Учебно-методическое пособие по профессии 034700. 03 Делопроизводитель Комсомольск-на-Амуре
Скачать 0.58 Mb.
|
Министерство образования и науки Хабаровского края Краевое государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Комсомольский-на-Амуре Судомеханический техникум учет документов в архивах учебно-методическое пособие по профессии 034700.03 Делопроизводитель Комсомольск-на-Амуре 2014 Учебно-методическое пособие для самостоятельного изучения темы «Учет документов в архивах» профессионального модуля ПМ.02 Документирование и организационная обработка документов программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих по профессии 034700.03 Делопроизводитель. Сухинина Е.В., преподаватель. Методическая разработка создана в помощь обучающимся, мастерам производственного обучения и преподавателям спецдисциплин для самостоятельного изучения темы «Учет документов в архивах». Пособие содержит общие положения и основные требования к учету документов в архивах, перечень учетных документов архива и порядок их ведения, формы и примеры заполнения документов. Методическая разработка рассмотрена и одобрена на заседании методической комиссии, протокол № 2 от __________2014г. @ КГБОУ СПО СМТ г.Комсомольск-на-Амуре, 681000, г. Комсомольск-на-Амуре, ул. Аллея Труда, 10, 2014г. СОДЕРЖАНИЕ Введение 4 1. Общие положения и основные требования к учету документов 4 1.1 Общие положения 4 1.2 Основные требования к учету 5 2. Система учетных документов архива и порядок их ведения 6 2.1 Система учетных документов архива 6 2.1.1 Основными учетными документами в архиве организации являются 6 2.1.2 Вспомогательными учетными документами являются 7 2.1.3 Состав учетных документов 8 2.2 Порядок ведения основных учетных документов 8 2.2.1 Основание записи в основных учетных документах при поступлении документов в архив организации 8 2.2.2 Основание записи в основных учетных документах при выбытии документов из архива организации 9 3 Учетные документы архива 10 3.1 Книга учета поступления и выбытия документов 10 3.2 Список фондов 15 3.3 Лист фонда 18 3.4 Описи дел 24 3.5 Реестр описей 30 3.6 Дело фонда 33 Список использованной литературы 34 Введение Электронный учебник определяет состав и порядок ведения основных учетных документов на бумажных носителях, в архивах организаций. Приведены формы документов.
1.1 Общие положения 1.1.1 Учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах. 1.1.2 Правильное ведение учетных документов обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов. Учет – это одно из средств обеспечения сохранности документов и контроля за их наличием. 1.1.3 Учет в архиве организации складывается из трех этапов:
1.1.4 Научной основой учета документов в соответствии с Регламентом являются принципы централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности учетных данных, которые реализуются за счет:
1.1.5 Основными единицами учета являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (дело). Архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. Объединенный архивный фонд – фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др. Архивная коллекция – это совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, авторскому, хронологическому и т.д.). Единица хранения (дело) – это физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельные значения. Учет производится путем присвоения архивным документам учетных номеров, являющихся частью архивного шифра, который состоит из: - № архивного фонда; - № архивной описи; - № единицы хранения (дела). Пример: Ф-23, оп.№1, д.16 ; где Ф- 23 - номер архивного фонда; оп. №1 - номер описи; д.16 - номер единицы хранения. 1.2 Основные требования к учету 1.2.1 Лица, ответственные за ведение архива обязаны осуществлять государственный учет документов архива в соответствии со ст.17, 19 гл.4 Федерального Закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004г. №125-ФЗ, Разделом 1 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Регламент), зарегистрированного Министерством юстиции России 08.07.1997г. и разделом 6 Основных правил с целью обеспечения их сохранности. 1.2.2 Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов. 1.2.3 Учетные документы составляются на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет) хранения. Документы временного хранения (до 10 лет) - учитываются по номенклатуре дел. 1.2.4 Учетные документы оформляются строго в соответствии с Основными правилами. Ошибки не допускаются. При обнаружении ошибок составляется Акт о технических ошибках в учетных документах, на основании которого вносятся изменения в учетные документы. 1.2.5 Учет предполагает документирование любого изменения в составе и объеме фондов. Изменения в учетные документы должны вноситься в течении 3-х дней с момента поступления или выбытия документов. 1.2.6 Учетные документы хранятся в хранилище или специально отведенном помещении, в опечатанном сейфе или металлическом шкафу. Учетные документы пользователям архивных документов не выдаются. 2. Система учетных документов архива и порядок их ведения 2.1 Система учетных документов архива Система учетных документов архива – комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов. Существуют основные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определены Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.
