14.1. Прием-передача документов при смене заведующего ведомственным
архивом (лица, ответственного за архив)
14.1.1. При смене заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (Приложение 44).
Для приема-передачи дел заведующим архивом приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. В состав комиссии включается представитель службы делопроизводства.
Прием-передача дел лицом, ответственным за архив, вновь назначаемому лицу производится в присутствии третьего должностного лица, назначаемого руководителем организации.
14.1.2. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:
- документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;
- учетных документов и научно-справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов, дел фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных картотек);
- печатей и штампов архива;
- противопожарного и охранного оборудования;
необходимо проверить также:
- условия хранения документов.
14.1.3. Акт приема-передачи документов при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) подписывается сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем организации.
14.1.4. В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи необходимо об этом немедленно информировать руководителя организации и принять меры к их розыску.
14.2. Передача документов при реорганизации
или ликвидации организации
14.2.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов организации при реорганизации или ликвидации последней предусматривается приказом о реорганизации или ликвидации организации.
Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.
При реорганизации организации с передачей ее функций другой организации последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации и ее архив.
14.2.2. Если функции реорганизуемой организации передаются нескольким организациям, то ее документы, относящиеся к составу ГАФ СССР, должны быть переданы в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими временными сроками хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации.
Незавершенные дела, а также личные дела сотрудников передаются в организацию-правопреемник, которой переданы функции реорганизованной организации.
При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.
14.2.3. При ликвидации организации без передачи ее функции другим организациям документы, относящиеся к составу ГАФ СССР, передаются в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации.
14.2.4. Перед передачей документов ликвидируемой или реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и ведомственном архиве. Передача документов в государственный архив осуществляется по описям и оформляется актом (Приложение 41).
14.2.5. Если состояние и качество обработки документов ликвидированной или реорганизованной организации не соответствуют требованиям настоящих Правил, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с требованиями настоящих Правил и после этого передать документы по принадлежности.
_______________________________
*(1) В дальнейшем вместо слов "министерство, ведомство, учреждение, организация, предприятие" употребляется, как правило, слово "организация".
*(2) СП СССР, 1980, N 10, ст.71.
*(3) Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст.628.
*(4) До согласования эти номенклатуры дел, как правило, рассматриваются ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного органа.
*(5) В дальнейшем для краткости вместо слов "общественные организации и органы и подразделения, действующие на общественных началах" употребляются слова "общественные организации".
*(6) В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо ценных документов.
*(7) По согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы СССР ЦЭК может быть создана в организациях краевого и областного подчинения.
*(8) Функция ЦЭК (ЭК) организации, имеющей подведомственную сеть.
*(9) См. примечание к п.2.2.1.
*(10) Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое,
народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.
*(11) См. примечание к п.2.2.1.
*(12) За исключением случаев, указанных в пп.4.1.5 и 4.1.6.
*(13) В дальнейшем вместо слов "описи дел структурных подразделений и общественных организаций" будут употребляться для краткости слова "описи дел структурных подразделений".
*(14) При наличии ЭК структурного подразделения поиск необнаруженных дел организуется совместно с ЭК.
*(15) Особо ценные документы хранят в специальных помещениях с усиленной охраной и противопожарным режимом.
*(16) При большом объеме этих видов документов для них выделяются отдельные хранилища или отдельная изолированная часть хранилища.
*(17) Дела временного (до 10 лет включительно) хранения разрешается хранить на полках, поставленными вертикально, без связок.
*(18) Вопросы организации работы с документами личного происхождения в ведомственном архиве, в том числе их классификация, отражены в разделе 11 настоящих Правил.
*(19) В дальнейшем для краткости говорится только об организации.
*(20) Далее в тексте употребляется термин "фонд" без подразделения на документальный или архивный.
*(21) В дальнейшем употребляется принятый и архивной практике термин "Схема систематизации фонда".
*(22) В дальнейшем для краткости говорится: "годовой раздел сводной описи дел".
*(23) Ведется в тех архивах, где создаются страховой фонд и фонд пользования.
*(24) Составляется в тех архивах, где (по согласованию с соответствующим государственным архивом) проводится выявление особо ценных документов.
*(25) Передаваемые в ведомственный архив перфокартотеки и другие виды машинно-читаемых справочников обработке не подлежат. Они передаются в архив со схемой перфорации, макетом перфокарт, информационно-поисковым тезаурусом и дескрипторным словарем.
*(26) При подготовке документальных публикации следует руководствоваться "Правилами издания исторических документов в СССР". М., 1969.
*(27) В дальнейшем вместо слов "архивные справки (архивные копии, архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки".
*(28) По согласованию с соответствующими учреждениями государственной архивной службы СССР организациями могут составляться перспективные, в том числе пятилетние, планы передачи документов на государственное хранение и представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК архивных учреждений
|
