5.7. Учет количества документов
5.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета обобщаются службой ДОУ и представляются главе администрации.
5.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов на основе принятой в органе местного самоуправления системы учета документов.
Учет количества документов может проводиться по органу местного самоуправления в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и внутренние документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются главе администрации в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно - их тираж (приложение N 8).
5.8. Работа исполнителей с документами
5.8.1. Руководители структурных подразделений органа местного самоуправления обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
5.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
5.8.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главой администрации или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
5.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает на документе отметки о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
5.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).
Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
5.9. Работа с обращениями и запросами депутатов
5.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется органом местного самоуправления в соответствии с законодательством Чувашской Республики о статусе депутата.
5.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке депутата и имеющее все необходимые реквизиты.
При обращении депутата в орган местного самоуправления должностные лица должны предоставить депутату всю необходимую информацию по его запросу.
5.9.3. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляются службой ДОУ органа местного самоуправления в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.
5.9.4. В структурных подразделениях органа местного самоуправления по обращениям и запросам в соответствии с указаниями главы администрации оперативно готовятся проекты ответов, при необходимости - проекты поручений соответствующим организациям.
5.9.5. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.9.6. В органе местного самоуправления ежемесячно анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом главу администрации.
|
