Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Горно-Алтайский государственный университет» разработана в целях установления единых требований к подготовке,
Скачать 1.48 Mb.
|
Список документов, подлежащих согласованию с юридическим отделом
Список документов, подлежащих согласованию с главным бухгалтером
Список документов, подлежащих согласованию с планово-финансовым управлением
Список документов, подлежащих согласованию с управлением кадров
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю. Подпись должностного лица В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например: Заместитель Министра образования и науки Подпись И.О. Фамилия Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: И.о. ректора Подпись И.О. Фамилия или: Исполняющий обязанности ректора Подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. В статье 160 Гражданского кодекса Российской Федерации «Письменная форма сделки» установлено: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Факсимиле в университете может изготавливаться для ректора и проректоров (кто имеет право подписи), хранится в отделе делопроизводства. Факсимиле проставляется на приглашениях, грамотах, благодарственных письмах, иных документах, не носящих финансового характера и не являющихся распорядительными документами при отсутствии лица, для которого изготовлено факсимиле, а также по его распоряжению или с его разрешения. В вузе имеется приказ ректора и перечень документов, заверяемых факсимиле ректора и проректора по учебной работе университета. Подлинная подпись не может быть заменена факсимиле при заверке дипломов и иных документов об образовании, приказов, распоряжений, договоров. Гриф утверждения Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например: УТВЕРЖДАЮ Ректор Горно-Алтайского государственного университета Подпись И.О. Фамилия Дата При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО Приказом Горно-Алтайского государственного университета от 15.04.2009 N 65 Оттиск печати Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом. Отметка о заверении копии Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например: Подлинник документа находится в деле (наименование вуза ) Верно Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия Дата Печать Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например: П.О. Николаев (499) 234-56-88 Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения. В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Указания по исполнению документа Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции. Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например: Морозову Н.В., Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора к 05.12.2010 Подпись Дата Отметка о контроле документа Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа. Отметка об исполнении документа Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа. Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа Отметка о поступлении документа в университет содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа. Отметка о конфиденциальности Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". -------------------------------- Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изм. от 23.09.2005). Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа. Приложение N 9 к п. 3.3.2 ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ (РАСПОРЯЖЕНИЙ) Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя вуза, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Управление кадров на основании соответствующих представлений. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности вуза и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет отдел делопроизводства. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем отдела делопроизводства и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках приказа установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. Приказы по основной деятельности регистрируются в отделе делопроизводства по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по личному составу регистрируются в Управлении кадров, учебно-методическом управлении, аспирантуре по установленной индексации в пределах учебного и календарного года. Копии приказов направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: наименование вуза; вид документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например: О создании при психолого-педагогическом факультете отделения по социальной работе Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку. Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования). Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель вуза, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается. Образец оформления приказа прилагается. МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Горно-Алтайский государственный университет» (Горно-Алтайский государственный университет, ГАГУ) ПРИКАЗ _____________________ N ___________ Горно-Алтайск Об Инструкции по делопроизводству в Горно-Алтайском государственном университете В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в Горно-Алтайском государственном университете п р и к а з ы в а ю: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Горно-Алтайском государственном университете. 2. Приказ Горно-Алтайского государственного университета №52 от 18.02.2008 года "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Горно-Алтайском государственном университете" признать утратившим силу. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела делопроизводства А.П.Найденову Ректор В.Г.Бабин Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм). При оформлении совместного приказа: наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне; наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом; дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне. Приложение № 10 к п.3.3.3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ Положение о структурном подразделении (далее Положение) – это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре вуза; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными подразделениями. Положение входит в состав организационно-распорядительной документации, оригинал хранится в отделе делопроизводства, копия хранится в соответствующем структурном подразделении, разработавшем Положение. Положения хранятся в вузе постоянно. Положение утверждается на Ученом совете университета п.1.12 Устава Горно-Алтайского государственного университета. Обязательными реквизитами Положения являются регистрационный номер и гриф утверждения. Положение о структурном подразделении имеет свой номер, который состоит из № 1 и индекса структурного подразделения по номенклатуре дел. Например, для сотрудников деканата БХФ № 1-06-01, для отдела качества образования № 1-02-04.
Разработчиком Положения является руководитель соответствующего структурного подразделения с привлечением юридического отдела. Проект Положения подлежит обязательному согласованию с: - проректором вуза, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками; - начальником юридического отдела. Согласование подтверждается подписями указанных лиц в конце Положения. Датой создания документа считается дата утверждения Положения. Положение о структурном подразделении включает следующие разделы. 1. Общие положения 2. Цели и задачи 3. Функции 4. Обязанности 5. Права и полномочия 6. Ответственность 7. Взаимодействие (служебные связи). |
Похожие:
 | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |
| Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |
| Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» |
| Работа выполнена в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Тюменский... | | Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... |