к пп.7.3.3., 7.3.6., 8.2.2.
Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения
Утверждаю
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя организации подписи
Дата
Фонд N _________________
Опись N ________________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения
за ___________________ год
_________________________________________________________________________
Название раздела (структурного подразделения организации)
┌───┬───────┬───────────────┬──────────────┬───────────┬────────┬───────┐
│ N │Индекс │Заголовок дела │ Дата дела │ Срок │ Кол-во │Приме- │
│п/п│ дела │ (тома, части) │(тома, части) │ хранения │листов в│ чание │
│ │ │ │ │дела (тома,│ деле │ │
│ │ │ │ │ части) │ (томе, │ │
│ │ │ │ │ │ части) │ │
├───┼───────┼───────────────┼──────────────┼───────────┼────────┼───────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├───┼───────┼───────────────┼──────────────┼───────────┼────────┼───────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└───┴───────┴───────────────┴──────────────┴───────────┴────────┴───────┘
В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N __________ по N __________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Заведующий архивом (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Одобрено
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ N_____________
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 26
к пп.5.6.7., 7.4.3., 8.2.2.
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Утверждаю
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя организации подписи
Дата
Фонд N _________________
Опись N ________________
дел по личному составу
за __________ год
_________________________________________________________________________
Название раздела
┌───┬────────────────┬───────────────┬───────┬───────┬───────┬──────────┐
│ N │ Индекс дела │Заголовок дела │ Дата │ Срок │Кол-во │Примечание│
│п/п│ │ (тома, части) │ дела │хране- │листов │ │
│ │ │ │(тома, │ ния │в деле │ │
│ │ │ │части) │ дела │(томе, │ │
│ │ │ │ │(тома, │части) │ │
│ │ │ │ │части) │ │ │
├───┼────────────────┼───────────────┼───────┼───────┼───────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├───┼────────────────┼───────────────┼───────┼───────┼───────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└───┴────────────────┴───────────────┴───────┴───────┴───────┴──────────┘
В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N __________ по N___________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Начальник отдела кадров
(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Одобрено Согласовано
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения
от _________________ N ______ от ___________ N _______
Формат А4 (210X297 мм)
Приложение 27
к пп.8.2.2., 8.2.4.
Форма титульного листа к книге учета поступления и выбытия документов
_________________________________________________________________________
(наименование организации)
_________________________________________________________________________
(название ведомственного архива)
Книга
учета поступления и выбытия
документов
Том N ___________
Начат ___________
Окончен _________
Формат A3 (1297X420 мм)
Продолжение приложения 27
Форма книги учета поступления и выбытия документов
┌───┬──────┬────────┬───────┬──────┬───────┬───────────────────┬───────────────────┬────────────┬──────┐
│ N │ Дата │Наимено-│Назва- │Назва-│Крайние│ Поступление │ Выбытие описанных │Неописанных │Приме-│
│п/п│посту-│ вание │ ние, │ние и │ даты │ описанных │ документов │ дел, │чание │
│ │пления│органи- │номер и│номер │посту- │ документов │ │ документов │ │
│ │ или │ зации │ дата │фонда,│пивших ├───────────────────┼───────────────────┤ листов │ │
│ │выбы- │(струк- │докуме-│описи │ или │ количество дел │ количество дел │ │ │
│ │ тия │турного │ нта, │ и │выбыв- ├─────┬──────┬──────┼─────┬──────┬──────┼─────┬──────┤ │
│ │ │подраз- │подтве-│посту-│ ших │пос- │време-│ по │пос- │време-│ по │пос- │выбыло│ │
│ │ │деления,│рждаю- │пивших│докуме-│тоян-│нного │лично-│тоян-│нного │лично-│тупи-│ │ │
│ │ │ лица, │ щего │ или │ нтов, │ного │хране-│ му │ного │хране-│ му │ ло │ │ │
│ │ │архива),│поступ-│выбыв-│включе-│хра- │ ния │соста-│хра- │ ния │соста-│ │ │ │
│ │ │ от │ ление │ ших │нных в │нения│ │ ву │нения│ │ ву │ │ │ │
│ │ │которой │ или │доку- │ опись │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │поступи-│выбытие│ментов│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ли (или │докуме-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │выбыли) │ нтов │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │докумен-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ ты │ │ │ │ │ │
├───┼──────┼────────┼───────┼──────┼───────┼─────┼──────┼──────┼─────┼──────┼──────┼─────┼──────┼──────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │
├───┼──────┼────────┼───────┼──────┼───────┼─────┼──────┼──────┼─────┼──────┼──────┼─────┼──────┼──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└───┴──────┴────────┴───────┴──────┴───────┴─────┴──────┴──────┴─────┴──────┴──────┴─────┴──────┴──────┘
Итого в __________ году поступило_____________________ дел (+ документов,
(цифрами и прописью)
листов), в том числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;
выбыло _________________________ дел (+ документов, листов), в том числе:
(цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.
