Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Горно-Алтайский государственный университет» разработана в целях установления единых требований к подготовке,
Скачать 1.48 Mb.
|
3.8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов 3.8.1. Учет печатей и штампов Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 января 1996 г. N 2, ст. 123) применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в университете могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", ("Для документов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений. Инструкцией по делопроизводству определены виды и количество печатей, применяемых в университете, порядок учета, хранения и уничтожения печатей. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство университета по согласованию с руководителем отдела делопроизводства. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей. В случае служебной необходимости по решению руководителя вуза допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом университета или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия. В инструкции по делопроизводству устанавливается: - подразделение вуза, на которое возложен учет печатей и штампов; -форма журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала; -порядок выдачи печатей и штампов работникам университета; порядок хранения печатей и штампов; -ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов; -порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях университета; -порядок уничтожения печатей и штампов. В инструкции по делопроизводству устанавливается, что: -учет имеющихся в вузе печатей и штампов ведет отдел делопроизводства вуза в журнале (приложение N 26) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются); -выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов; -печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах; -передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений не допускается; -ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя вуза, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений; - печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета; -порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей (приложение № 26) 3.8.2. Изготовление бланков документов Организация работы по изготовлению бланков документов университета возлагается на редакционно-издательский отдел, который: -получает от структурных подразделений заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты); -------------------------------- 1. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие служебную тайну, и обращениями граждан осуществляется в соответствии со специальными инструкциями (правилами, положениями), утверждаемыми руководителем вуза. 2. Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Согласование положений о центральных экспертных комиссиях, центральных архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций, а также инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти" (утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23 ноября 2007 г. N 1322, зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21.02.2008, регистрационный N 11202). 3. Определение понятия действует до вступления в силу Федерального закона "О внесении изменений в Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". 4. Определение понятия действует до вступления в силу Федерального закона "Об электронной подписи". 5. Здесь и далее в бланках федеральных служб и федеральных агентств, подведомственных федеральным министерствам над наименованием федерального органа исполнительной власти указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства (см. приложения N 1 - 7). 6. Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. N 781-II ГД "Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации". 7. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г., 29 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895). 8. Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации". Зарегистрировано в Минюсте России 14 мая 2007 г., N 9449 (п. 12). 9. Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации". Зарегистрировано в Минюсте России 14 мая 2007 г., N 9449. 10. Там же, п. 15. 11. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (с изм. от 8 ноября 2007 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127). 12. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др. 13. В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614), электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. 14. ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. Согласована Протокол ЭПМК Комитета по Делам архивов РЕспублики Алтай От 10.10.2011 № 10 Соответствует оригиналу Приложение № 1 к п. 3.1
Образец бланка приказа университета (продольный вариант) Приложение № 2 к п. 3.1
Образец бланка протокола университета (продольный вариант) Приложение N 3 к п. 3.1
Образец бланка письма университета (угловой вариант) Приложение N 4 к п. 3.1
Образец бланка письма должностного лица (ректора, угловой вариант) Приложение № 5 к п. 3.1
Образец бланка письма должностного лица (проректора по научно-исследовательской работе и международным связям угловой вариант) Приложение № 6 к п.3.1
Образец бланка письма должностного лица (проректора по учебной работе, угловой вариант) Приложение № 7 к п. 3.1
Образец общего бланка университета (угловой вариант) Приложение N 8 к п. 3.2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Государственный герб Российской Федерации Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. Федеральных конституционных законов от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ и от 30 июня 2003 г. N 1-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.12.2000, N 52, часть I, ст. 5021). Организации, подведомственные Министерству образования и науки Российской Федерации, на бланках документов изображение Государственного герба Российской Федерации не помещают. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит № 03 ГОСТ Р 6.30-2003) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). При отсутствии официально зарегистрированной эмблемы, товарного знака организации реквизит № 03 ГОСТ Р 6.30-2003 не заполняется. Наименование вуза Наименование университета - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Уставом, положением о вузе. Сокращенное наименование вуза помещают в скобках под полным наименованием. Над наименованием университета, указывается сокращенное наименование федерального министерства. Наименование должности лица, подписавшего документ Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма ректора, бланк письма проректора по научной работе, учебной работе). Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) университета. Справочные данные о вузе Справочные данные о вузе указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес вуза, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению вуза. Вид документа Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах. Место составления (издания) документа Место составления или издания документа (Горно-Алтайск) указывается в бланках документов вуза, за исключением бланков писем. Дата документа Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой отдела делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2011 г. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в вузе. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа. Ссылка на исходящий номер и дату документа Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Адресат Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например: Министерство образования и науки Российской Федерации или: Правительство Российской Федерации Департамент делопроизводства и архива При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например: Руководителю Федеральной службы по труду и занятости И.О. Фамилия В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556). Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии. Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю. Наименование документа Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Например: Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. Текст документа В вузе документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов излагаются от: 1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...; 3-го лица единственного числа: ...Горно-Алтайский государственный университет считает возможным...; 1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили... . В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: "Виза включает в себя наименование должности руководителя университета или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату"; "Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют". В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например: "В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их..."; "В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2...". Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. Отметка о наличии приложении Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения: Приложение: на 3 л. в 1 экз. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров: Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом: Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер: Приложение N 1 к приказу Горно-Алтайского государственного университета от 15.03.2011 N 35 Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например: Приложение N 1 УТВЕРЖДЕНО Приказом Горно-Алтайского государственного университета от 12.11.2010 N 125 Гриф согласования Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Например: СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра юстиции Российской Федерации Подпись И.О. Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Письмо Минкультуры России от 26.09.2009 N 01-18/115 Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается". Согласование документа осуществляется с: вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством; федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.); подведомственными организациями; при необходимости, с общественными организациями; Виза Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами вуза оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например: Начальник юридического отдела Подпись И.О. Фамилия Дата На документах, подлинники которых помещаются в дела вуза, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.). В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело вуза, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.) Начальник юридического отдела Подпись И.О. Фамилия Дата Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем отдела делопроизводства (при необходимости). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |
| Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |
| Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» |
| Работа выполнена в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Тюменский... | | Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... |