должны занимать более двух строк.
3.5. Над наименованием автора документа располагается наименование вышестоящего органа, набранного шрифтом меньшего размера насыщенного начертания. Разделение наименований осуществляется пропуском одной строки с параметрами форматирования предыдущего реквизита.
Над наименованием координационных, совещательных и иных органов, образованных Правительством автономного округа, размещается наименование вышестоящего органа: "ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА", набранное шрифтом размера N 14:
ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
На бланках документов членов Правительства автономного округа наименование высшего исполнительного органа государственной власти автономного округа не указывается.
Над наименованием основных структурных подразделений и должностных лиц исполнительного органа государственной власти автономного округа указывают его наименование:
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ ЗА ТЕХНИЧЕСКИМ СОСТОЯНИЕМ
САМОХОДНЫХ МАШИН И ДРУГИХ ВИДОВ ТЕХНИКИ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ОТДЕЛ КАДРОВОГО,
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОГО И ПРАВОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
3.6. При разработке проектов эскизов бланков документов основных структурных подразделений исполнительного органа государственной власти автономного округа рекомендуется использовать пакетный принцип: единовременная разработка эскизов для всех основных структурных подразделений исполнительного органа государственной власти автономного округа с соблюдением единого формата написания вышестоящего органа.
Например, при разработке отдельного эскиза бланка основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа - управления документационного обеспечения представляется возможным использовать для написания наименования основного структурного подразделения шрифт размером N 17, для наименования вышестоящего органа - шрифт размером N 13:
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Для написания наименования другого основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа - управления по обеспечению деятельности Правительства и Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа в целях соблюдения установленных настоящими Методическими рекомендациями ограничений возможно использование шрифта размером N 13, что определяет меньший (N 12) размер шрифта для наименования вышестоящего органа:
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
УПРАВЛЕНИЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРАВИТЕЛЬСТВА
И ГУБЕРНАТОРА ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Таким образом, в целях сохранения единообразия в бланках документов основных структурных подразделений аппарата Губернатора автономного округа для написания наименования вышестоящего органа используется шрифт размером N 12.
3.7. Сокращенное наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа приводят в тех случаях, когда оно закреплено в Положении о нем. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного:
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЖИЛИЩНАЯ ИНСПЕКЦИЯ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
(ГОСЖИЛИНСПЕКЦИЯ ЯНАО)
3.8. В случае указания в наименовании должности должностного лица полного наименования вышестоящего органа или должностного лица допускается не указывать их наименование дополнительно:
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА
ГУБЕРНАТОРА ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ УПРАВЛЯЮЩЕГО ДЕЛАМИ ПРАВИТЕЛЬСТВА
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Эскизы угловых бланков документов
3.9. Формирование наименований исполнительных органов государственной власти автономного округа и должностей высших лиц автономного округа начинается с последних строк, набором в зоны размещения реквизитов (без абзацного отступа) слов "ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО" и "АВТОНОМНОГО ОКРУГА" с использованием шрифта размером N 15.
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО
АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Предшествующие слова наименования набираются в вышестоящих строках с использованием шрифта того же размера, начертания и форматирования. Если полное наименование занимает не более пяти строк, то размер шрифта не изменяется:
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ
ГУБЕРНАТОРА
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО
АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Эскизы совместных бланков документов
3.10. Эскизы совместных бланков документов создаются на основе продольного варианта.
Наименования органов государственной власти, должностей должностных лиц одного уровня располагаются на одном уровне в алфавитном порядке. Наименование органов государственной власти Российской Федерации предшествуют наименованию исполнительного органа государственной власти автономного округа, а муниципальных образований в автономном округе следуют за ним.
Реквизиты соавторов, оформленные в соответствии с угловым вариантом, располагаются в зонах, определяемых количеством соавторов, с расстоянием по горизонтали не менее 10 мм между ними.
