4.4. Служебное письмо
4.4.1. Служебные письма органа местного самоуправления по содержанию подразделяются на:
ответы о выполнении поручений Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики;
исполнения поручений Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики по обращениям граждан, по вопросам, относящимся к компетенции органа местного самоуправления;
сопроводительные письма к проектам постановлений, распоряжений органа местного самоуправления;
ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
инициативные письма.
4.4.2. Срок подготовки ответа устанавливается резолюцией главы администрации.
Срок подготовки инициативного письма определяет руководитель структурного подразделения.
4.4.3. Служебное письмо печатается на стандартном бланке (приложение N 5).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма касается одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа:
"Администрация района (города) считает...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п.
4.4.5. Датой письма является дата его подписания.
4.4.6. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах-ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.
4.4.7. Право подписи служебных писем устанавливается во внутренних организационных документах (регламенте, распределении обязанностей, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях) аппарата органа местного самоуправления.
V. Организация документооборота и исполнения документов
5.1. Организация документооборота
5.2. Организация доставки документов
5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
5.4. Обработка и передача отправляемых документов
5.5. Порядок прохождения внутренних документов
5.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной
почты и факсимильной связи
5.7. Учет количества документов
5.8. Работа исполнителей с документами
5.9. Работа с обращениями и запросами депутатов
5.10. Работа с обращениями граждан
5.1. Организация документооборота
5.1.1. Движение документов в органе местного самоуправления с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.
5.1.2. Порядок прохождения документов и работа с ними в органе местного самоуправления регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам.
5.1.3. При применении в органе местного самоуправления электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в орган местного самоуправления.
|
