12.6. Учет труда, отчетность, контроль за работой
12.6.1. Учет труда в ведомственном архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.
12.6.2. В дневнике каждого работника ведомственного архива ежедневно учитывается плановая (в соответствии с индивидуальными планами) и внеплановая работа. В дневнике записываются: даты, виды и объем работ, затраченное на каждый вид работы время в часах. В конце каждого месяца, квартала, года подводится итог по видам работы и затраченному времени в рабочих днях.
12.6.3. С целью выполнения запланированных мероприятий и предложений проверок ведомственный архив осуществляет систематический контроль за ходом их исполнения.
12.6.4. По итогам работы ведомственным архивом составляется отчет о выполнении годового плана. В годовой отчет включаются сведения о выполнении планов-графиков (см. п.12.3.1.), а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план, последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
Один экземпляр отчета по взаимной договоренности государственного архива и организации может направляться в соответствующий государственный архив.
Раздел 13. Порядок передачи ведомственным архивом документов
ГАФ СССР на государственное хранение
13.1. Предельные сроки хранения документов
в ведомственном архиве
13.1.1. Документы ГАФ СССР, временно находящиеся на ведомственном хранении, передаются на постоянное государственное хранение по истечении предельных сроков их хранения в ведомственных архивах, установленных Положением о ГАФ СССР:
- для документов высших органов государственной власти и управления СССР, союзных и автономных республик, местных Советов народных депутатов, министерств, ведомств и других органов государственного управления, Верховного Суда СССР и верховных судов союзных и автономных республик, Государственного арбитража при Совете Министров СССР, государственных арбитражей при советах министров союзных и автономных республик, органов Прокуратуры СССР, отраслевых академий, союзных и республиканских органов общественных организаций, других учреждений, организаций и предприятий союзного и республиканского подчинения - 15 лет;
- для документов учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения - 10 лет, районного и городского подчинения и колхозов - 5 лет;
- для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел - 75 лет;
- для научно-технической документации - по миновании практической надобности, но не свыше 25 лет;
- для кинофильмов, киножурналов и сюжетов кинолетописи, а также звукозаписей и видеозаписей - по окончании копирования, но не свыше 3 лет;
- для фотоснимков - 3 года;
- для магнитных лент и дисков, перфокарт, перфолент и других машиночитаемых документов - 5 лет.
Фотоснимки и звукозаписи, входящие в состав управленческой документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения этой документации в соответствующих государственных и общественных организациях.
Кинодокументы, фотодокументы, звуко- и видеозаписи, машиночитаемые документы, входящие в состав научно-технической документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения научно-технической документации.
Примечание. Срок хранения управленческой документации исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.
13.1.2. В необходимых случаях сроки хранения документов в ведомственных архивах могут быть продлены Главархивом СССР.
13.1.3. В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документы ГАФ СССР могут быть переданы на государственное хранение до истечения предельных сроков их ведомственного хранения только по согласованию с соответствующим государственным архивом.
Досрочная передача документов ГАФ СССР в государственные архивы от ликвидированных организаций производится только в том случае, если ведомство ликвидировано полностью и имеется правительственный акт о передаче документов на постоянное государственное хранение.
|