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО
СОБРАНИЕ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
АВТОНОМНОГО ОКРУГА
IV. Графический разделитель
4.1. Графический разделитель используется только в бланках для писем и представляет собой горизонтальную сдвоенную линию красного цвета, разделяющую наименование автора документа от его реквизитов.
Толщина верхней линии и расстояние между линиями составляют 2 +/- 0,5 мм, толщина нижней не превышает 0,5 мм.
4.2. Графический разделитель проводится в вертикальных пределах строки с форматированием предыдущего реквизита:
- для продольных бланков - в пределах полей бланка (без абзацного отступа):
---------------------------------------------------------------------------
- для угловых - в пределах зоны реквизита (без абзацного отступа):
---------------------------------
V. Справочные данные
об исполнительном органе (должностном лице)
государственной власти автономного округа
5.1. Справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа указываются только на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера контактных телефонов и/или факсимильных аппаратов (с кодом населенного пункта), официального адреса электронной почты и адреса официального сайта и другие сведения по усмотрению исполнительного органа государственной власти автономного округа.
Все справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа оформляются с использованием шрифта синего цвета единого размера и начертания, центрируются относительно полей бланка (без абзацного отступа). Размер шрифта определяется наименьшим размером, использованным для написания составных частей.
5.2. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), а именно:
- вид структуры населенного пункта (улица, проспект, микрорайон и т.д.) и его наименование;
- номер дома и корпуса (при наличии);
- наименование населенного пункта;
- субъект Российской Федерации (опускается при сокращенном варианте);
- почтовый индекс,
которые разделяются запятыми.
5.3. На бланках писем, используемых для переписки внутри системы исполнительных органов государственной власти автономного округа, можно использовать сокращенный набор справочных данных (почтовый адрес, номера контактных телефонов и факсимильных аппаратов).
Эскизы продольных бланков документов
5.4. Почтовый адрес выводится непосредственно под графическим разделителем синим цветом насыщенного начертания полностью в одной строке. Размер используемого шрифта определяется длиной выводимой строки.
Например:
проспект Молодежи, 9, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629008
или
ул. Республики, 72, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629008
5.5. Контактные координаты полностью выводятся в нижележащей строке в следующем порядке:
5.5.1. номера телефонов, с разделяющим символом "-", с указанием в скобках кода междугородней связи населенного пункта с предшествованием слова "Телефон" (для единственного номера), "Телефоны" (при указании нескольких номеров, но не более трех) или, в сокращенном варианте, "Тел." с последующим двоеточием;
5.5.2. номера факсимильных аппаратов (при наличии) в аналогичном формате (код населенного пункта, в случае его указания ранее можно опустить) с предшествованием слов "Тел./факс" (при совмещении функций) или слова "Факс" с последующим двоеточием;
5.5.3. официальный адрес электронной почты с предшествованием слов "E-mail" с последующим двоеточием. Не допускается указывать в качестве официального адреса адрес электронной почты, размещенный в доменах первого уровня иностранных государств, коммерческих организаций, а также в российских доменах второго уровня, предоставляющих свободный и бесплатный сервис по их размещению.
В связи с тем что при обмене сообщениями электронной почты написание адреса прописными или строчными символами не оказывает влияния, предпочтительным, с точки зрения мнемоники распознавания и запоминания, является использование при написании символов смешанного регистра.
Например:
Наименование адресата
|
Наименование адреса электронной почты (без указания доменных имен) с использованием символов
|
одного регистра
|
смешанных регистров
|
1
|
2
|
3
|
Соколова И.Б., заместитель Губернатора автономного округа, руководитель аппарата Губернатора автономного округа
|
ibsokolova
|
IBSokolova
|
Департамент финансов автономного округа
|
depfin
|
DepFin
|
Управление по работе с обращениями граждан аппарата Губернатора автономного округа
|
obrgr
|
ObrGr
|
Управление документационного обеспечения аппарата Губернатора автономного округа
|
uprdoc
|
UprDoc
| |
