Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Горно-Алтайский государственный университет» разработана в целях установления единых требований к подготовке,
Скачать 1.48 Mb.
|
| Раздел Инструкции по делопроизводству устанавливает порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения. В Инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что: -результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 25); -дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.); -акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего вуза (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе); -отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК вуза); согласованные ЭК вуза акты утверждаются ректором университета только после утверждения ЭПМК Комитета по делам архивов Республики Алтай описей дел постоянного хранения; -после утверждения ректором вуза актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел вуза проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. 3.5.5. Передача дел на архивное хранение Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок передачи дел в архив университета, предусматривающий следующие условия: -в архив университета передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу; -передача документов в архив университета производится по утвержденным описям дел; -дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив университета не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение; -дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив университета, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке); -передача дел в архив вуза осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и отделом делопроизводства; -прием дел производится работником архива университета в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива университета и лица, передавшего дела); -дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений, ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы. Инструкция по делопроизводству отмечает, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения университета, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив университета, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 3.6. Особенности работы с электронными документами Инструкция по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются отделом делопроизводства университета. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота университета. Документы, создаваемые в университете и поступающие в университет на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника отдела делопроизводства, выполняющего данную процедуру. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота университета, в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота университета должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота университета реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме. Инструкция по делопроизводству предусматривает, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Для подтверждения подлинности электронных документов в университете используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. При получении электронных документов от других органов власти или организаций отдел делопроизводства университета осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота университета могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в университете, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота университета в соответствии с Правилами делопроизводства в вузе используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
Инструкция по делопроизводству предусматривает включение в систему электронного документооборота университета дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота университета. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел университета. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например: Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в университете программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем вуза, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению. Поступившие из структурных подразделений в архив университета электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. 3.7. Работа исполнителя с документами Инструкция по делопроизводству устанавливает правила работы исполнителей с документами. Инструкцией по делопроизводству должно быть установлено, что: -организация работы с документами в структурных подразделениях университета осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя вуза, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц; -подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно; -документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства вуза, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения. -Специалисты структурных подразделений вуза в процессе исполнения документа осуществляют: -сбор и обработку необходимой информации; -подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в вузе; -согласование проекта с заинтересованными должностными лицами; -представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству; -определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ. Инструкцией по делопроизводству предусмотрен порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе: -функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа; -право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения; -порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю. Инструкцией по делопроизводству предусмотрен порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) другому исполнителю, а также порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику. Инструкция по делопроизводству предусматривает возможность исполнителю предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. |
Похожие:
 | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |
| Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |
| Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» |
| Работа выполнена в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Тюменский... | | Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... |