Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
┌──────┬──────────┬───────┬────────┬────────────────────┬───────────────┐
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────┼──────────┼───────┼────────┼────────────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────┴──────────┴───────┴────────┴────────────────────┴───────────────┘
Формат карточки постеллажного топографического указателя (оборотная
сторона)
Приложение 9
к п.5.2.8.
Наименование организации
Наименование архива
Карточка пофондового
топографического указателя
Фонд N ___________________________ Хранилище N ___________________
Название фонда ___________________
__________________________________
┌──────┬──────────────────────────┬──────────┬───────┬───────┬──────────┐
│Опись │ Дела с N_________ │Стеллаж N │Шкаф N │Полка N│Примечание│
│ N │ по N__________ │ │ │ │ │
│(н/д) │ │ │ │ │ │
├──────┼──────────────────────────┼──────────┼───────┼───────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────┼──────────────────────────┼──────────┼───────┼───────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────┴──────────────────────────┴──────────┴───────┴───────┴──────────┘
Формат А6 (148Х105 мм)
Форма карточки пофондового топографического указателя (лицевая сторона)
┌──────┬─────────────────────────┬─────────┬────────┬───────┬───────────┐
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────┼─────────────────────────┼─────────┼────────┼───────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────┴─────────────────────────┴─────────┴────────┴───────┴───────────┘
Форма карточки пофондового топографического указателя (оборотная сторона)
Приложение 10
к п.5.3.6., 10.5.6., 10.5.7.
Наименование организации
Название ведомственного архива
Заказ Разрешаю выдачу дел
_________________ N _______ Заведующий архивом
___________________________ (читальным залом)
(место составления) Подпись Расшифровка
на выдачу дел подписи
Дата
_________________________________________________________________________
(Фамилия и инициалы исследователя)
_________________________________________________________________________
(тема исследования)
┌──────┬───────┬────────┬───────────────┬───────────────┬───────────────┐
│Фонд N│Опись N│ Дело N │Заголовок дела │ Расписка │ Расписка │
│ │ │ │ │исследователя в│ сотрудника │
│ │ │ │ │получении дела │читального зала│
│ │ │ │ │ │ в приеме дела │
├──────┼───────┼────────┼───────────────┼───────────────┼───────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────┼───────┼────────┼───────────────┼───────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────┴───────┴────────┴───────────────┴───────────────┴───────────────┘
Формат А5 (148Х210 мм)
Форма заказа на выдачу дел
(лицевая сторона)
┌──────┬────────┬───────┬───────────────┬───────────────┬───────────────┐
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────┼────────┼───────┼───────────────┼───────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────┴────────┴───────┴───────────────┴───────────────┴───────────────┘
Подпись исследователя
Форма заказа на выдачу дел
(оборотная сторона)
Приложение 11
к пп. 5.3.6., 5.3.8., 5.3.9.
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Наименование организации
Акт
__________________ N ________________
_____________________________________
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
_____________________________________
(наименование организации,
ее почтовый индекс и адрес)
Основание _______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела_____________________________________________
Выдаются следующие дела из фонда N ______________________________________
(название фонда)
┌───┬────────┬───────┬───────────────┬────────┬─────────┬───────────────┐
│ N │Опись N │Дело N │Заголовок дела │ Дата │ Кол-во │ Примечание │
│п/п│ │ │ │ дела │листов в │ │
│ │ │ │ │ │ деле │ │
├───┼────────┼───────┼───────────────┼────────┼─────────┼───────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├───┼────────┼───────┼───────────────┼────────┼─────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└───┴────────┴───────┴───────────────┴────────┴─────────┴───────────────┘
_________________________________________________________________________
Всего выдается ____________________________________ дел, срок возвращения
(цифрами и прописью)
_______________________________
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в ведомственный архив организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности руководителя Наименование должности руководителя
организации, выдающего дела организации-получателя
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства _____________________________________
(наименование организации)
заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства_____________________________________
(наименование организации)
заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Продолжение приложения 11
Дела возвращены в полном объеме и сохранности:
Сдал по поручению руководства организации-получателя заведующий
ведомственным архивом.
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела заведующий
ведомственным архивом.
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма А4 (210Х297 мм)
Приложение 12
к п.5.3.10.
Форма листа использования дела
Наименование организации
Название ведомственного архива
Лист использования дела
Фонд N _____________ Опись N___________ Дело N __________________________
Заголовок дела __________________________________________________________
┌─────────┬───────────────┬────────────────┬───────────────┬────────────┐
│ Дата │ Кому выдано: │ Характер │ Номера │ Подпись │
│использо-│ Фамилия, │ использования │использованных │ лица, │
│ вания │ инициалы, │ (копирование, │ листов │использовав-│
│ │ наименование │ выписки, │ │ шего дело │
│ │ организации и │ просмотр и др.)│ │ │
│ │ т.д. │ │ │ │
├─────────┼───────────────┼────────────────┼───────────────┼────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├─────────┼───────────────┼────────────────┼───────────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │
└─────────┴───────────────┴────────────────┴───────────────┴────────────┘
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 13
к п.5.3.11.
