9.2. Подготовка и передача документов в архив
9.2.1. В архив администрации передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
9.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив администрации после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
9.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
9.2.4. Передача дел в архив администрации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.
9.2.5. При передаче дел структурными подразделениями в архив администрации сотрудник архива проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, их наличию. Все выявленные недостатки устраняются работниками структурных подразделений.
9.2.6. Прием дел производится сотрудником архива администрации в присутствии работника структурного подразделения. На обоих экземплярах описи против каждого дела проставляется отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи проставляются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива администрации и сотрудника структурного подразделения, передавшего дела.
Вместе с делами в архив администрации передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
9.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа местного самоуправления сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.
9.2.8. Подготовка и передача документов на постоянное хранение.
Документы Архивного фонда Чувашской Республики подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив по истечении предельных сроков их хранения в архиве администрации. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения документов делопроизводства.
В необходимых случаях сроки хранения документов могут быть продлены по согласованию с муниципальным архивом.
В случае отсутствия условий для обеспечения сохранности документов в архиве администрации документы могут быть переданы на постоянное хранение в муниципальный архив до истечения срока ведомственного хранения по согласованию с муниципальным архивом.
Документы постоянного хранения передаются на хранение по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема-передачи дел, составляемым муниципальным архивом в двух экземплярах.
Перед передачей документов представитель муниципального архива совместно со специалистом, ответственным за архив администрации, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел. При обнаружении физических и биологических повреждений составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами органа местного самоуправления. Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивной связке.
Транспортирование документов в муниципальный архив должно производиться с соблюдением требований, обеспечивающих физическую сохранность документов, защиту их от механических повреждений, действия света, высокой влажности.
Вместе с документами в муниципальный архив передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения, помимо контрольного экземпляра, находящегося в муниципальном архиве.
Передача дел проводится поединично по описи; особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них.
На всех четырех экземплярах описи дел постоянного хранения делаются отметки о приеме документов.
Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема передачи дел возвращается в орган местного самоуправления.
Если при приеме-передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, составляется акт, где указываются номера отсутствующих дел, их заголовки, количество листов в делах и обязательно - причины отсутствия дел.
Орган местного самоуправления, передающий документы на постоянное хранение, обязан принять меры к розыску отсутствующих дел. Если розыск не привел к положительному результату (т.е. дела не обнаружены), то муниципальный архив принимает дела только после того, как акт о недостаче документов будет согласован с ЭПМК Госкомархива Чувашии.
При первой передаче документов на постоянное хранение орган местного самоуправления должен представить историческую справку на фонд. При последующих передачах составляется дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, подчиненности, функции, структуре органа местного самоуправления.
|
