Приложения
(формы)
Приложение 1
к п.2.1.26.
Форма номенклатуры дел организации
Наименование организации
Номенклатура дел Утверждаю
_______N_______ Наименование должности
________________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
на ________________ год подписи
Дата
_________________________________________________________________________
Название раздела
┌─────────────────┬────────────────┬────────────┬─────────────┬─────────┐
│ Индекс дела │ Заголовок дела │ Кол-во дел │Срок хранения│Примеча- │
│ │ (тома, части) │ (томов, │ дела (тома, │ ние │
│ │ │ частей) │ части) и N │ │
│ │ │ │ статей по │ │
│ │ │ │ перечню │ │
├─────────────────┼────────────────┼────────────┼─────────────┼─────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├─────────────────┼────────────────┼────────────┼─────────────┼─────────┤
│ │ │ │ │ │
└─────────────────┴────────────────┴────────────┴─────────────┴─────────┘
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
Одобрено* Согласовано*
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения
от__________ N__________ от_________ N _________
Формат А4 (210Х297 мм)
──────────────────────────────
* Здесь и далее ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) организации или ЭПК
архивного учреждения рекомендуется заверять подписью соответственно
председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК.
Продолжение приложения 1
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году
в организации
┌───────────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────┐
│ По срокам хранения │ Всего │ В том числе: │
│ │ ├──────────────┬────────────────┤
│ │ │ переходящих │с отметкой "ЭПК"│
├───────────────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├───────────────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤
│постоянного │ │ │ │
├───────────────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤
│временного (свыше 10│ │ │ │
│лет) │ │ │ │
├───────────────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤
│временного (до 10 лет│ │ │ │
│включительно) │ │ │ │
├───────────────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤
│Итого: │ │ │ │
└───────────────────────┴───────────────┴──────────────┴────────────────┘
Наименование должности руководителя службы
делопроизводства организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
передавшего сведения
Дата
Приложение 2
к п.2.1.26.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной
организации) организации
Наименование структурного
подразделения (общественной
организации)
Номенклатура дел
__________N ___________
_______________________
(место составления)
на _______________ год*
_________________________________________________________________________
Название раздела
┌───────────────┬───────────────┬───────┬──────────────────┬────────────┐
│Индекс дела │Заголовок дела│Кол-во │Срок хранения дела│Примечание │
│ │(тома, части) │дел │(тома, части) и N│ │
│ │ │(томов,│статей по перечню │ │
│ │ │частей)│ │ │
├───────────────┼───────────────┼───────┼──────────────────┼────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├───────────────┼───────────────┼───────┼──────────────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │
└───────────────┴───────────────┴───────┴──────────────────┴────────────┘
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
(общественной организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Одобрено** Согласовано
Протокол ЭК структурного подразделения Заведующий архивом (лицо,
от__________N__________ ответственное за архив)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
──────────────────────────────
* К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного
подразделения (общественной организации) по окончании календарного года
составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 1 и
делается отметка о передаче итоговых сведений в службу делопроизводства
организации.
** При наличии ЭК структурного подразделения.
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 3
к п.3.4.2.
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Наименование организации Утверждаю
Акт
Наименование должности
руководителя организации
__________N ___________ Подпись Расшифровка
_______________________ подписи
(место составления)
о выделении к уничтожению документов, Дата
не подлежащих хранению
На основании ____________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
_________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ______________________
(название фонда)
┌───┬────────┬───────┬─────────┬─────────────┬───────┬──────────┬───────┐
│ N │Заголо- │ Дата │ Номера │ Индекс дела │Кол-во │ Сроки │Приме- │
│п/п│вок дела│ дела │ описей │(тома, части)│ дел │ хранения │ чание │
│ │ или │ или │(номенк- │ по │(томов,│ дела │ │
│ │группо- │крайние│латур) за│номенклатуре │частей)│ (тома, │ │
│ │ вой │ даты │ год(ы) │или N дела по│ │ части) и │ │
│ │заголо- │ дел │ │ описи │ │ номера │ │
│ │вок дел │ │ │ │ │статей по │ │
│ │ │ │ │ │ │ перечню │ │
├───┼────────┼───────┼─────────┼─────────────┼───────┼──────────┼───────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───┼────────┼───────┼─────────┼─────────────┼───────┼──────────┼───────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└───┴────────┴───────┴─────────┴─────────────┴───────┴──────────┴───────┘
Итого __________________________ дел за ____________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК _______________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от __________N __________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Одобрено
Протокол ЦЭК (ЭК)
от _________ N__________
Продолжение приложения 3
Документы в количестве________________________________________ дел, весом
(цифрами и прописью)
_____________________ кг сданы в ________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от__________________________
N _____________
Наименование должности работника Подпись Расшифровка
организации, сдавшего документы подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
ведомственного архива (службы
делопроизводства), внесшего изменения
в учетные документы
Подпись Расшифровка
Дата подписи
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 4
к пп.4.1.3., 4.1.17., 8.2.2.
