II. Документация органа местного самоуправления
2.1. Деятельность органа местного самоуправления обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации, состав которой определяется его компетенцией, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом местного самоуправления, другими органами управления и организациями.
2.2. При подготовке документов рекомендуется соблюдать следующие правила:
применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше;
шрифт - Times ET и Times New Roman Cуr размером N 12, 13, 14, 15 для набора основного текста и на 1-2 пункта меньше - для дополнительного (приложения, таблицы, подписи под рисунками, примечания), Times DL - размером N 12, 13, 14 через 1,5 межстрочных интервала;
поля: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм;
межстрочное расстояние - 1,5 интервала;
реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
2.3. В документах, объемом две и более страницы, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа в интервале 10-15 мм от его верхней границы без букв и знаков препинаний.
При подготовке документов с помощью печатающих устройств средств электронной вычислительной техники основное требование к шрифтам и их размерам заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми.
III. Правила оформления документов
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы органа местного самоуправления, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения N 1-5).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органов местного самоуправления оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги.
3.1.2. В органах местного самоуправления применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования органа местного самоуправления;
бланки постановления, распоряжения главы администрации;
бланк письма;
бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.
Состав видов бланков, применяемых в органе местного самоуправления, утверждается главой администрации по представлению службы ДОУ.
3.1.3. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.
3.1.4. Бланки документов органа местного самоуправления подлежат учету.
3.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы администрации. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.2. Оформление реквизитов документов
При подготовке организационно-распорядительных документов работники органа местного самоуправления обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов.
3.2.1. Изображение Государственного герба Чувашской Республики
Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на бланках документов в соответствии с действующим законодательством Чувашской Республики.
3.2.2. Наименование органа местного самоуправления
Наименование органа местного самоуправления указывается в точном соответствии с его Уставом.
Наименование органа местного самоуправления печатают на двух государственных языках Чувашской Республики - чувашском и русском на одном уровне. Наименование на чувашском языке располагают слева.
3.2.3. Справочные данные об органе местного самоуправления
Справочные данные включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие).
3.2.4. Наименование вида документа
Наименование вида документа должно соответствовать компетенции органа местного самоуправления, содержанию документируемого управленческого действия.
3.2.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только название месяца и год.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно с другими организациями, должны иметь одну - наиболее позднюю дату подписания.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных правовых документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2003 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2003). Допускается оформление даты в обратной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.04.29.
3.2.6. Индекс документа
Индекс документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, указывающих место его исполнения (составления) и хранения. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются.
Так, индекс 05/12-156 или 156-05/12 входящего документа включает:
05 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится документ;
12 - номер соответствующего дела по номенклатуре;
156 - порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.
Индексами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-38.
3.2.7. Ссылка на регистрационный номер
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
3.2.8. Место разработки или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".
3.2.9. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:
Отдел культуры администрации
Ибресинского района
Чувашской Республики
При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:
Администрация
Ибресинского района
Чувашской Республики
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И.Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:
Генеральному директору
ООО "Азамат"
В.Д.Иванову
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Калинину И.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
3.2.10. Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
Канашского района
Чувашской Республики
Личная подпись Расшифровка подписи
16.10.2003
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться распорядительным актом органа местного самоуправления. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже.
Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением главы
администрации Красночетайского
района Чувашской Республики
от 16.10.2003 N 150
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.
3.2.11. Резолюция
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.2.12. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.п.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.
3.2.13. Отметка о контроле
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К" или словом "Контроль" и наносят от руки ручкой с красной пастой или специальным штампом на контролируемых документах. Отметка располагается на верхнем поле документа, в правом углу.
3.2.14. Составление текстов управленческих документов
Текст документа составляют на одном из государственных языков Чувашской Республики в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (постановление, распоряжение, приказ) текст излагают от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного лица ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности органа местного самоуправления, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").
В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("не возражает", "считает возможным").
3.2.15. Оформление приложений к документу
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Минфина Чувашии от 05.06.2003 N 02 - 6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера:
Приложение N 1
к постановлению главы
администрации Канашского района
Чувашской Республики
от 05.06.2003 N 158
Допускается "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами и центрировать вместе с другими строками относительно самой длинной строки наименования распорядительного документа.
3.2.16. Подпись документа
Документы, направляемые в органы государственной власти Чувашской Республики, подписываются главой администрации или, по его поручению, первым заместителем главы.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются главой администрации, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия.
Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносятся машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
3.2.17. Согласование документа
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его муниципальным правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам органа местного самоуправления, должны быть завизированы ими.
Виза состоит из должности, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты и проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа. На проекте нормативного правового акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается полистное визирование документа и его приложения.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.
В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись Инициалы, фамилия
28.06.2003
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Внешнее согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, и оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточий), наименование должности (включая наименование организации) лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы администрации
Шемуршинского района
Чувашской Республики
Личная подпись Инициалы, фамилия
30.04.2003
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо администрации Шемуршинского района
Чувашской Республики
от 30.04.2003 N 01-15/155
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается", которая располагается в левом нижнем углу.
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами органа местного самоуправления;
с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с органами государственной власти Чувашской Республики, интересы которых затрагиваются в документах;
при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.), с общественными организациями.
3.2.18. Печать
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. В некоторых документах предусматривается специальное место для проставления печати, обычно отмеченное буквами "МП", в которых печать ставится без захвата наименования должности и подписи. Недопустимо проставление печати на свободном поле документа.
3.2.19. Заверение копий документов
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Ведущий специалист отдела кадров Личная подпись Т.И.Иванова
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению органа местного самоуправления.
3.2.20. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона:
Н.С.Максимова
62-88-14
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке указываются инициалы и фамилия, номер телефона основного исполнителя.
3.2.21. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.2.22. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату (при необходимости - часы и минуты) поступления и помещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа поступившего документа.
3.2.23. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)
Колонтитул может включать в себя имя файла, код оператора и другие поисковые данные и проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом кегля N 8.
|
