Учебно-методическое пособие по профессии 034700. 03 Делопроизводитель Комсомольск-на-Амуре
Скачать 0.58 Mb.
|
КНИГА учета поступления и выбытия документов Том N _________ Начат _________ Окончен _______
Итого в _____ году поступило ________________________ ед. хр. (для аудио-, видеодокументов - + ед. уч.), в том числе: (цифрами и прописью) показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги; выбыло _________________________ ед. учета (+ документов, листов), в том числе: (цифрами и прописью) показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14. Наименование должности лица,составившего итоговую годовую запись Подпись Расшифровка подписи Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи Дата 3.2 Список фондов При заполнении титульного листа списка фондов наименование организации пишут в левом верхнем углу. Указывается полное официальное название организации в соответствии с документом о государственной регистрации. Номер тома проставляется в соответствии с количеством заведенных томов по порядку. Указываются даты первой и последней записи в списке фондов (тома). Порядок заполнения Списка фондов: -графа 1 - «№ фонда» - указывается порядковый номер по списку фондов в хронологической последовательности их поступлений. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда. Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного. Если фонд содержит особо ценные документы, к его номеру добавляется индекс «ОЦ». -графа 2 - «Название фонда» - в соответствии с титульным листом описи дел указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название на момент записи. Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее название на момент поступления фонда, для ликвидированной организации – последнее название. Все последующие переименования вносятся в лист фонда. Объединенный архивный фонд вносится под общим названием объединенного архивного фонда. -графа 3 - «Дата первого поступления документов фонда» - датой первого поступления фонда является дата первой сдачи дел в архив. Для созданного в архиве объединенного архивного фонда этой датой является дата его создания, т.е. дата утверждения описей. В 4,5 графах указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого он выбыл. В 6 графе «Примечание» делается отметка о выбытии фонда. Например: Фонд выбыл К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются. В конце итоговой записи указывается наименование должности лица, составившего итоговую годовую запись, проставляется его подпись и расшифровка подписи, а также подпись и расшифровка подписи заведующего архивом, указывается дата записи. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку, листы пронумерованы, составлен лист-заверитель. Форма списка фондов (наименование организации) СПИСОК ФОНДОВ Том № Начат Окончен
Всего хранится в архиве фондов, из них: (цифрами и прописью) содержат особо ценные дела. (цифрами и прописью) Номера свободные:
Дата 3.3 Лист фонда Лист фонда ведется во всех категориях архивов, при этом, это главный учетный документ для средних и мелких архивов организаций. Лист фонда включает в себя 3 раздела: - общие сведения (о наименовании фондообразователя, местонахождении фонда и его номере, дате первого поступления документов фонда, крайних датах каждого названия фонда); - сведения о движении (поступлении, выбытии, наличии (остатке) описанных документов; - сведения о движении (поступлении, выбытии наличии (остатке) неописанных документов. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации. Если список фондов не ведется, то номер листа фонда соответствует номеру фонда, присвоенному ему при первой передаче части фонда на хранение в государственный или муниципальный архив. • Графы раздела с общими сведениями заполняются следующим образом: -в графе «Местонахождение фонда» указывается наименование организации, в архиве которой он хранится; -в графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления фонда в данный архив. Для объединенного архивного фонда и архивной коллекции – дата первого поступления или дата их создания в архиве; -графы «Крайние даты каждого названия фонда» и «Название фонда» заполняются параллельно. Указывается начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период. Для архивной коллекции документов – даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в коллекцию Для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных организаций, последовательно сменяющих друг друга, указывается самая ранняя дата образования наиболее ранней организации и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется. При заполнении листа фонда, в нем в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов в архиве за этот период. Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций – фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда. • Учет неописанных документов: -графа 1 - «Дата записи» - проставляется дата записи; -графа 2 - «Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы» - указывается полное название документа, по которому поступили или выбыли документы. Прием документов осуществляется по сводной номенклатуре дел организации, выписке из сводной номенклатуры дел организации, сдаточным описям структурных подразделений. Например: Номенклатура дел на 2004год, согласована ЭПМК протокол от 27.01.2004г. № 04 сп/04. -в графах 3, 4 указывается количество поступивших документов. При учете россыпи может быть указано количество дел в условных единицах из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. Крайними датами дел будут являться крайние даты документов в них. -графы 5, 6 заполняются аналогичным способом, при этом фиксируется выбытие документов. При упорядочении документов фонда на них составляют описи постоянного хранения, по личному составу (75 лет) хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и акт на выделение к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Таким образом, при упорядочении документов меняется соотношение описанных и неописанных документов т.