5.2. Организация доставки документов
5.2.1. Доставка документов в орган местного самоуправления осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.
С помощью почтовой связи в орган местного самоуправления доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
5.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
5.3.1. Документы, поступающие в орган местного самоуправления на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
5.3.2. Документы, адресованные главе администрации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, затем направляются главе администрации или в соответствующее подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой администрации и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные главой администрации документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение главе администрации и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.
5.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
5.4. Обработка и передача отправляемых документов
5.4.1. Документы, отправляемые органом местного самоуправления, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа местного самоуправления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. N 725 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2004 г. N 51) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 41, ст.4076).
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
5.4.2. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству органа местного самоуправления с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических средств.
5.4.3. Телеграммы, составляемые в органе местного самоуправления, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. N 1108 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 19 января 2002 г. N 12) (Собрание законодательства Российской Федерации 1997, N 37, ст.4299).
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату вышеупомянутого постановления Правительства РФ N 12 следует читать "14 января 2002 г."
5.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
|
