(в ред. постановления Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
13.2.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем.
Применение бланков производится в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем Регламенте.
Оформление документов, направляемых по линиям телексной и телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата.
13.2.3. При подготовке документов для отправки зарубежным партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует соблюдать следующие правила оформления:
13.2.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением рабочей переписки, осуществляемой Департаментом внешнеэкономических и международных связей города Москвы с зарубежными партнерами, а также телексной и телеграфной связи).
(п. 13.2.3.1 в ред. постановления Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
13.2.3.2. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна).
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым.
13.2.3.3. Заголовок к тексту не составляется.
13.2.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производится только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующим образом:
- при использовании должностного бланка указывается только имя, отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись;
- при использовании других бланков (например, бланка письма "Правительство Москвы", "Департамент внешнеэкономических и международных связей города Москвы") вначале указывается имя, отчество, фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, и его подпись.
(в ред. постановления Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат".
13.2.3.5. Дата документа проставляется при его подписании. Применяется буквенно-цифровой способ оформления дат: например, 15 января 2005 г.
Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документа после текста письма на уровне или ниже подписи.
13.2.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в Правительство Москвы, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от...".
13.2.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания.
13.2.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и указанием адреса отправителя.
При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.
13.2.4. Порядок отправления документов за рубеж определяется исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через Министерство связи Российской Федерации, Министерство иностранных дел Российской Федерации либо аккредитованные в Москве иностранные представительства, нарочным, техническими средствами оперативной связи (телефакс, телекс, международная телеграмма).
В случае отправления документа через Министерство иностранных дел Российской Федерации или аккредитованные представительства Департамент внешнеэкономических и международных связей города Москвы готовит сопроводительное письмо на имя начальника Управления Министерства иностранных дел Российской Федерации с просьбой о передаче документа адресату.
(в ред. постановления Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
Порядок оформления и регистрации сопроводительного письма изложен в подразделах 13.1 и 7.2.
13.3. Оформление доверенности.
13.3.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий Мэра Москвы, Правительства Москвы, должностных лиц исполнительной власти города Москвы на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному должностному лицу и служащим органов исполнительной власти города Москвы.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
13.3.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланке документа:
- бланк письма Мэра Москвы используется при подписании доверенности Мэром Москвы на представление интересов Мэра Москвы или совершение каких-либо действий от его имени;
- бланк письма Правительства Москвы используется при подписании доверенности Мэром Москвы на представление интересов Правительства Москвы или совершение каких-либо действий от имени Правительства Москвы;
(в ред. постановления Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
- бланк письма Правительства Москвы используется при подписании доверенности заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы на представление интересов Правительства Москвы;
(в ред. постановления Правительства Москвы от 05.04.2011 N 103-ПП)
- должностной бланк письма должностного лица исполнительной власти города Москвы используется при подписании доверенности соответствующим должностным лицом, передающим свои полномочия или полномочия органа, представляемого указанным должностным лицом, например, бланк письма заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы на представление интересов Аппарата Мэра и Правительства Москвы или совершение действий от имени Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
(в ред. постановления Правительства Москвы от 05.04.2011 N 103-ПП)
13.3.3. Обязательные реквизиты доверенности:
- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");
- регистрационный номер и дата выдачи;
- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица исполнительной власти города Москвы, передающего свои полномочия или полномочия органа, представляемого указанным должностным лицом;
- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти города Москвы;
- перечисление предоставляемых полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись должностного лица органа исполнительной власти города Москвы;
- гербовая печать Мэра Москвы, Правительства Москвы или Аппарата Мэра и Правительства Москвы. Порядок удостоверения печатями изложен в подразделе 13.1.4 настоящего Регламента.
Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел):
- паспортные данные уполномоченного должностного лица;
- образец его подписи.
Образцы доверенностей приведены в приложении 10 к настоящему Регламенту.
14. Порядок подготовки и проведения заседаний и совещаний
у Мэра Москвы, в Правительстве Москвы, Аппарате Мэра
и Правительства Москвы
14.1. Общие положения.
14.1.1. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях и совещаниях, проводимых должностными лицами, органами исполнительной власти города Москвы, структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы и рабочими органами Правительства Москвы (комиссиями, советами, коллегиями и т.д.).
14.1.2. Решения, зафиксированные в протоколах, принятые в пределах полномочий должностных лиц исполнительной власти города Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы, являются обязательными для исполнения должностными лицами и сотрудниками Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органов исполнительной власти города Москвы, предприятий и учреждений (в пределах полномочий собственника), руководимых (курируемых) должностными лицами, проводившими совещание (заседание) и подписавшими протокол.
14.1.3. На совещаниях, проводимых Мэром Москвы, необходимо личное присутствие руководителей департаментов, председателей комитетов, начальников главных управлений, управлений, инспекций и префектов административных округов города Москвы или лиц, официально их замещающих.
На совещаниях, проводимых заместителями Мэра Москвы в Правительстве Москвы, министрами Правительства Москвы, допускается присутствие заместителей руководителей органов исполнительной власти города или лиц, официально их замещающих.
(в ред. постановления Правительства Москвы от 22.05.2012 N 238-ПП)
Главы управ районов приглашаются на совещания по согласованию с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, курирующим территориальные органы исполнительной власти города.
На совещаниях, проводимых должностными лицами Аппарата Мэра и Правительства Москвы, допускается присутствие руководителей структурных подразделений и специалистов органов исполнительной власти города Москвы.
14.1.4. По понедельникам (с 16.00), средам, пятницам (до 15.00) совещания и другие общегородские мероприятия с участием руководителей органов исполнительной власти города не проводятся.