Книга учета поступления и выбытия документов – документ для учета в архиве организации каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива. Книга помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный период времени. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда. Список фондов – учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступивших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших). Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов. Главная цель списка фонда – закрепить за каждым фондом свой учетный номер. Номер фонду присваивается один раз при первом поступлении документов в архив, его нельзя изменять. При выбытии фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, т.к. прежний номер мог войти в научный оборот. Лист фонда – учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, указание места хранения и сведения о количестве дел, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике. Он предназначен для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении в архив организации, в нем перечисляются все переименования организации – фондообразователя за период существования фонда и учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если документы, какой- либо описи выбывают из архива, то ее номер другой описи не присваивается. Опись дел – справочник, предназначенный для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет) хранения. Реестр описей – учетный документ для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава. В архивах организаций при наличии двух и более описей ведется реестр описей, куда описи вносятся в хронологической последовательности по мере поступления. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, название и номер описи, количество и крайние даты описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров. Каждая опись вносится в реестр описей только один раз при первом поступлении документов по этой описи в архив. Дело фонда – комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию. Из дела фонда можно узнать: дату создания учреждения, подчиненность, функции, реорганизации, условия хранения документов, виды научно-технической обработки документов, периодичность передачи документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Лист-заверитель дела – учетный документ для учета количества листов в деле. 2.1.2 Вспомогательными учетными документами являются: внутренняя опись дела, книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, книга выдачи дел из хранилища и др. Состав и формы вспомогательных документов определяются архивом самостоятельно. 2.1.3 Состав учетных документов: 1. Центральные и объединенные архивы, хранящие два и более фонда, имеющие большую подведомственную сеть учет документов ведут по: Книге учета поступления и выбытия документов Списку фондов Листам фондов Описям дел (сводные и сдаточные от структурных подразделений) Реестру описей Делу фонда Книге учета выдачи дел во временное пользование 2. Архивы – организаций, хранящие один фонд, но большой по объему документов и имеющие выделенную штатную единицу, учет документов ведут по: Листу фонда Описям дел (сводные и сдаточные от структурных подразделений) Реестру описей Делу фонда Книге учета выдачи дел во временное пользование 3. Архивы – организаций, хранящие один фонд, с небольшим объемом документов, не имеющие выделенную штатную единицу, учет документов ведут по: Листу фонда Описям дел организации Делу фонда Книге учета выдачи дел во временное пользование 2.2 Порядок ведения основных учетных документов При ведении и заполнении учетных документов архива организации допускаются формы книг, выполненные типографским способом, при отсутствии типографских форм они набираются на компьютере или заполняются от руки, черной пастой. 2.2.1 Основанием записи в основных учетных документах при поступлении документов в архив организации являются:
2.2.2 Основанием записи в основных учетных документах при выбытии документов из архива организации являются:
и др. акты в соответствии с Основными правилами. 3 Учетные документы архива 3.1 Книга учета поступления и выбытия документов. Титульный лист Книги учета поступления и выбытия документов имеет следующие реквизиты: - «Наименование организации» - указывается полное название организации в соответствии с документом о государственной регистрации на момент заполнения; - «Том №» - проставляется с номера 1 и т.д. по порядку, по мере заполнения книг; - «Начат» - указывается дата первой записи в книге; - «Окончен» - указывается дата последней записи в книге. Порядок заполнения Книги учета поступления и выбытия документов: -графа 1 - «Номер по порядку» - проставляется порядковый номер записи, нумерация валовая в пределах одного года. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер, независимо от того, является поступление первым или повторным. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. -графа 2 – «Дата поступления или выбытия документов» - дата проставляется на момент осуществления передачи дел в архив. -графа 3 - «Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили или выбыли документы» - в этой графе следует указывать полное наименование сдатчика-фондодержателя (фондообразователя). Не всегда сдатчик-фондодержатель является фондообразователем, в этом случае указывают обоих. Например: Министерство экономики хранит у себя документы ликвидированного Комитета по ценным бумагам и фондовому рынку при Правительстве (тогда Министерство экономики - фондодержатель, а Комитет по ценным бумагам и фондовому рынку при Правительстве - фондообразователь). -графа 4 - «Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы» - в этой графе указывается полное название документа. Например: акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению от 13.07.1999г. №2; сдаточная опись №05 сп/03 документов за 1999-2001гг. -графа 5 - «Название, номер фонда, описи поступивших или выбывших документов» - в этой графе указывается название и номер фонда, описи на момент приема или выбытия документов. В архиве организации, хранящем два и более фондов, каждый фонд имеет самостоятельный номер. Номер фонда состоит из номера фонда по списку фондов и номера фонда, присвоенного ему в государственном или муниципальном архиве. Номера указываются через дробь. Например: 1/2485, где 1 –номер фонда по списку фондов, 2485 – номер, присвоенный в государственном или муниципальном архиве. В этой графе указывается также номер описи дел, по которой поступили или выбыли документы. Название, номер фонда и номер описи указываются в соответствии с титульным листом описи дел. Архив организации со сложной структурой может учитывать в книге учета поступления и выбытия документов самостоятельно поступление или выбытие документов каждого структурного подразделения, в этом случае в графе 5 проставляется номер и название структурного подразделения (по номенклатуре дел) и (или) номер описи дел структурного подразделения. -графа 6 - «Крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись» - в этой графе проставляются крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка «не описаны», а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах. -в графах 7-9 фиксируется количество описанных документов, отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет) хранения. -в графах 10-12 фиксируется выбытие описанных документов, отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Неописанные документы и дела (не включенные в опись, утвержденную/ согласованную ЭПМК) учитываются в 13 и 14 графах. Учет неописанных документов ведется из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел). Если количество дел не изменилось, то делается соответствующая запись. Например: «В 2006 году изменений в составе и объеме фонда не было». Количество поступивших документов за год составляет сумма граф 7,8,9,13, в том числе отдельно по категориям (постоянного, временного, по личному составу, неописанных документов). Количество выбывших документов за год составляет сумма граф 10, 11, 12, 14, в том числе по категориям, указанным выше. В конце итоговой записи указывается наименование должности лица, составившего итоговую годовую запись, проставляется его подпись и расшифровка подписи, а также подпись и расшифровка подписи заведующего архивом, указывается дата записи. Формат А3 (297 x 420 мм) __________________________________________________________________ (Наименование организации) __________________________________________________________________ (Название архива организации) |
Похожие:
 | В данном учебном пособии рассмотрены правила оформления, заполнения и хранения трудовых книжек. Пособие предназначено для учащихся... |  | Учебно-методическое пособие составлено в соответствии с требованиями Федерального Государственного образовательного стандарта по... |
| Написать заявление в Комсомольский-на-Амуре филиал кгуп «Хабкрайинвентаризация» об изготовлении документов на жилое помещение, а... | | Учебно-методическое пособие предназначено для подготовки тьюторов, стажеров, руководителей и педагогических работников школ |
| Учебно-методическое пособие предназначено для студентов 2-3 курсов педиатрического факультета кгму | | ... |
| Учебно-методическое пособие предназначено для преподавателей и студентов ифжимк юфу | | Учебно-методическое пособие по курсу «Организационное поведение» /Д. М. Сафина. – Казань: Казанский (Приволжский) федеральный университет;... |
| Предгорненское районное местное отделение Общероссийского общественного благотворительного фонда | | Жданова М. В. Практикум по дисциплине бд. 03 Английский язык для профессии 46. 01. 03 «Делопроизводитель»,171 ч [Текст] / М. В. Жданова,... |