Наименование должности лица,
составившего итоговую годовую запись Подпись Расшифровка
подписи
Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат A3 (297Х420 мм)
Приложение 28
к пп.5.6.8., 8.2.2., 8.2.5.
Форма титульного листа списка фондов
Наименование организации
Название ведомственного архива
Список фондов
Том N __________
Начат __________
Окончен ________
Формат А4 (210Х297 мм)
Продолжение приложения 28
Форма списка фондов
┌──────┬────────────┬───────────────┬──────────────────────────┬────────┐
│ N │ Название │ Дата первого │ Отметка о выбытии фонда │Примеча-│
│фонда │ фонда │ поступления ├────────────┬─────────────┤ ние │
│ │ │ документов │ Куда выбыл │ Дата и N │ │
│ │ │ фонда │ │документа, на│ │
│ │ │ │ │ основании │ │
│ │ │ │ │ которого │ │
│ │ │ │ │ выбыл │ │
├──────┼────────────┼───────────────┼────────────┼─────────────┼────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────┼────────────┼───────────────┼────────────┼─────────────┼────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────┴────────────┴───────────────┴────────────┴─────────────┴────────┘
На 01.01.____ года в список включены фонды с N ___________по N __________
Всего хранится в архиве __________________________________ фондов, из них
(цифрами и прописью)
___________________________ содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)
Номера свободные:
Наименование должности
работника ведомственного архива,
составившего годовую итоговую запись Подпись Расшифровка
подписи
Заведующий ведомственным архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 29
к пп.5.6.6., 5.6.9., 8.2.2., 8.2.7.
Форма листа фонда
Лист фонда N_______
______________________ _________________________ ______________________
(местонахождение фонда (дата первого поступления (дата посылки карточки
(наименование, документов фонда) фонда в архивное
организации где учреждение)
хранится фонд)
┌──────────────────────────────┬────────────────────────────────────────┐
│Крайние даты каждого названия │ Название фонда │
│ фонда │ │
├──────────────────────────────┼────────────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├──────────────────────────────┼────────────────────────────────────────┤
│ │ │
└──────────────────────────────┴────────────────────────────────────────┘
1. Учет неописанных документов
┌────┬─────────────┬────────────────────┬────────────────────┬──────────┐
│Дата│Название, N и│ Поступление │ Выбытие │ Наличие │
│за- │ дата │ │ │(остаток) │
│писи│документа, по├───────────┬────────┼───────────┬────────┼──────────┤
│ │ которому │Кол-во дел,│Крайние │Кол-во дел,│Крайние │Всего дел,│
│ │поступили или│документов,│даты дел│документов,│даты дел│докумен- │
│ │ выбыли │ листов │ и │ листов │ и │ тов, │
│ │ документы │ │докумен-│ │докумен-│ листов │
│ │ │ │ тов │ │ тов │ │
├────┼─────────────┼───────────┼────────┼───────────┼────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├────┼─────────────┼───────────┼────────┼───────────┼────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└────┴─────────────┴───────────┴────────┴───────────┴────────┴──────────┘
Продолжение приложения 29
2. Учет описанных документов
┌────┬──────┬──────┬─────┬─────┬───────────────────────┬─────────────────────────────────────────┬──────┐
│Дата│Номер │Край- │Наз- │Пос- │ Выбыло │ Наличие (остаток) │Замик-│
│за- │описи │ ние │вание│тупи-├────┬──────┬───────────┼─────┬───────────────────────────────────┤рофи- │
│писи│ дел │ даты │описи│ ло │Дел │Осно- │В том числе│Всего│ В том числе │льми- │
│ │ │ дел │ или │ дел │ │вание │по описям, │дел в├───────────────────────┬───────────┤ровано│
│ │ │описи │анно-│ │ │выбы- │утвержден- │фонде│ постоянного хранения │ по л/с │ дел │
│ │ │ │тация│ │ │ тия │ ным ЭПК │ ├─────┬─────┬───────────┼─────┬─────┤посто-│
│ │ │ │доку-│ │ │(наз- ├────┬──────┤ │ дел │край-│ из них по │ дел │край-│янного│
│ │ │ │мен- │ │ │вание,│дел │край- │ │ │ ние │ описям, │ │ ние │хране-│
│ │ │ │ тов │ │ │дата, │ │ ние │ │ │даты │утвержден- │ │даты │ ния │
│ │ │ │ │ │ │ N │ │ даты │ │ │ дел │ ным ЭПК │ │ дел │ │
│ │ │ │ │ │ │доку- │ │ дел │ │ │ ├─────┬─────┤ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │мента)│ │ │ │ │ │ дел │край-│ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ние │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │даты │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ дел │ │ │ │
├────┼──────┼──────┼─────┼─────┼────┼──────┼────┼──────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼──────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │ 16 │ 17 │
├────┼──────┼──────┼─────┼─────┼────┼──────┼────┼──────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────┴──────┴──────┴─────┴─────┴────┴──────┴────┴──────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴──────┘
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 30
к пп.8.2.3., 8.2.8.