Форма карты-заместителя дела
Наименование организации
Название архива
Карта-заместитель дела
Дело ____________________________________________________________________
(N и заголовок)
Опись____________________________________________________________________
(N и название)
Фонд_____________________________________________________________________
(N и название)
Выдано __________________________________________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
во временное пользование (читальный зал) до _____________________________
(дата возврата)
Наименование Подпись Расшифровка подписи
должности сотрудника,
выдавшего дело
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 14
к п.5.5.2.
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Наименование организации
Название ведомственного архива
Акт Утверждаю
__________ N __________ Внести изменения в учетные документы
____________________________ архива в соответствии с актом
(место составления) за исключением пп.2. и 8.6.
проверки наличия и Наименование должности
состояния дел руководителя организации
____________________________
(постоянного, временного Подпись Расшифровка
хранения, по личному составу) подписи
Дата
Фонда N_____________________
(название фонда)
Основание проверки ______________________________________________________
(плановая, перемещение документов, стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии ___________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: _________________________________________________________
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
Проверка проводилась с ____________________ по __________________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям ______________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
ЭПК архивного учреждения
__________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии
_________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
ЭПК архивного учреждения
_________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей
_________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях
описей _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей
_________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях
описей __________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Продолжение приложения 14
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим
фондам __________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в
описи) __________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
_________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и невключенных
в описи) имеется в наличии
_________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
из них: 8.1. требующих дезинфекции
_________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ______________________ дел
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации_______________________ дел
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета или подшивки
_________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов
_________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных
_________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.7. требующих обработки ________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование
_________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения
документов. Основные отрицательные явления в
состоянии и условиях их хранения
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N...)
Проверку проводили:
Наименование должностей Подписи Расшифровка подписей
Дата
Согласовано
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от _______________N__________
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 15
к п.5.5.4.
Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда
Наименование организации
Название ведомственного архива
Лист проверки N _______________
наличия и состояния дел фонда N _________________________________________
(название фонда или его части)
Наличие дел
┌─────┬───────────┬──────────┬────────────────┬─────────────────┬───────┐
│ N │Кол-во дел,│ N │Литерный N дела,│ Пропущенный N │N дела,│
│описи│числящихся │необнару- │не отраженный в │ дела, не │выдан- │
│ │ по описи │женных дел│итоговой записи │ отраженный в │ный во │
│ │ │ │ │ итоговой записи │времен-│
│ │ │ ├──────┬─────────┼────────┬────────┤ ное │
│ │ │ │ не │ не │ не │ не │пользо-│
│ │ │ │учтен-│перечис- │учтенный│перечис-│ вание │
│ │ │ │ ный │ ленный, │ │ленный, │ │
│ │ │ │ │ но │ │ но │ │
│ │ │ │ │учтенный │ │учтенный│ │
│ │ │ │ │в объеме │ │в объеме│ │
├─────┼───────────┼──────────┼──────┼─────────┼────────┼────────┼───────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├─────┼───────────┼──────────┼──────┼─────────┼────────┼────────┼───────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└─────┴───────────┴──────────┴──────┴─────────┴────────┴────────┴───────┘
Состояние дел
┌──────┬──────┬──────┬───────────────────────────────────┬───────┬──────┐
│Кол-во│Време-│ Шифр │ N дела требующего: │N дела,│Приме-│
│дел, │ нный │ дела,├──────┬──────┬─────┬───────┬───────┤неисп- │чание │
│ока- │ шифр │непра-│дезин-│дезин-│рес- │переп- │восста-│равимо │ │
│зав- │необ- │вильно│фекции│секции│тав- │ лета │новле- │повреж-│ │
│шихся │рабо- │подло-│ │ │рации│ или │ ния │денного│ │
│ в │танно-│ жен- │ │ │ │подшив-│затуха-│ │ │
│нали- │ го │ного в│ │ │ │ ки │ ющих │ │ │
│ чии │ дела │данный│ │ │ │ │текстов│ │ │
│(опи- │ │ фонд │ │ │ │ │ │ │ │
│сан- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ных) │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├──────┼──────┼──────┼──────┼──────┼─────┼───────┼───────┼───────┼──────┤
│ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │ 16 │ 17 │ 18 │
├──────┼──────┼──────┼──────┼──────┼─────┼───────┼───────┼───────┼──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────┴──────┴──────┴──────┴──────┴─────┴───────┴───────┴───────┴──────┘
Итого: ______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Проверку произвели:
Наименование должностей работников,
производивших проверку Подписи Расшифровка подписей
Дата
Формат A3 (297 X 420 мм)
Приложение 16
|
