Часть служебного письма;
Фирменный бланк.
2. При адресовании инициалы ставят:
Перед фамилией адресата;
После фамилии адресата.
3. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя:
Для оперативной связи с исполнителем;
Для придания документу юридической силы.
4. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:
Ниже подписи руководителя, подписавшего документ;
В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа;
На первом листе документа с оборотной его стороны.
5. В отсутствие руководителя подписание документа заместителем, исполняющим обязанности руководителя:
Зам. Директор____________ А.И.Петров
(подпись его зама Сидорова)
Директор__________ А.И.Петров
(подпись его зама Сидорова)
И.О. директора_________Г.В.Сидоров
(личная подпись)
6. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа:
Визы, согласования;
Грифа согласования.
7. Наличие устава является обязательным для регистрации организации, учреждения?
Да;
Нет.
8. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?
В уставе организации;
В положении о структурном подразделении;
В должностной инструкции.
9. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?
Решения;
Приказы.
10. Какой реквизит не входит в состав формуляра—образца приказа?
Вид документа;
Дата документа;
Адресат;
Наименование организации;
Подпись;
Текст;
Заголовок к тексту.
11. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?
Да;
Нет.
12. Что означает виза юриста на приказе:
Внутренне согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону,
Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу
13. Ставится ли на подписи в протоколе печать?
Да;
Нет.
14. На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»:
Просьбах;
Сопроводительных;
Информационных;
Ответах.
15. Должна ли инструкция по делопроизводству организации установить технологию всех делопроизводственных операций, выполняемых в организации?
Да;
Нет.
16. Какие формы регистрации в России?
Журнальная;
Карточная;
Автоматизированная;
Все вышеперечисленные.
17. Если документ отправляется в 2 адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа?
Четыре;
Два;
Три.
18. В номенклатуре дел документы систематизируются:
По видам документов;
По содержанию;
По срокам хранения;
Все вышеперечисленные.
Контрольная работа (2 модуль)
Глоссарий для проведения диктанта
Адресант — отправитель.
Адресат — получатель.
Адресование документа — указание получателя документа путем проставления реквизита «Адресат» в правом верхнем углу.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Акцепт — согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.
Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.
Аннотация — краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.
Архив — организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью их дальнейшего использования.
Архивная выписка — дословное воспроизведение части тек ста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.
Архивная справка — справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или о биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.
Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная ведомость, оборотная ведомость и т. п.).
Внешний документ — документ, отправленный другим организациям, лицам (исходящий документ) или полученный от них (входящий документ).
Внутренний адрес письма — наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
Внутренний документ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
Внутренняя опись — учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.
Выписка из официального документа — копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.
Гарантийное письмо — письмо, содержащее гарантию оплаты, сроков, качества и т. п.
Дата официального документа — реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Доверенность — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договор — документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.
Доклад: 1) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения; 2) устное выступление на заседании.
Докладная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Должностная инструкция — документ, определяющий права, обязанности и ответственность работника.
Должностное лицо — работник учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.
Заверенная копия — копия документа, на которой в соответ ствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок официального документа — реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заголовочная часть документа — совокупность реквизитов: «Эмблема организации», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Заголовок к тексту».
Записка — краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо факта, события, документа (докладная записка, служебная записка, объяснительная записка).
Запрос — особый вид служебно-делового письма, направляемого в адрес предприятия представителями органов государственной власти или других предприятий.
Заявка — официальный документ, автор которого изъявляет намерение получить определенные товары или услуги.
Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приеме на работу, заявление о предоставлении отпуска и т. д.).
Зона унифицированной формы документа — часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.
Идентификатор электронной копии документа — реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.
Извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять в них участие.
Исходящий документ — документ, отправленный из учреж дения.
Карта-заместитель — документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.
Квитанция — расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей.
Коллективное обращение — обращение двух или более граждан в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании и подписанное организатором и (или) участ никами митинга или собрания, имеющего общественный характер.
Контрагент — одна из сторон контракта, договора.
Контракт — договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
Контроль за исполнением документов — совокупность дей ствий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Кредитное письмо — письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по кредиту.
Лимит — документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т. д. из государ ственных фондов.
Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.
Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).
Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
Накладная — документ, которым оформляется прем и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Наряд — документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.
Наряд-заказ — плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.
Национальный стандарт — стандарт, утвержденный национальным органом Российской Федерации по стандартизации.