Форма карточки архивного фонда
(лицевая сторона)
Карточка фонда N
_________________________________________________________________________
(место хранения фонда - наименование организации,
в архиве которой хранится фонд)
_________________________________________________________________________
(дата первого поступления документов фонда в архив)
┌───────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┐
│ Крайние даты каждого │ Название фонда │
│ названия фонда │ │
└───────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┘
Формат А5 (148Х210 мм)
Продолжение приложения 30
Форма карточки архивного фонда
(оборотная сторона)
Учет изменений в составе и объеме фонда
┌────────────────────────────────────┬────────┬────────┬───────┬────────┐
│ │на │на │на │на │
│ │01.01. │01.01. │01.01. │01.01. г│
│ │г. │г. │г. │ │
├────────────────────────────────────┼────────┼────────┼───────┼────────┤
│Всего дел в фонде │ │ │ │ │
├────┬─────────┬─────────────────────┼────────┼────────┼───────┼────────┤
│из │Постоян- │Всего дел │ │ │ │ │
│них │ного ├─────────────────────┼────────┼────────┼───────┼────────┤
│ │хранения │Крайние даты дел │ │ │ │ │
│ │ ├─────────────────────┼────────┼────────┼───────┼────────┤
│ │ │Внесено в описи,│ │ │ │ │
│ │ │утвержденные ЭПК, в│ │ │ │ │
│ │ │том числе ОЦД│ │ │ │ │
│ │ │(знаменатель) │ │ │ │ │
│ │ ├─────────────────────┼────────┼────────┼───────┼────────┤
│ │ │Крайние даты дел │ │ │ │ │
│ ├─────────┼─────────────────────┼────────┼────────┼───────┼────────┤
│ │По │Всего дел │ │ │ │\ │
│ │личному ├─────────────────────┼────────┼────────┼───────┼────────┤
│ │составу │Крайние даты дел │ │ │ │ │
│ │ ├─────────────────────┼────────┼────────┼───────┼────────┤
│ │ │Внесено в описи,│ │ │ │ │
│ │ │согласованные с ЭПК│ │ │ │ │
│ │ │(крайние даты дел) │ │ │ │ │
│ │ ├─────────────────────┼────────┼────────┼───────┼────────┤
│ │ │Наличие неописанных│ │ │ │ │
│ │ │документов (дел,│ │ │ │ │
│ │ │документов, листов) │ │ │ │ │
├────┴─────────┴─────────────────────┼────────┼────────┼───────┼────────┤
│Замикрофильмировано дел │ │ │ │ │
└────────────────────────────────────┴────────┴────────┴───────┴────────┘
Заведующий ведомственным архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение 31
к пп.10.2.4., 10.2.7.
Образец архивной справки
Наименование организации 630082, Новосибирск,
ул.Жуковского,
105/2, кв.5,
т.Петрову Б.И.
Архивная справка
31.06.83 N 04-5/173
Москва
На N 310 от 25.06.83
В документах архивного фонда Всероссийского объединения
хлебопродуктов "Росхлебопродукт", в ведомостях на выдачу заработной платы
рабочим и служащим за апрель - декабрь 1962 г., значится Петров Борис
Иванович в должности инженера.
Основание: ф.50, оп.2, д.3, лл.105 - 106.
Справка выдана для предоставления по месту работы.
Наименование должности
руководителя (структурного
подразделения, в состав которого
входит архив) организации Подпись Расшифровка
подписи
Заведующий архивом (лицо,
ответственное за архив организации) Подпись Расшифровка
подписи
Гербовая печать организации
Формат А4 (210Х297 мм)
или А5 (148Х210 мм)
Приложение 32
|
