5.5. Порядок прохождения внутренних документов
5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых, а на этапе исполнения - поступающих документов.
5.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия их содержания действующему законодательству, а затем - в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись главе администрации или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей.
5.5.3. Копии подписанных главой администрации распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
5.5.4. Обмен документами между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольных формах (РКФ).
5.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
5.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри органа местного самоуправления, так и между организациями, имеющими соответствующие технические и программные средства.
5.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
5.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
5.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и регистрируются автоматизированно. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
5.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой, подписанной руководителем подразделения и хранится в течение года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы (приложение N 6). Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение N 7) без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
|
