Министерство культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики
Бюджетное учреждение
«Государственный архив современной истории Чувашской Республики»
Примерная инструкция по делопроизводству
в редакциях районных газет, издательских домах
Чебоксары 2013
Министерство культуры, по делам национальностей
и архивного дела Чувашской Республики
БУ «Госархив современной истории Чувашской Республики»
Примерная инструкция по делопроизводству
в редакциях районных газет, издательских домах
Примерная инструкция по делопроизводству в редакциях районных газет, издательских домах (далее — Примерная инструкция) разработана в помощь редакциям районных газет, издательским домам и муниципальным архивам с целью методического обеспечения работы по постановке и ведению делопроизводства в соответствии с действующими нормативными требованиями в области делопроизводства. Примерная инструкция включает разделы, описывающие все этапы работы с документами с момента создания (получения) документов до передачи их на хранение, в том числе и на постоянное хранение в муниципальные архивы.
Примерная инструкция снабжена приложениями.
Составитель:
Т.И. Горланова — начальник отдела документационного обеспечения и методической работы
ОГЛАВЛЕНИЕ
Название разделов
|
Страницы
|
1. Общие положения
|
4-10
|
2. Документация организации
|
10-12
|
3. Правила подготовки и оформления документов
|
12-37
|
4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов служебных документов
|
37-59
|
5. Составление и оформление личных документов
|
59-61
|
6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники. Тиражирование документов
|
61-64
|
7. Регистрация и учет документов, построение поисковых систем
|
64-67
|
8. Организация документооборота
|
67-73
|
9. Работа с обращениями граждан
|
73-74
|
10. Контроль за исполнением документов
|
74-77
|
11. Составление и ведение номенклатуры дел
|
77-83
|
12. Формирование дел
|
83-86
|
13. Оформление дел
|
86-90
|
14. Экспертиза ценности документов
|
90-94
|
15. Составление описей дел
|
94-96
|
16. Оперативное хранение документов и дел
|
96-97
|
17. Передача дел на архивное хранение
|
97-101
|
18. Учет и хранение бланков, печатей и пломбиров
|
101-102
|
19. Использование факсимильной связи
|
102-103
|
20. Порядок передачи документов при смене должностных лиц
|
103
|
22. Порядок передачи документов при реорганизации, ликвидации организации и ее структурных подразделений
|
103
|
22. Приложения № 1-37
|
104-143
|
Примерная инструкция по делопроизводству
в редакциях районных газет, издательских домах
I. Общие положения
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в редакциях районных газет, издательских домах Чувашской Республики (далее - примерная инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в редакциях районных газет, издательских домах (далее—организациях) независимо от их организационно-правовых форм.
1.2. Основная цель Примерной инструкции - совершенствование документационного обеспечения управления и повышение его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнения документов и упорядочения документооборота в организациях.
1.3. Архивные документы организаций независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения входят в состав Архивного фонда Чувашской Республики, относятся к государственной, муниципальной или частной собственности. Вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, уполномоченного органа исполнительной власти Чувашской Республики в области архивного дела, уставами организаций.
1.4. Примерная инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и регламентирует порядок подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, приема, учета, хранения и использования документов в организации.
Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную, коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию) устанавливается специальными инструкциями.
1.5. Положения Примерной инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с электронными документами, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84 УСД "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Общие положения" и законодательным и нормативным правовым актам в области технического регулирования.
1.6. Организация делопроизводства, методическое руководство и обучение персонала основам работы с документами в организации возлагаются на работника, ответственного за делопроизводство.
1.7. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации несут их руководители.
Руководитель структурного подразделения назначает работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует о состоянии их исполнения.
1.8. Работники организации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в документировании и делопроизводственном обслуживании деятельности организации, определяются в должностных инструкциях.
Об утрате дел и документов немедленно докладывается руководителю структурного подразделения и сообщается работнику, ответственному за делопроизводство.
При уходе в отпуск, выбытии в длительную командировку, перемещении работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения по акту передаются другому сотруднику.
1.9. Передача документов, их копий сторонним организациям допускается только с разрешения руководства организации.
1.10. Методическое руководство по вопросам документационных процессов в организациях – источниках комплектования муниципальных архивов осуществляется соответствующим муниципальным архивом.
1.11. При разработке Примерной инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями от 24 июля 1997 г., 11 декабря 2002 г.);
Закон Чувашской Республики от 14 июля 1997 г. № 12 «О государственных символах Чувашской Республики» (с изменениями от 23 мая 2001 г., 23 мая 2003 г., 25 ноября 2005 г., 6 февраля 2009 г.) (Собрание законодательства Чувашской Республики, 1997, №№ 2-3, ст. 105);
Закон Чувашской Республики от 25 ноября 2003 г. № 36 «О языках в Чувашской Республике» (с изменениями и дополнениями от 5 декабря 2011 г.);
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г., 8 мая, 27 июля 2010 г., 11 февраля 2013 г) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);
Закон Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике» (Собрание законодательства Чувашской Республики, 2006, № 3, ст. 73);
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59–ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями от 29 июня, 27 июля 2010 г., 7 мая 2013 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (с изменениями и дополнениями от 27 июля 2010 г., 6 апреля 2011 г., 5 апреля 2013 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (часть I), ст. 3448);
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (с изменениями и дополнениями от 25 ноября, 27 декабря 2009 г., 28 июня, 27 июля, 29 ноября, 23 декабря 2010 г., 4 июня, 25 июля 2011 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, №31 (часть 1), ст. 3451);
Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (вступает в силу с 1 января 2010 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776);
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изменениями и дополнениями от 1 июля 2011 г., 10 июля 2012 г., 5 апреля 2013 г.);
Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями от 23 сентября 2005 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127);
Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 19 июля 2005 г. № 182 «О порядке изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики» (Собрание законодательства Чувашской Республики, 2005, № 7, ст. 408);
Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. № 164 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики» (Собрание законодательства Чувашской Республики, 2010, № 5, ст. 417);
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (М., 2003).
1.12. В Примерной инструкции используются следующие основные понятия:
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот организации;
электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию;
юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Чувашской Республики как составной части Архивного фонда Российской Федерации;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности организации;
формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
|