Форма листа-заверителя дела
Лист-заверитель дела N __________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ________________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы ____________________________________________;
пропущенные номера __________________________________ + листов внутренней
описи ___________________________________________________________________
┌─────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┐
│ Особенности физического состояния в │ Номера листов │
│ формирования дела │ │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ │ │
└─────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┘
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 5
к пп. 4.1.3., 4.1.22., 8.2.2.
Форма внутренней описи документов дела
Внутренняя опись
документов дела N _____________
┌────┬─────────────────────┬─────────┬─────────────┬──────────┬─────────┐
│ N │ Индекс документа │ Дата │ Заголовок │ Номера │Примеча- │
│п/п │ │документа│ документа │ листов │ ние │
│ │ │ │ │ дела │ │
├────┼─────────────────────┼─────────┼─────────────┼──────────┼─────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├────┼─────────────────────┼─────────┼─────────────┼──────────┼─────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└────┴─────────────────────┴─────────┴─────────────┴──────────┴─────────┘
Итого_________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 6
к пп. 4.2.6., 8.2.2.
Форма описи дед # постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу структурного подразделения (общественной организации)
организации
_________________________________________________________________________
(наименование организации)
_________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или общественной организации)
Утверждаю
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
(общественной организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Опись N
_________________________________________________________________________
Название раздела
├───┬─────────────┬────────────┬────────┬──────────┬─────────┬──────────┤
│ N │ Индекс дела │ Заголовок │ Дата │ Кол-во │ Срок │Примечание│
│п/п│(тома, части)│дела (тома, │ дела │ листов в │хранения │ │
│ │ │ части) │ (тома, │ деле │ дела │ │
│ │ │ │ части) │ (томе, │ (тома, │ │
│ │ │ │ │ части) │ части) │ │
├───┼─────────────┼────────────┼────────┼──────────┼─────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6* │ 7 │
├───┼─────────────┼────────────┼────────┼──────────┼─────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└───┴─────────────┴────────────┴────────┴──────────┴─────────┴──────────┘
В данную опись внесено _________________________ дел с N ________________
(цифрами и прописью)
по N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Согласовано Одобрено**
Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного
службы делопроизводства организации подразделения
Подпись Расшифровка подписи от _____________N ___________
Дата
──────────────────────────────
* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
** При наличии ЭК структурного подразделения.
Продолжение приложения 6
Передал _____________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ___________________________________ регистрационно-контрольных картотек
(цифрами и прописью) к документам*
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения (общественной
организации) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял __________________________ дел и _________________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам
Наименование должности работника
ведомственного архива Подпись Расшифровка
подписи
Дата
──────────────────────────────
* Передаются вместе с делами канцелярии
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 7
к п.5.1.17.
Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для
измерения температуры и влажности воздуха
┌──────┬───────────────────────────────────────────────┬────────┬───────┐
│ Дата │ Климатические параметры воздуха │Подпись │Приме- │
│записи├──────────────────────────┬────────────────────┤сотруд- │ чание │
│ │ Наружный воздух │ Воздух в хранилище │ ника, │ │
│ ├─────────────┬────────────┼──────────┬─────────┤сделав- │ │
│ │температура, │относитель- │температу-│относите-│ шего │ │
│ │ °С │ ная │ ра, °С │ льная │ запись │ │
│ │ │влажность, %│ │ влаж- │ │ │
│ │ │ │ │ность, % │ │ │
├──────┼─────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼────────┼───────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├──────┼─────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼────────┼───────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└──────┴─────────────┴────────────┴──────────┴─────────┴────────┴───────┘
Формат А4 (210Х297 мм)
Приложение 8
к п.5.2.8.
Наименование организации
Наименование архива
Карточка постеллажного
топографического указателя
Стеллаж N _______________________ Хранилище N ___________________________
┌──────┬──────────┬───────┬───────┬─────────────────────┬───────────────┐
│Шкаф N│ Полка N │Фонд N │Опись N│ Дела с N_________ │ Примечание │
│ │ │ │ (н/д) │ по N__________ │ │
├──────┼──────────┼───────┼───────┼─────────────────────┼───────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────┼──────────┼───────┼───────┼─────────────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────┴──────────┴───────┴───────┴─────────────────────┴───────────────┘
Формат А6 (148Х105 мм) |