14.1.5. Ответственные за подготовку совещания не позднее чем за пять дней до его проведения (кроме оперативных совещаний, проводимых по поручению Мэра Москвы) обеспечивают приглашение участников, а также оповещение их при отмене совещания или его переносе не менее чем за один рабочий день.
(в ред. постановления Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
14.2. Подготовка и проведение совещаний у Мэра Москвы и выездных совещаний Мэра Москвы в рамках субботних объездов.
14.2.1. Совещания у Мэра Москвы и выездные совещания в рамках субботних объездов проводятся в соответствии с недельным рабочим планом Мэра Москвы и его поручениями.
(в ред. постановления Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
14.2.2. Подготовка совещания возлагается на членов Правительства Москвы, а в отдельных случаях - на руководителей структурных подразделений органов исполнительной власти города Москвы, руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы и организаций в соответствии с их компетенцией.
Должностные лица, ответственные по поручению Мэра Москвы за подготовку выездного совещания (кроме совещаний, проводимых в рамках субботних объездов и оформляемых специалистами Оперативно-распорядительного управления Мэра Москвы по вопросам своей компетенции), информируют Управление Мэра Москвы о дате проведения совещания в целях обеспечения участия специалистов Управления Мэра Москвы в работе совещания.
(абзац введен постановлением Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
Управление Мэра Москвы принимает участие в подготовке проекта протокола совещания.
(абзац введен постановлением Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
В случае отсутствия на совещании сотрудников Управления Мэра Москвы (кроме совещаний, проводимых в рамках субботних объездов и оформляемых специалистами Оперативно-распорядительного управления Мэра Москвы по вопросам своей компетенции) проект протокола совещания оформляется и визируется ответственным за проведение совещания должностным лицом. Представление проекта протокола совещания Мэру Москвы на подпись, а также его регистрацию, рассылку и контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколе, осуществляет Управление Мэра Москвы.
(абзац введен постановлением Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП; в ред. постановления Правительства Москвы от 09.02.2010 N 103-ПП)
14.2.3. Должностные лица, ответственные за подготовку совещания, не менее чем за два рабочих дня до проведения планового совещания или через 7 календарных дней после поручения Мэра Москвы о подготовке совещания (с момента регистрации резолюции) обеспечивают представление в Управление Мэра Москвы или Оперативно-распорядительное управление Мэра Москвы в соответствии с их компетенцией следующих материалов:
(в ред. постановления Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
- повестки дня совещания с указанием докладчика, а при необходимости и содокладчика (для выездных совещаний Мэра Москвы в рамках субботних объездов - регламента совещания);
- списка участников совещания по установленной форме;
- проекта протокола совещания по рассматриваемому вопросу (для выездных совещаний в рамках субботних объездов - в отдельных случаях);
(в ред. постановления Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
- сводной (справочной) информации по существу рассматриваемого вопроса и при необходимости согласованного с заинтересованными организациями проекта распорядительного документа Мэра Москвы или Правительства Москвы по данному вопросу (со справкой по имеющимся разногласиям).
Указанные документы подписываются должностными лицами, ответственными за подготовку совещания.
(абзац введен постановлением Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
Должностные лица, ответственные за выполнение поручений, зафиксированных в протоколах совещаний у Мэра Москвы, при организации совещания о ходе выполнения поручения заблаговременно направляют информацию в Управление Мэра Москвы.
(абзац введен постановлением Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
14.2.4. Аппарат Мэра и Правительства Москвы обеспечивает предоставление и подготовку помещения для проведения Мэром Москвы совещания, звукоусиление, стенографическое, звукозаписывающее и хозяйственное обслуживание совещания.
14.2.5. На Управление Мэра Москвы и Оперативно-распорядительное управление Мэра Москвы в соответствии с их компетенцией возложено:
- осуществление контроля за своевременной подготовкой материалов к совещанию и за приглашением его участников;
- внесение предложения Мэру Москвы о снятии вопроса с рассмотрения в случае несвоевременной и некачественной подготовки совещания;
- доработка проекта протокола в соответствии с решениями, принятыми Мэром Москвы по рассмотренным на совещании вопросам, не позднее чем в трехдневный срок с момента проведения совещания и представление его на подпись Мэру Москвы.
14.2.6. В протоколе совещания указываются конкретные исполнители поручений и сроки их выполнения, определенные Мэром Москвы. При отсутствии конкретных указаний Мэра Москвы по сроку исполнения поручений в проекте протокола предлагаются сроки их выполнения. После утверждения протокола Мэром Москвы срок исполнения поручения считается обязательным.
В отдельных случаях по решению Мэра Москвы решения, принятые в ходе совещания, могут быть оформлены в виде поручения Мэра Москвы.
(абзац введен постановлением Правительства Москвы от 02.12.2008 N 1100-ПП)
14.2.7. Контроль за выполнением протокола совещания в целом возлагается, как правило, на одного из членов Правительства Москвы с учетом распределения обязанностей и характера рассматриваемого вопроса.
14.2.8. Управление Мэра Москвы и Оперативно-распорядительное управление Мэра Москвы определяют круг лиц, которым рассылается протокол или выписка из протокола, с учетом данных на совещании поручений.
14.2.9. Управление Мэра Москвы обеспечивает:
- регистрацию, копирование и рассылку протоколов совещаний, проводимых Мэром Москвы, помеченных грифом "Для служебного пользования", "Не подлежит размножению", в том числе в виде отдельных выписок по пунктам протокола; хранение подлинников протоколов в течение двух лет до сдачи их в Архив Правительства Москвы;
- регистрацию, рассылку и хранение подлинников служебных документов по вопросам, связанным с ходом реализации протоколов совещаний, своевременный подбор указанных документов к совещаниям.
14.3. Подготовка и проведение заседаний Правительства Москвы.
|