к. составленные описи и акт являются основанием для выбытия дел из числа неописанных (гр. 2,5,6) и учета их по разделу листа фондов «Учет описанных документов» о чем делаются соответствующие записи. -графа 7 - «Наличие (остаток)» - в этой графе указывается количество неописанных дел, оставшихся в фонде после описания или выбытия их из архива (разница 3 и 5 граф раздела 2). Если дела в архив организации поступают в упорядоченном виде, то Раздел «Учет неописанных документов» не заполняется. • Учет описанных документов: -графа 1 - «Дата записи» - указывается дата записи; -графа 2 - «Номер описи дел» - указывается номер описи дел, по которой поступили дела; -графа 3 -«Крайние даты дел описи» - указываются крайние даты дел описи; -графа 4 - «Название описи или аннотация документов» - записывается название описи (ее продолжения), по которой поступили дела, или краткая характеристика состава включенных в опись документов (аннотация документов). Аннотация на документы составляется при необходимости раскрытия содержания отдельных документов или группы документов, наличие которых нельзя определить по названию описи. Аннотируются уникальные и особо ценные документы, документы организаций-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие значение для исполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов. Например: Управленческой документации постоянного хранения, в книге приказов руководителя по основной деятельности имеются приказы по личному составу. -графа 5 - «Поступило дел» - указывается количество дел, поступивших на хранение в архив организации; Графы 6-9 «Выбытие»: -графа 6 - «Дел» - указывается количество выбывших дел; -графа 7 - «Основание выбытия (название, дата, № документа)» - указывается полное название документа, на основании которого выбыли дела, его дата и номер; -графа 8 - «Ед.хр.» - указывается количество выбывших ед. хр.(дел), включенных в описи, утвержденные ЭПМК, раздельно по каждой описи; -графа 9 - «Крайние даты» - указываются крайние даты дел в описи, по которой выбыли документы; Графы 10-16 «Наличие (остаток)»: -графа 10 - «Ед.хр.» - указывается общее количество дел, оставшихся в наличии -графа 11 - «Дел» - указывается общее количество дел постоянного хранения, оставшихся в наличии после выбытия по каждой описи и фонду в целом; -графа 12 - «Крайние даты дел» - указываются крайние даты дел постоянного хранения; -графа 13 - «Ед.хр.» - указывается количество дел постоянного хранения, оставшихся в наличии и включенных в описи, утвержденные ЭПМК, отдельно по каждой описи; -графа 14 - «Крайние даты» - указываются крайние даты дел постоянного хранения, включенных в описи, утвержденные ЭПМК, отдельно по каждой описи; -графа 15 - «Ед.хр.» - указывается количество дел по личному составу, оставшихся в наличии; -графа 16 - «Крайние даты» - указываются крайние даты документов по личному составу. Количество дел временного (свыше 10 лет) хранения в отдельной графе не отражается, а входит в общее количество ед.хр., указанных в графе 10. -графа 17 – «Микрофильмировано дел постоянного хранения» - заполняется архивами организаций, самостоятельно проводящих выявление особо ценных дел и их микрофильмирование. Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка «см. продолжение №….», на последующем – «продолжение №….». Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет. Если в Листе фонда заканчивается место, в котором указываются переименования, то заводится новый Лист фонда. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись. В средних и малых архивах целесообразно Лист фонда хранить в Деле фонда. Образец листа фонда Формат А4 (210 x 297 мм) ЛИСТ ФОНДА N ______________ _______________________________________ __________________________ (Местонахождение фонда (наименование (Дата первого поступления организации, где хранится фонд)) документов фонда)
1. Учет неописанных документов
2. Учет описанных документов
3.4 Описи дел Описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, по личному составу (75 лет) хранения и временного (свыше 10 лет) хранения – в трех. Количество ед.хр. (дел) в описи не должно превышать цифру – 9999. В этом случае опись заканчивается и заводится новая опись дел, которой по листу фонда присваивается новый, следующий номер и опись начинается с 1 единицы хранения. При этом не следует разрывать годовой раздел описи, поэтому опись может включать не 9999 номеров, а чуть меньше. Если документы фонда поступили на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, то номер описи дел согласовывается с соответствующим архивом. При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. Литерные номера описям не присваиваются. Титульный лист описи дел имеет следующие реквизиты: - Название государственного архива - полное название государственного архива, куда впоследствии будут переданы документы, вошедшие в опись; - Название фонда - полное название организации в соответствии с государственной регистрацией за период описания документов данной описи; - Номер фонда - по списку фондов. В случае, когда документы уже передавались на государственное хранение и номер фонду уже присвоен, ставится дробный номер. В организации хранящей один фонд, номер фонда присваивает государственный или муниципальный архив, после первой передачи дел на постоянное хранение. Например: 2/167 (где 2 – номер фонда по списку фондов, а 167 – номер, присвоенный в государственном или муниципальном архиве). - Номер описи - присваивается по листу фонда в валовом порядке. Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный или муниципальный архив, то номер описи согласовывается с этим архивом. - Название описи - пишется полное название описи с указанием срока хранения документов в описи и категории документов, вошедших в нее. Например: Управленческой документации постоянного хранения; Документов по личному составу временного (75 лет) хранения и др. - Крайние даты - указываются даты первого и последнего документов, вошедших в опись, даты приложений к документам в крайние даты не включаются. Опись дел постоянного хранения и по личному составу (75 лет) хранения заполняется следующим образом: Распределение дел внутри описи проводится с учетом следующих признаков:
В зависимости от того, какой признак наиболее приемлем, в организации в описи указываются названия разделов, например: 1998 год (при хронологическом расположении дел в описи); отдел кадров (при структурном расположении дел в описи). В любом случае внутри разделов дела должны располагаться по номинальному признаку, т.е. по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов. - графа 1 - «Номер по порядку» - подразумевает поединичный учет путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера; - графа 2 - «Индекс дела» - указывается номер записи по номенклатуре дел; - графа 3 - «Заголовок дела» - записывается в соответствии со сводной номенклатурой дел, в необходимых случаях они уточняются. Точка после заголовка не ставится; - в 4 графе – « Крайние даты» - указываются даты первого и последнего документа, вошедшего в дело, если они не указаны в заголовке дела. Крайние даты указывают цифровым способом, либо словесно-цифровым, при этом сокращения названий месяца не допускаются; - в 5 графе - «Количество листов в деле» - проставляется число листов в деле в соответствии с заверительным листом; - в 6 графе - «Примечание» - против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп «Выбыло». Описи временного (свыше 10 лет) хранения и описи структурных подразделений имеют дополнительную графу 5 и 6 соответственно «Срок хранения», где указывается хранения документов по утвержденной номенклатуре дел организации. Описи дел структурных подразделений служат учетными документами до момента составления соответствующего годового раздела сводной описи дел постоянного срока хранения организации, утверждения их ЭПМК, после чего описи подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Описи дел структурных подразделений по личному составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел организации по личному составу с ЭПМК. Сдаточным описям структурных подразделений учетные номера присваиваются по реестру описей. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса «сп» (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течении которого образовались дела, включенные в опись. Например: 05 сп/02 (где 05 – номер структурного подразделения по номенклатуре дел; 02 – последние цифры календарного года 2002г.). Суммарный учет дел в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках – прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропущенные номера, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения. Например: В данный раздел описи включено 23 дела (двадцать три) с №1 по №19,в том числе под литерными номерами №№ 3а,4а,5а,5б,12а; номер15 – пропущен. Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи. Законченные описи дел комплектующихся и некомплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом. Если опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляются как итоговая запись к соответствующему тому (части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | В данном учебном пособии рассмотрены правила оформления, заполнения и хранения трудовых книжек. Пособие предназначено для учащихся... |  | Учебно-методическое пособие составлено в соответствии с требованиями Федерального Государственного образовательного стандарта по... |
| Написать заявление в Комсомольский-на-Амуре филиал кгуп «Хабкрайинвентаризация» об изготовлении документов на жилое помещение, а... | | Учебно-методическое пособие предназначено для подготовки тьюторов, стажеров, руководителей и педагогических работников школ |
| Учебно-методическое пособие предназначено для студентов 2-3 курсов педиатрического факультета кгму | | ... |
| Учебно-методическое пособие предназначено для преподавателей и студентов ифжимк юфу | | Учебно-методическое пособие по курсу «Организационное поведение» /Д. М. Сафина. – Казань: Казанский (Приволжский) федеральный университет;... |
| Предгорненское районное местное отделение Общероссийского общественного благотворительного фонда | | Жданова М. В. Практикум по дисциплине бд. 03 Английский язык для профессии 46. 01. 03 «Делопроизводитель»,171 ч [Текст] / М. В. Жданова,... |