к п.5.5.7.
Форма карточки необнаруженных дел
Наименование организации Фонд N ______________________
(название фонда)
Название ведомственного архива
Опись N _______,
Карточка учета _____________________________
необнаруженных дел (название описи)
┌────┬─────────────────┬──────────────────┬──────────┬──────────────────┐
│ N │ Заголовок дела │ Отметки о ходе и │ Дата │ Наименование │
│дела│ │ результатах │ записи │ должности и │
│ │ │ розыска │ │ подпись лица, │
│ │ │ │ │ внесшего запись │
├────┼─────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├────┼─────────────────┼──────────────────┼──────────┼──────────────────┤
│ │ │ │ │ │
└────┴─────────────────┴──────────────────┴──────────┴──────────────────┘
Форма А5 (148Х210 мм)
Приложение 17
к п.5.5.14.
Форма акта об необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Наименование организации
Название ведомственного архива
Акт Утверждаю
Наименование должности
________________N_________ руководителя организации
__________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
о необнаружении дел, пути Дата
розыска которых исчерпаны Фонд N _________________
(название фонда)
В результате ______________________________ установлено отсутствие в
фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом всевозможные меры по
розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем
возможным снять с учета
┌──────┬───────┬────────────────┬───────┬──────────┬────────────────────┐
│Опись │Дело N │ Заголовок дела │ Дата │Количество│ Предполагаемые │
│ N │ │ │ дела │ листов в │ причины отсутствия │
│ │ │ │ │ деле │ дела │
├──────┼───────┼────────────────┼───────┼──────────┼────────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────┼───────┼────────────────┼───────┼──────────┼────────────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────┴───────┴────────────────┴───────┴──────────┴────────────────────┘
Итого __________________________дел
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено
следующими делами: ______________________________________________________
(номера дел и их групповые заголовки)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Заведующий архивом Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Согласовано* Одобрено
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от __________ N ______ от __________ N _______
Изменения в учетные документы архива внесены
Заведующий архивом (лицо, ответственное за учет)
Дата Подпись Расшифровка подписи
______________________________
* В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 18
к п.5.5.14.
Форма акта о неисправимых повреждениях дел
Наименование организации
Название ведомственного архива
Акт Утверждаю
_______________ N_______ Наименование должности
________________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
о неисправимых повреждениях дел подписи
Фонд N _______________
(название фонда)
В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:
┌───┬────────┬───────┬──────────┬───────────────┬────────┬──────────────┐
│ N │Опись N │Дело N │Количество│Заголовок дела │ Дата │ Сущность и │
│п/п│ │ │ листов │ │ дела │ причины │
│ │ │ │ дела │ │ │ повреждения │
├───┼────────┼───────┼──────────┼───────────────┼────────┼──────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├───┼────────┼───────┼──────────┼───────────────┼────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└───┴────────┴───────┴──────────┴───────────────┴────────┴──────────────┘
Итого обнаружено неисправимо поврежденных _____________________ дел.
(цифрами и прописью)
Перечисленные дела подлежат списанию ввиду: _____________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Согласовано Одобрено
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________N _________________ от ___________N _____________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные Подпись Расшифровка подписи
документы
Дата
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 19
к пп. 5.6.4., 5.6.5., 8.2.2., 13.2.3,
Форма титульного листа описи особо ценных дел
_________________________________________________________________________
(название государственного архива)*
_________________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N _______
Опись особо ценных дел
______________________________
(крайние даты дел)
______________________________
* Заполняется государственным архивом.
Формат А4 (210Х297 мм)
Продолжение приложения 19
Форма описи особо ценных дел
Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
┌────┬────────┬────────┬──────────┬──────────┬───────┬──────────┬───────┐
│ N │N описи │ N дела │Заголовок │Дата дела │Кол-во │ N ед.хр. │Приме- │
│п/п │ │ │ дела │ │листов │страхового│ чание │
│ │ │ │ │ │в деле │ фонда │ │
├────┼────────┼────────┼──────────┼──────────┼───────┼──────────┼───────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├────┼────────┼────────┼──────────┼──────────┼───────┼──────────┼───────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└────┴────────┴────────┴──────────┴──────────┴───────┴──────────┴───────┘
В данную опись внесено ________________________________ особо ценных дел,
(цифрами и прописью)
с N ___________ по N ___________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Из них имеют страховые копии __________________________ дел,
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Одобрено Утверждено
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения
от ________________ N _______ от ________________ N _______
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 20
к пп.5.7.7., 8.2.2.
Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия страхового фонда
и фонда пользования
Наименование организации
Название ведомственного архива
Книга
учета поступления и выбытия
страхового фонда и фонда пользования
Том N ___________
Начат ___________
Окончен _________
Формат А4 (210Х297 мм)
Продолжение приложения 20
Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда
пользования
┌──┬──────┬─────┬─────┬────┬─────┬──────┬────────────┬─────────────┬────┐
│N │ Дата │Наз- │Дата │Но- │Номе-│Кол-во│ Сведения о │ Сведения о │При-│
│п/│посту-│вание│копи-│ме- │ ра │дел, │ страховом │ фонде │ме- │
│п │пления│и N, │рова-│ ра │опи- │вклю- │ фонде │ пользования │ча- │
│ │ или │дата │ ния │фон-│ сей │чен- │(кол-во ед. │ (кол-во ед. │ние │
│ │выбы- │доку-│ │ дов│ │ных в │ хр.) │ хр.) │ │
│ │ тия │мен- │ │ │ │еди- ├──────┬─────┼──────┬──────┤ │
│ │ ед. │ та, │ │ │ │ницу │посту-│выбы-│посту-│выбыло│ │
│ │ хр. │ по │ │ │ │хра- │ пило │ ло │ пило │ │ │
│ │ │кото-│ │ │ │нения │ │ │ │ │ │
│ │ │рому │ │ │ │стра- │ │ │ │ │ │
│ │ │пос- │ │ │ │хово- │ │ │ │ │ │
│ │ │тупи-│ │ │ │ го │ │ │ │ │ │
│ │ │ ли │ │ │ │фонда │ │ │ │ │ │
│ │ │ или │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │выбы-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ ли │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ ед. │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ хр. │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├──┼──────┼─────┼─────┼────┼─────┼──────┼──────┼─────┼──────┼──────┼────┤
│1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │
├──┼──────┼─────┼─────┼────┼─────┼──────┼──────┼─────┼──────┼──────┼────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└──┴──────┴─────┴─────┴────┴─────┴──────┴──────┴─────┴──────┴──────┴────┘
Итого поступило в _______ год ____________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
страхового фонда, ______________________________ед.хр. фонда пользования;
(цифрами и прописью)
выбыло __________________________________________ ед.хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
и _____________________________________________ ед.хр. фонда пользования.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую Подпись Расшифровка
итоговую запись подписи
Заведующий ведомственным Подпись Расшифровка
архивом подписи
Дата
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 21
к пп.5.7.7., 8.2.2.
Форма титульного листа описи страхового фонда
Гриф ограничения допуска
Наименование государственного архива*
Опись N _______
страхового фонда
──────────────────────────────
* Заполняется в государственном архиве.
Формат А4 (210Х297 мм)
Продолжение приложения 21
Форма описи страхового фонда
Утверждаю
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя организации подписи
Дата
┌──────┬────────┬───────────┬──────────┬────────────────────────┬───────┐
│N п/п │ Дата │ Кол-во │ Кол-во │ Сведения о делах, │ │
│ ед. │копиро- │ кадров в │ дел, │ входящих в единицу │Приме- │
│ хр. │ вания │ ед. хр. │включенных│ хранения страхового │ чание │
│стра- │докумен-│страхового │в ед. хр. │ фонда │ │
│хового│ тов │ фонда │ ├────────┬───────┬───────┤ │
│фонда │ │ │ │ номера │номера │номера │ │
│ │ │ │ │ фондов │описей │ дел │ │
├──────┼────────┼───────────┼──────────┼────────┼───────┼───────┼───────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├──────┼────────┼───────────┼──────────┼────────┼───────┼───────┼───────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────┴────────┴───────────┴──────────┴────────┴───────┴───────┴───────┘
Всего на 01.01 ___________ года в опись включено ________________________
(цифрами и прописью)
ед.хр., с N _____________ по N _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
_____________________________________________ кадров м/ф страхового фонда
(цифрами и прописью)
скопировано_________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
ведомственного архива, Подпись Расшифровка
составившего итоговую запись подписи
Заведующий ведомственным Подпись Расшифровка
архивом подписи
Дата
Одобрено Утверждено
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ N _______ от ___________ N ______
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 22
к п.7.1.6., 8.2.2., 11.2.9.
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Утверждаю
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя организации подписи
Дата
Фонд N _________________
Опись N ________________
дел постоянного хранения
за _________________ год
_________________________________________________________________________
Название раздела (структурного подразделения организации)
┌───┬───────────────┬────────────────────────┬───────┬──────────┬───────┐
│ N │ Индекс дела │ Заголовок дела (тома, │ Дата │ Кол-во │Приме- │
│п/п│ │ части) │ дела │ листов в │ чание │
│ │ │ │(тома, │ деле │ │
│ │ │ │части) │ (томе, │ │
│ │ │ │ │ части) │ │
├───┼───────────────┼────────────────────────┼───────┼──────────┼───────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├───┼───────────────┼────────────────────────┼───────┼──────────┼───────┤
│ │ │ │ │ │ │
└───┴───────────────┴────────────────────────┴───────┴──────────┴───────┘
В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N __________по N___________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Утверждено Одобрено
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения Наименование организации
от ___________ N______ от ___________ N _______
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 23
к пп.7.1.14., 7.2.4.
Форма листа-заверителя описи дел
Лист-заверитель описи N ________ (ф. N _______ )
Всего в настоящей описи пронумеровано____________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: _______________
пропущенные номера: ____________
Наименование должности
работника ведомственного архива, Подпись Расшифровка
ответственного за учет подписи
Дата
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 24
к пп.7.2.5., 7.4.7.
Форма титульного листа законченной описи дел постоянного хранения
_________________________________________________________________________
(название государственного архива*),
_________________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N _________
Опись N ________
_________________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел _________________
──────────────────────────────
* Заполняется в государственном архиве
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 25
|
