6.2. Организация поисковой системы по документам
6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органе местного самоуправления создаются поисковые системы по документам.
6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
6.2.3. При традиционной регистрации оформляются соответствующие РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
6.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки следующих классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности органа местного самоуправления;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел и других в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
6.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.
6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа местного самоуправления, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.
6.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет орган местного самоуправления как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.
6.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется органом местного самоуправления в пределах его полномочий либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством.
VII. Контроль исполнения документов
7.1. Организация контроля исполнения
7.1.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей структурных подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается главой администрации.
При постановке документа на контроль в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
7.1.3. Контроль исполнения обеспечивает глава администрации и по его поручению - специальная служба контроля, а в ее отсутствие - служба ДОУ, которая осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений органа местного самоуправления.
7.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Чувашской Республики, поручения Президента Чувашской Республики, постановления и распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики, поручения Кабинета Министров Чувашской Республики, постановления и распоряжения главы органа местного самоуправления и др.).
7.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, поступивших из органов исполнительной власти Чувашской Республики, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются главой администрации исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
по запросам Государственного Совета Чувашской Республики - в устной (на заседании Государственного Совета Чувашской Республики) или письменной форме не позднее чем через 20 дней со дня получения запроса или в иной срок, установленный Государственным Советом Чувашской Республики;
по запросам депутатов - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по обращениям граждан, поступившим в орган местного самоуправления и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
Дата исполнения указывается в резолюции главы администрации и фиксируется в РКФ.
7.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы администрации, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения Президента Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае глава администрации представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или орган местного самоуправления - автор документа.
7.1.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае временной нетрудоспособности, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с главой администрации и службой ДОУ все контролируемые документы.
7.1.8. При пересылке документа на исполнение в другую организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
7.1.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:
задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.
7.1.10. Снятие документа с контроля осуществляет глава администрации или, по его поручению, служба ДОУ.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, в которую входят:
краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ;
дата;
подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
7.1.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
7.1.12. Служба ДОУ на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в органе местного самоуправления и подведомственной сети, с которыми знакомит главу администрации (приложение N 12).
|