Номенклатура дел — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
Номенклатура — перечень наименований.
Номер входящего документа — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
Номер исходящего документа — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
Нормативные документы — документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
Нормативы — документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т. д.).
Нормы — документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (нормы выработки, нормы выдачи чего-либо).
Объяснительная записка: 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Опись — юридически оформленный перечень документов.
Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Отзыв — документ, содержащий мнение специалиста о каком-либо документе или по какому-либо вопросу.
Отметка о контроле — реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметка о наличии приложения — реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.
Отметка о поступлении документа — отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в де-ло — реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.
Отметка об исполнителе — реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном исполнителе документа.
Оттиск печати — изображение печатной формы на бумаге.
Печать — элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Письменные доказательства — документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.
Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Повестка — официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего представителя.
Право подписи — полномочие должностного лица на подписание документов.
Предложение — разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Претензионное письмо — письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.
Приказ: 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), дей ствующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом (в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности); 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража для обязательного исполнения их решения.
Программа — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная программа) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Расписание — объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.
Распорядительные документы — документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
Регистрационный номер документа — порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации и являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
Регистрационный штамп — штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.
Регистрация документов — запись в учетных формах (журналах, карточках и т. п.) кратких сведений о документе и простав-ление на документе делопроизводственного индекса и даты реги страции.
Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
Реферат — краткое письменное изложение первоисточника.
Решение: 1) правовой акт, принимаемый исполкомами Советов депутатов в коллегиальном порядке с целью разрешения наиболее важных вопросов, находящихся в их компетенции; решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т. д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т. д.
Свободное предложение — предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.
Сводка — документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.
Сдаточная опись (разг.) — опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.
Справка: 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справочно-информационный фонд — совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу.
Телетайп — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.
Устав — правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.
Учредительный договор — договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.
Циркулярное письмо — письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.
Штатное расписание — документ, содержащий перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов.
Экспедиция — специальный аппарат учреждения по приему документов.
Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертная комиссия (ЭК) — комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов с целью их дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использование закрытого ключа, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также обладателя электронной цифровой подписи.
Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).
Тесты
1. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении:
Приложение:
Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз ;
Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.
Приложение: на 6 л. в 1 экз.
2. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа:
Ректор академии В.А. Петрова
Ректор академии Петрова В.А.
Ректор Сибирской академии государственной службы
В.А. Петрова
3. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:
В нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации;
В нижней части оборотной стороны последнего листа копии документа, находящийся в организации;
На первом листе оборотной стороны документа.
4. «Делопроизводство»— это:
Система хранения документов;
Составление документов;
Документирование и организация работы с документами
5. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:
На бланке первой организации;
На бланке второй организации;
На листе бумаги формата А4.
6. Какие организационные документы руководителем организации?
Должностные инструкции;
Положения о структурных подразделениях;
Штатное расписание;
Правила внутреннего распорядка;
Все перечисляемые выше документы.
7. При поступлении граждан на работу в организацию их должны ознакомить со следующими документами:
Устав организации;
Положение о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин;
Должностная инструкция;
Со всеми перечисленными выше документами.
8. Кто несет ответственность за издание приказа?
Должностное лицо, подготовившее проект приказа;
Руководитель организации;
Должностное лицо, подписавшее приказ.
9. Какая часть текста приказа является обязательной?
Констатирующая;
Распорядительная.
10. Что является датой протокола?
Дата подписания протокола;
Дата заседания;
Дата регистрации протокола.
11. Кем подписываются документы, составляемые комиссией?
Руководителем организации;
Председателем;
Председателем и членами комиссии;
Председателем и секретарем.
12. Закончите начатое предложение: Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до:
Передачи на исполнение;
Подшивки вдело;
Завершения исполнения или отправки.
13. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?
Руководителем структурного подразделения, где исполняется документ;
Канцелярией;
Руководителем организации.
14. При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?
Приказы;
Протоколы;
Акты;
Письма.
15. При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания?
Приказ;
Протокол;
Решение;
Постановление.
16. Какие могут быть номенклатуры дел?
Конкретная;
Примерная;
Типовая;
Все вышеперечисленные.
17. Кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну?
Только руководитель;
Все работники организации;
Руководители структурных подразделений, организаций;
Количество работников, определяемых руководителем.
Деловая игра 1 «Документооборот»
|
